Excel's sortering met meerdere niveaus helpt u uw bibliotheek per categorie te visualiseren.
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Hoewel veel van de functies van Excel betrekking hebben op het berekenen en in kaart brengen van getallen, werkt het spreadsheetprogramma ook goed voor het maken van een interactieve lijst. Door Excel te gebruiken in plaats van Word om uw thuisbibliotheek te catalogiseren, kunt u uw boeken sorteren op alle gegevens die u invoert, de weergave verkleinen om specifieke auteurs weer te geven en aanvullende informatie toe te voegen zonder de pagina-opmaak te verbreken en indeling. Laad om te beginnen een sjabloon voor een boekcatalogus en begin met het invoeren van uw gegevens.
Stap 1
Maak een boekencollectie aan.
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Klik op "Bestand" en "Nieuw" in Excel 2013. Zoek naar 'boekenverzameling' en kies 'Lijst met boekenverzamelingen'. Als u wilt, kunt u uw eigen spreadsheet opmaken vanuit scratch in plaats daarvan, maar het gebruik van de sjabloon automatiseert het grootste deel van de opmaak en het kolomontwerp, en zorgt nog steeds voor maatwerk.
Video van de dag
Stap 2
Verwijder ongewenste kolommen.
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Klik met de rechtermuisknop op de kolomkoppen boven elk stuk gegevens dat u niet wilt bijhouden en kies 'Verwijderen' om de kolom te verwijderen.
Stap 3
Kolommen invoegen en hernoemen
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Voeg uw eigen gegevenskolommen toe door ongewenste kolommen te selecteren en erover te typen, of door met de rechtermuisknop op een kolomkop te klikken en "Invoegen" te kiezen om een nieuwe kolom te maken. Verwijder, hernoem en voeg zoveel kolommen in als u nodig heeft om de gewenste cataloguscategorieën te maken.
Stap 4
Cellen toevoegen en vergroten/verkleinen.
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Vul de spreadsheet in met je boeken. U hoeft niet in elke cel gegevens in te voeren -- Excel heeft geen problemen als er in sommige boeken informatie ontbreekt. Zodra u geen ruimte meer heeft in de sjabloon, sleept u de hendel in de rechterbenedenhoek naar beneden om meer ruimte toe te voegen. Als een kolom te smal is, dubbelklikt u op de balk na de kolomkop om de kolom uit te vouwen zodat deze in de langste tekst past.
Stap 5
Houd de kolomtitels zichtbaar.
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Selecteer de eerste rij onder de kolomtitels, open het tabblad "Weergave" en kies "Ramen bevriezen" in de groep Venster om de titels zichtbaar te houden, zelfs wanneer u naar beneden scrolt op de pagina.
Stap 6
Sorteer de catalogus.
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Kies "Sorteren" in het gedeelte Sorteren en filteren van het tabblad "Gegevens" om uw rijen opnieuw te rangschikken. Kies een kolom om op te sorteren en klik op "Niveau toevoegen" als u de sortering op een andere kolom wilt verfijnen. [Zie referentie 4.] Wanneer u op "OK" drukt, reorganiseert Excel uw rijen permanent - als u om de bestelling geeft u uw boeken hebt ingevoerd, maakt u een kolom aan met de aanduiding "Bestelling toegevoegd" met oplopende getallen voorafgaand aan sorteren.
Stap 7
Filter de catalogus.
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Klik op de pijl bij een kolomtitel om de catalogus te filteren. Vink een of meer items uit de kolom aan en klik op "OK" om alle items te verbergen die niet overeenkomen met de gekozen items. Door te filteren worden uw gegevens niet permanent gewijzigd. Open het filter opnieuw en kies 'Filter wissen' om de hele spreadsheet opnieuw weer te geven.
Stap 8
Voeg nieuwe bladen toe.
Afbeelding tegoed: Afbeelding met dank aan Microsoft
Voeg indien nodig extra pagina's toe, bijvoorbeeld om uw catalogus op te splitsen in 'fictie'- en 'niet-fictie'-spreadsheets. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad van het huidige blad, kies "Invoegen" en kies de sjabloon voor de boekverzameling om nog een pagina toe te voegen. Dubbelklik op de titel van het tabblad om de naam van een pagina te wijzigen.
Tip
Wanneer u honderden of duizenden boeken toevoegt, kunt u tijd besparen door online naar het ISBN-nummer van elk boek te zoeken en te kopiëren de gegevens van het boek in Excel, in plaats van de copyrightpagina in elk boek door te spitten en info te typen met hand.
Een draagbare USB-barcodescanner kan het proces verder automatiseren door het ISBN van elk boek naar uw computer te importeren.
Waarschuwing
Als u meerdere gerelateerde gegevenssets over uw boeken wilt vergelijken, bijvoorbeeld als u een winkel runt en een klantendatabase, boekverkopen en aankopen, overweeg om Access te gebruiken in plaats van Excel om uw catalogus.
