Verschil tussen contacten en het adresboek in Outlook

Hoewel de meeste mensen die bekend zijn met Microsoft Outlook het voornamelijk gebruiken voor het verzenden en ontvangen van e-mails, Outlook is een krachtige applicatie met veel handige tools, waaronder een agenda, taakbeheer en notities maken functie. Een ander belangrijk element van Outlook is de mogelijkheid om u te helpen bij het organiseren van de persoonlijke gegevens van uw contacten, of het nu collega's zijn of mensen buiten uw bedrijf. Dit doe je met de tools Contacten en Adresboek.

Zowel de Contacten-functie van Outlook als het Global Address Book lijken veel op een elektronische Rolodex, waar u toegang hebt tot contactgegevens van mensen met wie u waarschijnlijk regelmatig te maken hebt. De functie Contacten is echter meestal een lijst met externe contacten, terwijl het adresboek informatie bevat voor mensen die in uw bedrijf werken. Dit is een gebruikelijke instelling in het bedrijfsleven omdat de adresboeken worden opgeslagen op een Exchange Server en met iedereen in het bedrijf kunnen worden gedeeld.

De functie Contacten is ontworpen om u snel toegang te geven tot informatie van mensen met wie u eerder contact hebt gehad, maar die niet noodzakelijk voor uw bedrijf werken. De Global Address List is ontworpen om u snel in contact te brengen met collega's, of door het bedrijf gedefinieerde adreslijsten.

Hoewel zowel de Contacten als Adresboek-tools contactgegevens bevatten, kunnen alleen de Contacten door gebruikers worden bewerkt omdat ze op uw computer zijn opgeslagen. U kunt nieuwe contacten toevoegen, informatie over bestaande contacten bewerken en contacten verwijderen. Het adresboek kan daarentegen meestal alleen door een systeembeheerder worden bewerkt. Voor thuisgebruikers kunnen de lijsten beide worden bewerkt.

Het adresboek bevat doorgaans een lijst van alle medewerkers en afdelingen binnen een bedrijf, inclusief een e-mailadres, telefoonnummer of telefoonnummer, titel en locatie. Als u op een individuele vermelding klikt, krijgt u aanvullende contactgegevens, zoals een tweede bedrijfsnummer en postadres. Een lijst met contactpersonen bevat een naam, weergavenaam en e-mailadres. Als u op een individueel contact klikt, wordt een formulier geopend met velden voor meer informatie die moet worden ingevoerd, waaronder bedrijf, postadres, functietitel, telefoonnummers en een foto.

Zowel contacten als het adresboek helpen u snel contactgegevens van mensen te vinden, zodat: u hoeft geen tijd te verspillen aan het zoeken naar visitekaartjes of bladeren door bedrijfsgidsen. Boven aan de interface van het programma heb je waarschijnlijk een klein pictogram dat eruitziet als een open boek. Wanneer u erop klikt, verschijnt er een zoekvak. U kunt een naam in dat zoekvak invoeren en kiezen of u in het adresboek of de lijst met contactpersonen wilt zoeken.