Microsoft Word heeft een functie Afdruk samenvoegen die een Word-document koppelt aan informatie die is opgeslagen in een gegevensbestand, een gegevensbron genoemd. De gegevensbron kan een database zijn. Vóór het samenvoegen kunt u een database maken en beheren in Word. De database wordt opgeslagen als een Access-databasebestand in Word.
Tip
U zult de samenvoegbewerking niet daadwerkelijk uitvoeren, maar u moet het type samenvoegdocument dat u maakt selecteren voordat u de database aanmaakt.
Lay-out hoofddocument
Open een leeg Word-document.
Video van de dag
Op de Mailings tabblad, klik op Afdruk samenvoegen starten en selecteer Directory. EEN Directory documenttype vertelt Word om een lijst te maken en velden uit een gegevensbron, zoals een database, te gebruiken.
Databasevelden aanpassen
Klik Selecteer ontvangers en selecteer Typ nieuwe lijst om de te openen Nieuwe adreslijst dialoog venster. Gebruik het om de velden aan te passen die in de database zullen worden gebruikt. Klik Pas kolommen aan. De Adreslijst aanpassen dialoogvenster verschijnt.
- Om veldnamen te verwijderen, selecteert u de veldnaam, klikt u op Verwijderen en klik Ja om de veldnaam te verwijderen.
- Om veldnamen te bewerken, selecteert u de veldnaam, klikt u op Hernoemen, de Veldnaam wijzigen dialoogvenster verschijnt, wijzig de veldnaam en klik op Oke.
- Om extra veldnamen toe te voegen, klikt u op Toevoegen, de Voeg veld toe dialoogvenster verschijnt, typ een nieuwe veldnaam en klik op Oke.
- Om de volgorde van de veldnamen te wijzigen, markeert u een veldnaam en klikt u op Omhoog gaan of Naar beneden verplaatsen.
Klik Oke wanneer je klaar bent. De Nieuwe adreslijst dialoogvenster toont de aangepaste veldnamen in een tabel.
Databasegegevens invoeren
Typ gegevens in elk veld. Gebruik de Tab-toets om van het ene veld naar het andere te gaan. Klik Nieuwe invoer om naar het volgende record in de database te gaan. Klik na het typen van de laatste record niet op Nieuwe invoer om naar een nieuw record te gaan.
Controleer records en breng eventuele wijzigingen aan
- Om een record te bewerken, markeert u de gegevens en typt u de wijzigingen.
- Om een record te zoeken, klikt u op Vinden, de Invoer zoeken dialoogvenster verschijnt, voer zoekwoord(en) in en klik op Volgende zoeken.
- Om een record te verwijderen, klik op het vierkantje links van het eerste veld, klik op Invoer verwijderen en klik Ja om de opname te verwijderen.
Klik Oke wanneer klaar.
Database en hoofddocument opslaan
De Adreslijst opslaan dialoogvenster verschijnt. Kies waar u het databasebestand wilt opslaan, typ de bestandsnaam en klik op Opslaan.
Tip
Typ alleen de bestandsnaam en Word voegt de .mdb-extensie toe, waarbij het bestand wordt opgeslagen als een Microsoft Access-databasebestand.
Bewaar het hoofddocument, een lege map die naar de database linkt, voor het geval u later besluit om een samenvoegbewerking uit te voeren. Sluit het hoofddocument en Sluit woord af.
Database bekijken
Navigeer naar het Access-databasebestand en open het. Microsoft Access wordt geopend. Klik Office_Address_List onder de Tafels kop en de databasetabel die in Word is gemaakt, wordt weergegeven.
Keer terug naar database en bewerk gegevens
Open het hoofddocument in Woord. De Microsoft Word dialoogvenster verschijnt. Klik Ja zodat het hoofddocument informatie uit de database kan halen. Op de Mailings tabblad, klik op Lijst met ontvangers bewerken. De Mailmergeontvangers dialoogvenster verschijnt. Selecteer onder de kop Gegevensbron de naam van het databasebestand. Klik Bewerking en de Gegevensbron bewerken dialoogvenster verschijnt. Bewerk de gegevens. Als u klaar bent, klikt u op Oke en klik Ja om de databank bij te werken. In de Mailmergeontvangers dialoogvenster, kunt u de database-informatie verfijnen met Soort, Filter, Vind duplicaten, Vindenontvanger en Adressen valideren opties.
Klik Oke wanneer klaar. Sluit het hoofddocument. Klik Opslaan. Sluit woord af.
Tip
U kunt een directory-afdruk samenvoegen in Word uitvoeren met behulp van de gemaakte database en het hoofddocument.
