Stapsgewijze instructies voor het maken van een Excel-spreadsheet

Wanneer u met gegevens werkt, kunnen spreadsheets een handige manier zijn om alles in een gemakkelijk te begrijpen formaat te ordenen. Spreadsheets zijn ideaal voor het instellen van budgetten, het volgen van de voortgang van projecten en planning. In het pre-technologische tijdperk gebruikten bedrijven papieren grootboeken om deze dingen bij te houden, maar nu is Microsoft Excel het favoriete hulpmiddel. Gelukkig is het maken en bijwerken van Excel-spreadsheets relatief eenvoudig.

Een spreadsheet heeft dezelfde opzet, of het nu op papier is of op uw computerscherm. Jij hebt rijen die bovenaan beginnen en doorgaan voor de duur van de gegevens. Er zijn ook kolommen, die aan de linkerkant van de spreadsheet beginnen en zo ver naar rechts doorgaan als je nodig hebt. Het punt waar een rij een corresponderende kolom ontmoet, wordt a. genoemd cel.

In Microsoft Excel krijgt elke rij een nummer, terwijl elke kolom een ​​heeft brief. Dus de eerste cel is A1. Als u elke kolom een ​​kop geeft, is de eerste rij voor dat doel gereserveerd en moet u voor elke kolom een ​​titel invoeren. Als u bijvoorbeeld een budget bewaakt, kan de eerste kolom de producten zijn, terwijl kolom B het geld is dat u hebt uitgegeven en kolom C de belasting die u hebt betaald, gevolgd door de totale prijs in kolom D.

Als je Microsoft Office hebt, zit Excel in het pakket. Ga naar uw lijst met toepassingen en kies Microsoft Excel uit de lijst. Selecteer Bestand en Nieuw om een ​​nieuwe spreadsheet te openen met de standaardtitel Boek1. Onder aan het scherm bevindt zich een tabblad met de tekst Blad1.

Net als bij Microsoft Word heb je een lint bovenaan het scherm waarmee je het document kunt aanpassen en de cellen kunt opmaken. Onder Huis, kunt u tekst vetgedrukt of het lettertype en de grootte wijzigen. U kunt de tekstuitlijning binnen elke cel ook wijzigen in links uitgelijnd, rechts uitgelijnd of gecentreerd.

Een ding dat in eerste instantie verwarrend kan zijn, is de terminologie. Elk nieuw document dat u in Excel opent, wordt een werkmap genoemd. Binnen elke werkmap maakt u een werkblad, dat u als een tabblad onder aan het scherm ziet. Standaard heet een nieuw werkblad Blad1, maar u kunt er met de rechtermuisknop op klikken en kiezen voor Hernoemen om het de gewenste naam te geven.

Om een ​​nieuw werkblad te maken, klikt u op de + symbool naast het werkbladtabblad onder aan het scherm. U kunt een werkblad invoegen tussen twee werkbladen die u al hebt gemaakt door met de rechtermuisknop op een tabblad te klikken en te kiezen voor Blad invoegen. U kunt bladen verplaatsen door op het gewenste tabblad te klikken en het naar rechts of links te slepen van waar het zich momenteel bevindt.

Een van de handigste functies van een Excel-spreadsheet is de AutoSom functie. Om te zien hoe deze formule werkt, typt u een reeks getallen in een kolom en klikt u vervolgens op de lege cel onder het laatste getal. Klik op het lint op formules en AutoSom. U ziet de formule voor de AutoSom in het laatste vak verschijnen, bijvoorbeeld =SOM(A1:A4). Wanneer u klikt Binnenkomen, telt de formule de rijen erboven op en voert de som in het vak met de formule in.

U kunt ook uw eigen formules schrijven. Naarmate u meer vertrouwd raakt met deze functie, kunt u uitbreiden wat u binnen de toepassing kunt doen. In de AutoSom-formule =SOM(A1:A4), de formule geeft Excel bijvoorbeeld de opdracht om de items in de rijen A1 tot A4 te totaliseren.

Naarmate u met grotere hoeveelheden gegevens gaat werken, zult u een toenemende behoefte voelen om alles efficiënter te beheren. EEN draaitabel is ingebouwd in Excel als een manier om informatie gemakkelijk te ordenen. In plaats van handmatig door rijen en rijen met informatie te sorteren, kunt u dingen instellen om snel bij de gegevens te komen die u nodig hebt.

Met een draaitabel reorganiseert u het Excel-blad niet of wijzigt u de gegevens erin. In plaats daarvan draai je de gegevens op een andere manier om - vandaar de naam "pivot" - om er vanuit een andere richting naar te kijken. U kunt de informatie handmatig invoeren of Excel het werk voor u laten doen.

Als u een draaitabel voor uw Excel-blad wilt maken, is de eenvoudigste manier om Microsoft er een voor u te laten aanbevelen. Onder Invoegen, klik op de vervolgkeuzepijl naast Tafels en kies Draaitabellen aanbevelen. Op dat moment biedt Microsoft u verschillende opties voor het organiseren van uw gegevens.

Als je avontuurlijk bent ingesteld, kun je je eigen draaitabel maken op basis van de gegevens die je hebt ingevoerd. Onder Invoegen, ga naar de vervolgkeuzepijl naast Tafels en selecteer Draaitabel. U kunt ervoor kiezen om uw draaitabel in het bestaande werkblad in te voegen of een nieuw werkblad met de informatie te starten. Nadat je hebt geselecteerd: Binnenkomen, kunt u beginnen met het maken van uw rapport.

Een andere handige Excel-functie is de dashboard, waarmee u uw gegevens op één plek kunt volgen. Nu bedrijven neigen naar datagestuurde besluitvorming, wordt dit soort gemakkelijk toegankelijke informatie essentieel. De beste manier om succes te garanderen terwijl u een dashboard bouwt, is door eerst te plannen wat u hiermee hoopt te bereiken. De statistieken die u moet verzamelen, moeten worden vermeld lang voordat u begint met bouwen.

Wanneer u klaar bent om te beginnen, importeert u uw gegevens in Excel als deze er nog niet zijn. Open vervolgens een nieuwe werkmap en stel een of twee extra werkbladen in door onderaan tabbladen toe te voegen. De extra bladen zijn waar u uw extra gegevens verbergt. Voeg vervolgens een Gantt-diagram toe door te kiezen voor Invoegen, Grafieken en de tweede optie. Om uw gegevens in te voegen, klikt u met de rechtermuisknop op de grafiek en kiest u Selecteer gegevens.

Een van de vele zakelijke toepassingen van Excel is het maken van schema's. Als u een bedrijf runt met parttime medewerkers die een weekschema volgen, kan Excel handig zijn. Na een korte Excel-tutorial kunt u beginnen met het maken van een planning voor uw team.

Om een ​​planning te maken, opent u Excel en voert u in schema's in de Doorzoek alle sjablonen vak in de rechterbovenhoek. Kies de sjabloon die het beste past bij wat u probeert te doen. In dit geval is het waarschijnlijk ofwel Ploegenschema werknemer of Wekelijkse ploegendienst schema. Eenmaal daar kunt u de fictieve namen overtypen met uw eigen werknemersnamen, regels toevoegen en kopteksten verwijderen, zodat u de vermelde tijden kunt wijzigen.

Macro's zijn een handige Microsoft-tool waarmee u tijdrovende stappen kunt besparen door eenvoudige opdrachten toe te wijzen die passen bij meer gecompliceerde taken die u elke dag uitvoert. Het maken en gebruiken van macro's is verrassend eenvoudig, vooral als je het eenmaal onder de knie hebt. Eerst moet je de. toevoegen Ontwikkelaar tabblad door te kiezen Excel > Voorkeuren > Lint en werkbalk. Controleer de Ontwikkelaar in de lijst aan de rechterkant en sla de wijziging op.

Om een ​​macro te maken, kies Macro opnemen op de Ontwikkelaar tabblad. Geef de macro een naam, voer de sneltoets in die u naar de actie wilt verwijzen en druk op Oke. Voer onmiddellijk de actie uit die u wilt opnemen en druk vervolgens op Stop met opnemen in de Ontwikkelaar tabblad. Elke keer dat u die actie wilt uitvoeren, drukt u gewoon op de trefwoordreeks die u hebt opgegeven toen u de macro opnam.

Lange lijsten met nummers kunnen saai zijn. U kunt elk Excel-spreadsheet opfleuren door visuele elementen toe te voegen. Een cirkeldiagram is een geweldige manier om percentages weer te geven, waarbij elk deel van de cirkel een deel van de informatie vertegenwoordigt die u overbrengt.

Om een ​​cirkeldiagram te maken, moet u eerst de gegevens in een spreadsheet hebben. Als je 100 mensen hebt ondervraagd, maak dan een lijst in één kolom van de antwoorden en het aantal mensen dat elk antwoord kiest in de kolom ernaast. Selecteer de informatie die u in het cirkeldiagram wilt opnemen en kies Invoegen op de menubalk en Taart. Selecteer vervolgens de stijl die u verkiest.

Een staafdiagram is beter om te laten zien hoe iets in de loop van de tijd is veranderd of om verschillende items met elkaar te vergelijken. Als je bijvoorbeeld een grote groep mensen hebt ondervraagd over de onderwerpen waarin ze het meest geïnteresseerd zijn, kun je een staafdiagram gebruiken om te laten zien hoe de mannen en vrouwen voor elk onderwerp hebben geantwoord.

Nadat u de informatie in een Excel-blad hebt ingevoerd, selecteert u de gegevens die u wilt opnemen en kiest u: Invoegen > Grafiek > Bar vanuit de menubalk. De informatie wordt automatisch weergegeven als een staafdiagram. U kunt de lay-out van het nieuwe staafdiagram wijzigen in het lint bovenaan het scherm, inclusief het toevoegen van grafiekelementen, snel de lay-out aanpassen en de kleuren wijzigen die worden gebruikt om uw gegevens.

Veel bedrijven vinden een Excel-spreadsheet een handig hulpmiddel voor het organiseren en beheren van grote mailinglijsten. Hoewel er complexere database-apps zijn voor bedrijven met onhandige mailinglijsten, kan Excel prima werken voor bedrijven die nog steeds een klantendatabase bouwen en uitbreiden. Het kan ook een snelle en pijnloze manier zijn om adresetiketten te maken van een kleine lijst met namen die u online hebt gevonden of van reacties op een promotie.

Voordat u adresetiketten kunt maken, moet u eerst de verzendlijst zo opbouwen dat u er gemakkelijk adressen van kunt maken. Als u echter etiketten wilt afdrukken, moet u naar Microsoft Word gaan en het type mailing dat u wilt verzenden kiezen uit de Afdruk samenvoegen starten vervolgkeuzelijst onder Mailings. Als je de lijst wilt gebruiken die je hebt ingesteld in Excel, klik je op de vervolgkeuzepijl naast Selecteer ontvangers en kies Een bestaande lijst gebruiken. Verbind vervolgens uw Excel-document.

Geen enkele Excel-zelfstudie zou compleet zijn zonder te bekijken hoe u het document dat u hebt gemaakt, kunt afdrukken. Afdrukken in Excel kan een beetje lastig zijn en vereist een paar extra stappen als u rasterlijnen wilt of als u het gebied van het document dat u wilt afdrukken, wilt regelen. Aangezien een werkmap meerdere werkbladen kan bevatten, moet u er ook voor zorgen dat u alleen de bladen afdrukt die u nodig hebt.

Selecteer voordat u gaat afdrukken de werkbladen die u wilt afdrukken. Als u meerdere vellen wilt afdrukken, houdt u de Verschuiving toets terwijl u op de tabbladen klikt. Kiezen Bestand > Afdrukken > Toon details. Hier kunt u kiezen of u actieve bladen of de hele werkmap wilt afdrukken, evenals de richting kiezen. Als u rasterlijnen of kopteksten wilt afdrukken, moet u dat echter aangeven voordat u kiest Bestand > Afdrukken door selecteren Bladopties onder de Pagina layout tabblad en vink de vakjes aan om die items af te drukken.