Hier zijn de beste eSignature-softwaretools voor 2022

Of u nu een huur- of verkoopovereenkomst moet laten ondertekenen of een professioneel contract moet opstellen, de tijd dat alle betrokken partijen elkaar persoonlijk moeten ontmoeten om alleen maar de officiële documenten te ondertekenen, is voorbij. Zeker, in sommige situaties is het nog steeds zinvol om dat te doen, afhankelijk van wat er tijdens de transactie gebeurt. Misschien wil je bijvoorbeeld je sleutels ophalen. Maar de meeste contractuele overeenkomsten, formulieren en officiële documenten kunnen tegenwoordig digitaal worden ondertekend, zowel online als via mobiele apps, dankzij software voor elektronische handtekeningen.

Ze worden ook wel e-sign-tools genoemd en kunnen via een website, via een browser of mobiele app worden gebruikt om documenten digitaal te ondertekenen. Het bijzondere aan hen is dat ze het hele proces zoveel eenvoudiger en sneller maken. Het is mogelijk om op afstand een juridisch bindend document te ondertekenen, terwijl de partijen honderden of zelfs duizenden kilometers van elkaar verwijderd zijn. In het belang van ondersteuning hebben we hieronder alle belangrijke softwarekeuzes verzameld, samen met enkele fijnere details over elke tool. Blijf lezen om deze en meer te zien, zoals waarvoor deze tools het meest worden gebruikt en welke voordelen u ervan kunt verwachten!

DocuSign

• Abonnement: Jaarlijks, maandelijks
• Begint om: $ 10 per maand (persoonlijk), $ 25 per maand per gebruiker (zakelijk)
• Gratis proefversie: 30 dagen
• Premium eigenschappen: SMS-bezorging, inzichten, ID-verificatie en meer
• Niet iedereen heeft een premium- of DocuSign-account nodig om documenten te ondertekenen
• Er zijn oplossingen beschikbaar voor gereguleerde sectoren zoals de overheid, de gezondheidszorg, enz.
• Mobiele app beschikbaar

Met meer dan een miljoen klanten en ondertekenaars onder de digitale riem is DocuSign een van de meest voorkomende tools en toepassingen voor elektronische handtekeningen. Het is geschikt voor persoonlijk en zakelijk gebruik, maar ook voor vastgoedactiviteiten en ontwikkelaars. In tegenstelling tot de meeste – die veel kortere proefperioden hebben – biedt DocuSign een gratis proefperiode van 30 dagen, zodat u de dienst maximaal een volledige maand kunt gebruiken voordat u zich abonneert op de premiumdiensten. Abonnementen worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd, met kortingen voor jaarabonnees.

Wat de service betreft, deze biedt zowel online handtekeningen, via de website, als mobiele handtekeningen met behulp van de app. Dat komt uiteraard met contractlevenscyclusbeheer en documenttracking voor professionele en zakelijke accounts, samen met tal van andere functies. Er zijn oplossingen beschikbaar als u in gereguleerde sectoren werkt, maar voor meer informatie moet u rechtstreeks contact opnemen met het verkoopteam.

Alle gebruikers, ongeacht of ze geabonneerd zijn of niet, hebben toegang tot documenten om ze te ondertekenen en kunnen ze downloaden nadat het proces is voltooid. Dus zelfs als u wel bent geabonneerd en uw klanten of collega's niet, kunnen zij nog steeds de documenten die u verzendt ondertekenen en ermee communiceren.

Probeer Docusign

tekenNu

• Abonnement: Jaarlijks, maandelijks
• Begint om: $ 8 per maand per gebruiker (persoonlijk en zakelijk)
• Gratis proefversie: 7 dagen
• Premium eigenschappen: Onbeperkte sjablonen, gepersonaliseerde branding, bulkverzendingen, herinneringen en meldingen, incasso van betalingen, voorwaardelijke documenten, toonaangevende compliance en beveiliging
• Ontvangers kunnen op elk apparaat inloggen, zonder accountregistratie of app-download
• Gebouwd voor grote en kleine bedrijven
• Intuïtieve mobiele app en native integraties met Salesforce, SharePoint, Microsoft 365 en meer

De bekroonde eSignature-provider biedt onderteken-, verzend- en trackingmogelijkheden voor klanten en ver daarbuiten. signNow helpt bij het stroomlijnen van documentworkflows, waardoor het eenvoudig wordt om documenten online te verzenden, volgen en beheren. signNow stelt gebruikers in staat het papierwerk te verminderen, de teamsamenwerking te verbeteren en eenvoudig toegang te krijgen tot documenten via elke desktop of mobiel apparaat. Gebruikers worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd – hun keuze – met persoonlijke en zakelijke abonnementsmogelijkheden. U kunt zich aanmelden voor een gratis proefperiode van 7 dagen als u wilt zien hoe het allemaal werkt voordat u voor een abonnement betaalt.

signNow onderscheidt zich van de concurrentie door het gebruiksgemak, de snelle installatie, responsieve ondersteuning en intuïtieve mobiele apps van het platform – beschikbaar voor zowel iOS als Android apparaten. Het is niet alleen ongelooflijk eenvoudig te gebruiken, maar het kan ook worden geïntegreerd met tientallen andere productiviteits-apps, cloudopslagdiensten en CRM's. Enkele voorbeelden zijn Salesforce, SharePoint, Google Workspace en meer. Naast persoonlijke en zakelijke gebruiksopties zijn er SaaS-, privé- en openbare cloudimplementatieopties beschikbaar.

Net als alle andere tools hier kan iedereen een document dat naar hem of haar is verzonden, openen en ondertekenen. Ze hoeven geen betalende abonnees te zijn om een ​​formulier in te vullen of een document te ondertekenen.

Probeer signNow

Adobe-teken

• Abonnement: Jaarlijks
• Begint om: $ 10 per maand (persoonlijk), $ 17 per maand per gebruiker (bedrijven)
• Gratis proefversie: 7 dagen
• Premium eigenschappen: Gebruik e-sign in Microsoft 365, de beheerconsole, aangepaste branding en meer
• Onderteken, verzamel handtekeningen, houd taken bij, stuur herinneringen en meer
• Desktop- en online PDF-tools – ook mobiel ondertekenen
• Branchespecifieke naleving, waaronder HIPAA, FERPA, GLBA en meer

De Sign-tool voor handtekeningen van Adobe is gebouwd voor snelheid en gebruiksgemak. Het doel is om mensen snel binnen en buiten te krijgen, waarbij de ingevulde handtekeningen direct beschikbaar zijn. Adobe Acrobat PDF-documenten zijn, zoals te verwachten, het handtekeningformaat. Ze zijn toegankelijk op desktop – en via internet – of mobiel. Klanten worden jaarlijks gefactureerd, waarbij u kunt kiezen uit persoonlijke en zakelijke accountopties. Bovendien is er een gratis proefperiode van 7 dagen beschikbaar als u de service eerst wilt testen.

Vanwege de reputatie en ondersteuning van Adobe zijn er sectorspecifieke nalevingsmogelijkheden beschikbaar, die voldoen aan HIPAA-, FERPA- en aanvullende normen. Met een beheerconsole kunt u de branding aanpassen, inzichten bijhouden en nog veel meer. De tool kan ook worden geïntegreerd met een hele reeks services, waaronder Microsoft 365, waarmee u rechtstreeks vanuit het kantoorpakket van de technologiegigant kunt ondertekenen.

Alle gebruikers hebben toegang tot documenten en kunnen deze ondertekenen vanaf het esignature-platform van Adobe, ongeacht hun abonnements- of accountstatus.

Probeer Adobe Sign

Signwell

• Abonnement: Jaarlijks, maandelijks
• Begint om: $ 8 per maand (persoonlijk), $ 24 per maand (zakelijk)
• Gratis proefversie: Nee, maar gratis beperkt account
• Premium eigenschappen: Documentsjablonen, aangepaste branding, gegevensvalidatie, ondersteuning voor persoonlijke ondertekening en meer
• Er is een gratis beperkt account beschikbaar met een vast aantal documenten per maand
• Ondersteunt zowel persoonlijke als virtuele zakelijke handtekeningen
• Direct aanmelden binnen de app of dienst, geen extra software nodig

SignWell is op maat gemaakt voor bedrijven van elke omvang en biedt een verscheidenheid aan ondertekeningsopties, waaronder persoonlijke en virtuele mogelijkheden. Premium-accounts kunnen documentsjablonen maken, met een onbeperkte hoeveelheid hergebruik, en auditrapporten uitvoeren met volledig gedetailleerde inzichten. Aangepaste branding is beschikbaar voor alle documenten, met gegevensvalidatie voor extra beveiliging.

Een van de handigere functies is de automatische detectie van lege regels in documenten, zodat u snel kunt bepalen waar u moet ondertekenen of invullen. Alle gebruikers kunnen documenten rechtstreeks vanuit de app of webservice ondertekenen, zonder dat er extra software nodig is. Hoewel er geen gratis proefperiode is, is er wel een optie om u aan te melden voor een gratis, beperkt account. Premium-abonnementen worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd, waarbij persoonlijke en zakelijke mogelijkheden beschikbaar zijn.

Wanneer een document vanuit Signwell wordt verzonden, kunnen alle gebruikers het genoemde document ondertekenen, openen en ermee communiceren, ongeacht de betaalde status.

Probeer Signwell

Gemakkelijk

• Abonnement: Jaarlijks, maandelijks
• Begint om: $ 8 per maand (persoonlijk), $ 25 per maand per gebruiker (zakelijk)
  
• Gratis proefversie: 14 dagen
• Premium eigenschappen: Onbeperkte sjablonen, aangepaste branding, administratief dashboard, Salesforce-integratie, tweefactorauthenticatie voor ondertekenaars en meer
• Speciaal gebouwd voor professionals en kleine bedrijven
• Uitgebreide e-mail- en telefonische ondersteuning via Signeasy
• Integreert met Google Workspace, Zapier, Office 365, Salesforce en meer

Signeasy, een andere leverancier van elektronische handtekeningen die zich richt op het optimaliseren van documenten en zakelijke workflows, biedt snelle en vriendelijke ondersteuning. Gebruikers kunnen documenten ondertekenen via de mobiele app of website, en het werkt naadloos samen met aanvullende zakelijke tools zoals Microsoft 365, Google Docs, Slack, enzovoort. Er zijn zowel persoonlijke als zakelijke accounts beschikbaar, met een gratis proefperiode van 14 dagen om aan de slag te gaan. Gebruikers worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd, afhankelijk van hoe u het wilt doen.

Naast onbeperkte sjablonen en delen, aangepaste branding en volledige toegang tot een administratief dashboard, de premium Het abonnement omvat ook tweefactorauthenticatie, zelfs voor ondertekenaars, gemakkelijke toegang tot documenten en services, en nog veel meer meer. Als er een probleem is, staan ​​de uitgebreide e-mail- en telefonische ondersteuningskanalen altijd klaar.

Iedereen heeft toegang tot documenten die vanuit Signeasy worden verzonden en kan deze ondertekenen, ook gebruikers die geen premium account hebben.

Probeer Signeasy

PandaDoc

• Abonnement: Jaarlijks, maandelijks
• Begint om: Gratis, $ 19 per maand per gebruiker (zakelijk)
  
• Gratis proefversie: 14 dagen
• Premium eigenschappen: Sjablonen, editor voor slepen en neerzetten, documentanalyse, 24/7 e-mail- en chatondersteuning en meer
• Een gratis account zorgt voor onbeperkte juridisch bindende handtekeningen, onbeperkte uploads, betalingen en toegang tot mobiele apps
• Verwerkt voorstellen, offertes, contracten, handtekeningen, formulieren en meer
• Kan worden geïntegreerd met tientallen tools zoals Salesforce, HubSpot, Zapier, Google Docs en meer

PandaDoc, bedoeld voor snel evoluerende teams en bedrijven, is op grote schaal een ongelooflijk geavanceerde esignature-oplossing met een aantal behoorlijk indrukwekkende functies om op te starten. Om te beginnen kunnen alle gebruikers zich aanmelden voor een gratis account met toegang tot onbeperkt juridisch bindend handtekeningen, onbeperkte documentuploads – naar de cloud – evenals toegang tot het betalingssysteem en applicatie voor de mobiele telefoon. Een premium zakelijk account biedt extra ondersteuning, zoals toegang tot het maken van sjablonen, de drag-and-drop-editor en documentanalyse. PandaDoc biedt ook 24/7 ondersteuning per e-mail en chat, als er zich een probleem voordoet.

Gebruikers worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd, afhankelijk van het abonnement dat zij verkiezen. Premium-accounts zijn voornamelijk bedoeld voor zakelijk gebruik, maar individuele en persoonlijke gebruikers kunnen upgraden om toegang te krijgen tot de extra functies. Er is ook een gratis proefperiode van 14 dagen beschikbaar voor premium toegang. De service is goed voor voorstellen, offertes, contracten, formulieren en nog veel meer. Integratie van apps en tools van derden is mogelijk via Salesforce, Zapier en daarbuiten.

Alle gebruikers hebben toegang tot PandaDoc-inhoud, ongeacht de abonnementsstatus. Dit maakt het eenvoudig om documenten naar alle klanten te verzenden en handtekeningen te verzamelen voor zakelijke transacties.

Probeer PandaDoc

Wat is eSignature-software?

Software voor elektronische handtekeningen is een algemene term die verwijst naar hulpmiddelen voor digitale handtekeningen of elektronische handtekeningen, die transacties op afstand al dan niet mogelijk maken. Met andere woorden: er zijn verschillende soorten software en ze worden niet allemaal op dezelfde manier gebruikt. Juridische instrumenten vereisen bijvoorbeeld nog steeds dat beide partijen aanwezig zijn op het moment van ondertekening, maar het maakt het proces alleen maar sneller en vermindert het gebruik van papieren en fysieke documenten. Andere tools ondersteunen ondertekening op afstand over grote afstanden, zowel online als via een mobiele app.

Onderschat echter de waarde van papierloze docu-sign-processen niet. Het scheelt veel tijd bij het digitaal ondertekenen. De documenten hoeven niet fysiek te worden afgedrukt, getransporteerd, verwerkt of zelfs gearchiveerd nadat de transactie voorbij is. De meeste van deze taken worden onmiddellijk uitgevoerd. Bovendien zijn zoekgeraakte documenten veel gemakkelijker te verplaatsen als ze digitaal worden opgeslagen, met behulp van de juiste protocollen. Het is ook gemakkelijker voor juridische teams om betrokken partijen op te sporen of achterstallige ondertekenaars te identificeren.

Worden digitale handtekeningen officieel erkend?

Dankzij de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) en de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN), 1999 en 2000 aangenomenworden digitale en elektronische handtekeningen zowel officieel als juridisch erkend. Zolang beide partijen akkoord gaan met het gebruik van elektronische handtekeningen, is het contract of document bindend.

Waar kan software voor digitale handtekeningen het beste voor worden gebruikt?

Iets en alles. Maar om specifieker te zijn: software voor digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen is het beste voor zakelijk en professioneel gebruik, inclusief het ondertekenen van juridisch bindende documenten. De tools kunnen worden gebruikt om een ​​freelance- of arbeidsovereenkomst te ondertekenen, om een ​​contractuele overeenkomst tussen twee partijen op te stellen voor verkoop of ruil, en nog veel meer. Zorgaanbieders gebruiken tools voor elektronische ondertekening om zowel informatie van patiënten vast te houden als autorisatie vast te leggen. Zelfs creditcard- en betalingsproviders staan ​​elektronische handtekeningen voor aankopen toe.

Zijn eSignature-tools voor persoonlijk of professioneel gebruik?

Esignature-tools bieden ondersteuning voor beide soorten gebruikers, professioneel en persoonlijk. Als u bijvoorbeeld freelancer of opdrachtnemer bent, kunt u de tools in de meeste gevallen gebruiken om gratis een beperkt aantal documenten te verzenden. Een premium abonnement geeft u onbeperkte toegang en tal van andere functies. Terwijl zakelijke gebruikers zich kunnen abonneren om ondersteuning voor een heel team te ontgrendelen, meestal gefactureerd per gebruiker.

Het is belangrijk op te merken dat als u een document ter ondertekening ontvangt van een van deze diensten, u niet hoeft te betalen om het/de formulier(en) te ondertekenen. Een abonnement dekt ook de ondertekenaars, en de oorspronkelijke maker van het document betaalt voor de toegang. Wanneer het document door alle partijen is ondertekend, moet u het ook kunnen downloaden voor uw eigen administratie.

Wat zijn de voordelen van eSignature-software?

Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van digitale of elektronische handtekeninghulpmiddelen, maar het belangrijkste is de tijdsbesparing en het gemak dat ze bieden. Enkele van de andere voordelen zijn uiteraard:

• Digitale documenten zijn veel goedkoper in onderhoud
• Het is beter voor het milieu
• Verbeterde gebruikerservaring die gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is
• Betrouwbare beveiliging, vooral bij gecodeerde documenten
• Gemakkelijker bijhouden van deelnemers of voortgang
• Altijd en overal toegang
• Betere organisatie en documenttracking met minder verloren documenten

Zijn er nadelen aan eSignature-software?

Er zijn kanttekeningen bij het gebruik van elektronische handtekeninghulpmiddelen als de zaken niet op de juiste manier worden afgehandeld. Een van de grootste zorgen is bijvoorbeeld of de service of software wel of niet voldoet aan de nieuwste wetten op het gebied van elektronische handtekeningen. Als een document wordt ondertekend met een hulpmiddel dat niet voldoet, kan de rechtbank het contract nietig verklaren als zich een probleem voordoet. Het is dus erg belangrijk om ervoor te zorgen dat de tools die u gebruikt hieraan voldoen.

Omdat we het over technologie en digitale oplossingen hebben, bestaat bovendien altijd de mogelijkheid van softwarekwetsbaarheden. Ongeautoriseerde partijen of kwaadwillenden kunnen toegang krijgen tot documenten die niet goed beveiligd zijn. Het is soms ook moeilijk om kleine wijzigingen in een digitaal document bij te houden, wat betekent dat een of meer partijen de taal in hun voordeel kunnen veranderen.

Dat gezegd hebbende, kunnen al deze potentiële nadelen worden verholpen door zorgvuldige overweging, waakzaamheid en het volgen van de juiste beveiligingsprotocollen. Het gemak en gebruiksgemak wegen vaak ruimschoots op tegen de potentiële risico's die daarmee gepaard gaan, vooral als je bedenkt dat software voor elektronische handtekeningen en digitale documenttools betrouwbare beveiligingsmaatregelen hanteren.

Aanbevelingen van de redactie

• De beste wervingsapps voor recruiters
• De beste belastingsoftware voor zelfstandigen