Voeg een titel toe aan de bovenkant van de spreadsheet. Dit zal u helpen te onthouden welke informatie in een bepaald adresboek staat. Mogelijk moet u voor verschillende doeleinden verschillende adresboeken instellen, bijvoorbeeld één voor leden van een boekenclub en één voor gezinsleden. Als u een duidelijke titel heeft, kunt u alles overzichtelijk houden. Maak de titel vetgedrukt en vergroot het lettertype met behulp van de tools op de bovenste werkbalk.
Sla een paar regels na de titel over en voer koppen in voor de kolommen in het adresboek. De volgende kolomkoppen zijn erg handig: naam, adres, plaats, staat, postcode, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres. Typ deze kopjes respectievelijk in de kolommen A tot H. Het is erg belangrijk dat elk item in een aparte kolom wordt ingevoerd.
Centreer en vet de kolomkoppen. Klik hiervoor op het rijnummer links van de rij koppen. Hiermee wordt de hele rij gemarkeerd of geselecteerd. En gebruik vervolgens de vetgedrukte en gecentreerde gereedschappen op de bovenste werkbalk.
Voer de contactgegevens in elke kolom in. Informatie voor elk contact moet op een aparte regel worden ingevoerd. Afhankelijk van het aantal contacten dat u heeft, kan dit enige tijd duren. Maar onthoud dat u dit maar één keer hoeft te doen. In de toekomst hoeft u alleen maar nieuwe contacten toe te voegen en informatie bij te werken. Als u bepaalde gegevens voor bepaalde contactpersonen niet hebt, laat u de cel leeg. Vergeet niet om de tweeletterige staatsafkortingen te gebruiken die het postkantoor vereist.
Maak de tekst in de kolom Postcode op zodat alle postcodes er hetzelfde uitzien. Markeer alle tekst in de kolom, behalve de kolomkop. Klik met de rechtermuisknop op de gemarkeerde cellen en selecteer 'Cellen opmaken'. Klik op het tabblad "Nummer" en klik vervolgens op "Speciaal" in het vak "Categorie". Klik op "Postcode" of "Zip Code+4" in het vak "Type". Klik OK." Hierdoor zien alle postcodes er hetzelfde uit.
Maak de tekst in de kolom Telefoonnummer zo op dat alle telefoonnummers in de kolom er hetzelfde uitzien. Markeer de tekst in de kolom Telefoonnummer, behalve de kolomkop. Klik er met de rechtermuisknop op en selecteer 'Cellen opmaken'. Selecteer op het tabblad "Nummer" "Speciaal" in het vak "Categorie". Klik op "Telefoonnummer" in het vak "Type". Klik OK."
