Hoe velden in een MS Access-rapport te berekenen

...

Microsoft Access-rapport in ontwerpweergave

Het maken van rapporten in Microsoft Access kan de gebruiker helpen bij het bepalen van de resultaten van gegevens die zijn gefilterd door query's en/of opgeslagen in tabellen. Naarmate een Access-gebruiker vaardiger wordt in het gebruik van Access-rapporten, merkt ze dat de gegevens niet alleen: worden weergegeven, maar berekend via een reeks functies die zijn ingebouwd in de Microsoft Access-bibliotheek. Het beheersen van deze functies en de functies van het rapport kan van elk middelmatig rapport een professioneel kunstwerk maken.

Stap 1

Open Microsoft-Access. Open het rapport waarin u het rekenveld wilt toevoegen. Aangezien de vraag over rapporten gaat, moet de gebruiker al een tabel en een query hebben gemaakt waaruit het rapport kan lezen.

Video van de dag

Stap 2

Ga naar 'Ontwerpweergave'. Voeg een tekstvak toe in het gedeelte 'Paginavoettekst' van het rapport.

Stap 3

Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak (niet op het label dat aan het tekstvak is gekoppeld) en kies de optie "Eigenschappen". Het "Eigenschappenblad" wordt geopend aan de rechterkant van het venster. Selecteer de optie "Besturingsbron" in het gedeelte "Alle" op het "Eigenschappenblad". Klik op de knop. Hierdoor wordt de Expression Builder geopend.

Stap 4

Dubbelklik op de map "Functies" in de rechterkolom. De boom "Functies" wordt geopend. Selecteer de map "Ingebouwde functies".

Stap 5

Selecteer de functie die u wilt uitvoeren in de lijst helemaal rechts. De middelste kolom verdeelt de verschillende functies in aparte categorieën.

Dubbelklik op de functie "Som".

In het expressievenster ziet u "Sum (<>)." Dit vertelt het rapport om alle waarden van een bepaalde gegevensbron toe te voegen.

Stap 6

Markeer "<>" en druk op de toets "Verwijderen". Dubbelklik op de map "Queries" om de querystructuur te openen, waarin al uw projectquery's worden weergegeven. Klik één keer op de querymap en er verschijnt een lijst met beschikbare query's in de middelste kolom. Dubbelklik op de query die u voor uw gegevensbron gebruikt. De zoekopdracht wordt 'Wekelijkse kosten' genoemd.

Stap 7

In het expressievenster staat nu "Sum (WeeklyCosts)".

Stap 8

Klik op de knop "OK" op de "Expression Builder" om het venster te sluiten. De formule Som (wekelijkse kosten) wordt weergegeven in de controlebron van het eigenschappenblad.

Stap 9

Voer het rapport uit om uw resultaten te bekijken.

Tip

Als u de functies kent die u wilt aanroepen, kunt u de gegevens gewoon in de Control Source typen en niet door de Expression Builder gaan. Totdat u beter bekend bent met Access, is het een goed idee om de Expression Builder te gebruiken.

Waarschuwing

Dit artikel is geschreven voor ervaren Access-gebruikers.