Bildekreditt: Ignatiev/iStock/GettyImages
Microsoft Word-gjennomgangsmodus – ofte referert til med den mest populære funksjonen, "Spor endringer" – lar brukere dele og samarbeide om dokumenter. Aktivering av funksjonen fører til at Word noterer alle redigeringer som er gjort i dokumentet fra det tidspunktet, og lar deg legge igjen kommentarer til andre brukere som ser på dokumentet. Men selv om det kan være fordelaktig å spore endringer i Word, kan det være flaut eller til og med katastrofalt å sende et Word-dokument til en klient, klasseinstruktør eller kollega, bare for å bli fortalt at alle markeringer og kommentarer er synlige når du åpner dokument. Du kan forhindre at dette skjer ved å slå av spor endringer i Word, men du må forstå at Word fortsatt kan spore endringer, selv når du ikke kan se dem.
Forskjellen mellom å skjule og fjerne
De fleste av brukerne som ender opp med å sende dokumenter som fortsatt viser markering ved et uhell, gjør det av en enkel grunn; Skjuling av sporede endringer fra visning fjerner ikke disse endringene fra dokumentet. Microsoft Word lar brukere skjule og avsløre dokumentnotater fra "Review"-fanen etter ønske for å øke hastigheten opp programmet og minimer distraksjonene som kan komme med hver redigering og ny setning logget. Dette oppnås via rullegardinmenyene i Review-fanen, til høyre for "Spor endringer"-knappen. Selv når programmet ikke viser endringer når de oppstår, hvis funksjonen er aktivert, sporer og logger Word dem fortsatt på dokumentet. Du kan lagre et dokument med endringer skjult fra visningen din, men de vises fortsatt for andre brukere med mindre du sletter dem på riktig måte.
Dagens video
Sletting av endringer fra Word-dokumenter
Mens det pleide å være komplisert å lagre et Word-dokument uten markering, gjør 2016 Microsoft Office-pakken prosessen enkel. Klikk på "Gjennomgang"-fanen i menyen over dokumentet for å starte prosessen, og velg "Spor endringer"-knappen i gjennomgangsmodusmenyen for å slå av sporing. Hvis du ikke kan se en logg over endringene i dokumentet, klikker du på den øverste rullegardinmenyen til høyre for knappen Spor endringer. Det skal stå "No Markup" hvis ingen endringer er synlige. Velg "All Markup" for å vise eventuelle endringer som er logget for dokumentet. Dette viser også kommentarene til dokumentet, hvis det finnes noen. Se på vinduet på høyre side av skjermen. Du må løse eller avvise hver av endringene eller kommentarene for å avvise dem. Hvis du vil gjøre det raskt, velger du rullegardinmenyene under "Godta" eller "Avvis"-knappene i Endringer-ruten, samt "Slett"-knappen i Kommentar-ruten. Hvis du klikker på alternativet for å godta, avvise eller slette alle endringer eller kommentarer, blir det mye raskere å løse endringer.
Viser dokumentet ditt fortsatt markering?
Når du har løst endringer og slettet eventuelle kommentarer, lagrer du dokumentet og åpner det igjen i Word. Hvis noen sporede endringer fortsatt eksisterer, viser Word oppmerkingsnotatene når dokumentet lastes – slik at du kan finne og løse eller slette dem etter behov. Du kan også bruke Words Document Inspector-funksjon for å gjennomgå dokumentet som helhet, for å slette evt informasjon du kanskje ikke vil dele, for eksempel personlig informasjon som er tastet inn i dokumentet eller skjult tekst. Dette kan nås ved å klikke på "Fil" fra menyen øverst i Word-vinduet og velge "Info", etterfulgt av "Se etter problemer" og til slutt "Inspiser dokument."
