Hvordan gjøre et søk på et Excel-regneark

Excel er et enormt nyttig verktøy når det gjelder å analysere og syntetisere store mengder informasjon, men å finne en enkelt setning eller figur i et omfangsrikt regneark kan føles som å søke etter en nål i en høystakk. Med så mange kolonner og rader med data, er det ikke enkelt eller praktisk å lokalisere en enkelt informasjon manuelt, noe som er hvorfor Microsoft inkluderte flere funksjoner du kan bruke til å utføre et søk i Excel og vise informasjonen du søke. Du kan imidlertid nærme deg problemet på noen få måter, så det hjelper å lære om dem alle før du bestemmer deg for den beste veien videre.

Den enkleste måten å søke i et regneark etter et spesifikt uttrykk eller nummer er å bruke Finne vinduet på samme måte som i Microsoft Word og mange andre Office-programmer. Dette alternativet krever ingen kode og returnerer akkurat det du leter etter – celleplasseringene til spesifikke tekststrenger eller tall. De andre alternativene for å finne spesifikk informasjon i et regneark er mer nyttige for å finne noe i en bestemt celle og krever litt mer arbeid for å få akkurat det du vil ha.

Under Hjem fanen, se helt til høyre på båndet for Finn og velg i Redigering gruppe. Klikk på rullegardinpilen og velg deretter Finne eller Erstatte fra de viste alternativene. De Finne alternativet er kun for å finne spesifikke tekstbiter og henter frem den enkleste versjonen av vinduet. Skriv inn teksten du leter etter i Finne hva og klikk deretter på en av dem Finn neste for å bla gjennom alle forekomster av ordet, tallet eller setningen eller Finn alle for å liste opp alle celleplasseringene som inneholder søkeordet.

Klikk Alternativer >> for å få opp flere valg for akkurat det du vil at vinduet skal returnere. Du kan endre Innenfor feltet for å søke i arket eller hele arbeidsboken. Søket kan organiseres etter rad eller kolonne ved å bruke Søk feltet, og du kan velge å se i formler, verdier eller kommentarer ved å bruke Se inn felt. Du har også muligheter for Matchetui, som bare returnerer celler med samsvarende tilfeller, eller for Match hele celleinnholdet når du bare vil ha resultater der søkeordet opptar hele cellen. Du kan bruke Format mulighet for å finne forekomster av spesifikk formatering.

De Finne alternativet finner begrepet du leter etter, men hva om du vil endre noe i hvert tilfelle det oppstår? For eksempel hvis du har oppført en kundes navn som Smith, men det er det faktisk Smyth, vil du endre hver forekomst av Smith til Smyth. Bruke Erstatte funksjon for dette, som du velger ved å bruke enten rullegardinmenyen under Finn og erstatt eller ved å bytte til Erstatte fra vinduet du tok opp i det siste trinnet ved hjelp av Finne alternativ.

Denne metoden fungerer på nøyaktig samme måte som Finne seksjon, bortsett fra at det er et ekstra felt kalt Erstatt med hvor du skriver inn teksten eller nummeret du vil ha i stedet. I eksemplet skriver du Smith i Finne hva felt og Smyth i Erstatt med felt. Alle de andre alternativene er de samme, så du kan velge å finne en bestemt term og formatere hver av cellene som inneholder den, for eksempel ved å bruke Format alternativet ved siden av Erstatt med felt.

Som i Finne seksjonen, kan du klikke Erstatte eller Bytt ut alle å enten erstatte hver instans etter tur eller erstatte dem alle på en gang.

Det er spesifikke Excel-funksjoner designet for å håndtere ulike aspekter ved søk i Excel, med Søk funksjon er en av de to viktigste. Denne funksjonen er laget for å hjelpe deg med å søke etter en streng med tegn i en bestemt celle. Å lære det grunnleggende om hvordan du bruker det kan være nyttig i mange situasjoner, spesielt når du har celler som inneholder mange tegn.

De Søk funksjon på Excel har tre argumenter i formatet SØK(finn_tekst; innenfor_tekst; [startnummer]) ved hjelp av Excels terminologi. De finn_tekst delen er der du skriver inn tekststrengen du leter etter, og innenfor_tekst seksjonen er der du skriver inn referansen for cellen som inneholder teksten du vil søke etter. Dette returnerer et tall som forteller deg tegnnummeret der søkeordet ditt starter eller #VERDI! hvis det ikke vises i cellen i det hele tatt. Du kan bruke det siste valgfrie argumentet [_startnummer_] for å angi et tegnnummer, som starter søket ved dette tegnnummeret og ignorerer alt før det.

For eksempel hvis du søkte etter postnummeret 98199 fra en rekke adresser for å finne personer i regnearket som bodde på det spesifikke stedet, ville du skrive =Søk("98199", [cellereferanse_]) med en referanse til en spesifikk celle i [_cellereferanse_]-punktet, så _=Søk("98199", A3), for eksempel. Derfra kan du dra formelen nedover kolonnen eller over raden for å sjekke andre celler, og husk at den vil returnere #VERDI! hvis begrepet ikke vises.

De Finne funksjonen i Excel fungerer mye som Søk funksjonen, men den er ikke like effektiv som å bruke Finn og erstatt alternativet hvis du vil søke i hele arket. Argumentene til Finne funksjonene er nøyaktig de samme som til Søk funksjon: finn_tekst, innenfor_tekst, [startnummer]. Så du bruker den på samme måte.

I forrige eksempel ville du skrive =Finn("98199",A3) for å se hvor postnummeret vises i celle A3, hvis det i det hele tatt gjør det. Utgangene er også de samme som for Søk funksjon. Du kan skrive inn denne formelen i én celle og deretter dra den for å kopiere formelen, men endre en hvilken som helst celle referanser tilsvarende, som lar deg søke i et regneark eller en kolonne eller rad i det etter en bestemt begrep.

Du lurer kanskje på hvorfor Søk og Finne er separate Excel-funksjoner hvis de har de samme argumentene og gir ut den samme grunnleggende informasjonen. Det er to viktige forskjeller mellom disse to funksjonene, og å lære disse vil hjelpe deg med å finne den beste du kan bruke i hver situasjon.

De Søk funksjonen skiller ikke mellom store og små bokstaver, men Finne er. Hvis du søker etter grønn, for eksempel Finne funksjon vil ikke returnere en verdi for celler som inneholder Grønn, men Søk funksjon vil. Den andre store forskjellen mellom de to er det Søk lar deg bruke jokertegn i søkestrengen din, noe som kan være nyttig i mange situasjoner, men Finne gjør det ikke.

Når du vil søke etter starten og slutten av et spesifikt begrep, men vil returnere alle resultater uavhengig av hva som står i midten av søkeordet, kan du bruke jokertegnene ? og ***** med søkefunksjonen eller dialogboksen Finn og erstatt.

De ? tegn plassert i midten av et søkeord (den finn_tekst argument) forteller Excel å inkludere den spesifikke termen med ethvert enkelttegn i feltet der spørsmålstegnet er. For eksempel hvis du søker s? t, du får satt eller sett som resultat, men ikke brukt, fordi det siste alternativet har flere tegn mellom s og t.

De ****-tegnet fungerer i hovedsak på samme måte som spørsmålstegnet, bortsett fra at det kan være et hvilket som helst antall tegn i plassen det opptar. Hvis du for eksempel søker på _st, _ resultater kan inkludere satt, sitte, spytte, få øye på, brukt og enhver annen kombinasjon med s og t i begynnelsen og slutten av det. Hvis du bruker et av jokertegnene i søket ditt, får du alle resultatene du leter etter uten å gå glipp av det alt som kan være relevant, men vær forsiktig med hvordan du bruker det fordi det også kan føre til uvedkommende resultater.

Så hva gjør du når du vil søke etter et spørsmålstegn? Hvordan vil du stoppe Excel fra å behandle det som et jokertegn? Dette kan oppnås ved å skrive en tilde ~ i feltet før tegnet du søker etter. For eksempel, hvis du ønsker å søke etter et spørsmålstegn i celle A2, skriver du =Søk("~?",A2) inn i en tom celle.

Når du leter etter en av mange termer i en bestemt celle, fungerer ikke metodene som er beskrevet så langt med mindre du oppretter et separat søk for hver enkelt term. Ved å bruke en formel er det imidlertid mulig å søke etter flere termer samtidig, selv om denne metoden tar litt tid å sette opp riktig. Denne metoden involverer Søk funksjon som fungerer i kombinasjon med IsNumber funksjon og SumProdukt.

Selv om dette ikke er nødvendig, oppretter du en navngitt rekkevidde for listen over ting du vil teste forenkler prosessen. Gjør dette ved å skrive inn hvert av søkeordene i nabocellene, utheve alle cellene og deretter gi dem et navn ved å skrive navnet i feltet øverst til venstre rett til venstre for formellinjen. Dette lar deg referere til hele listen ved fornavn. Du kan imidlertid også inkludere alle søkeordene uten å opprette et navngitt område ved å skille dem med komma inni { } parentes.

For å teste en celle, bruk formelen:

=SUMPRODUKT(--ER NUMMER(SØK([navngitt område],[celle])))>0

hvor [navngitt område] erstattes med navnet på området eller { } parentesene som inneholder hver separat term og [celle] erstattes av referansen for cellen du vil teste.

Formelen returnerer a EKTE verdi hvis den aktuelle cellen inneholder ett av begrepene eller FALSK hvis den ikke gjør det. Den kan dras ned for å sjekke andre celler fordi cellereferansen i formelen vil oppdateres automatisk.

Det er mange måter du kan søke i Excel, så hvilken bør du bruke? Svaret avhenger veldig av formålet ditt. Hvis du ser gjennom en stor liste over celler for en bestemt term – og i de fleste situasjoner generelt – Finn og erstatt box er den enkleste og mest effektive måten å få resultatet på. Men hvis du ønsker å finne et spesifikt begrep i en serie med lange celler, Søk funksjon er sannsynligvis det beste alternativet, fordi den ikke skiller mellom store og små bokstaver, og den lar deg bruke jokertegn.

Hvis du leter etter en av mange ting i bestemte celler, er formelen i forrige seksjon den mest effektive måten å fullføre oppgaven på.