Het delen van agenda's kan een krachtig en zeer efficiënt organisatiehulpmiddel zijn voor bedrijven.
Afbeelding tegoed: Maan Safari/iStock/GettyImages
Het Microsoft Outlook-softwareplatform wordt meestal gezien als een tool voor e-mailbeheer. Dat gezegd hebbende, de volledige functionaliteit van deze applicatie gaat veel verder dan e-mailen in verschillende soorten van krachtige productiviteitsbronnen, waaronder agendabeheer, logboektools, surfen op het web en meer. Een van de meest gebruikelijke manieren waarop Outlook wordt geïntegreerd in professionele werkruimten, is via het delen van agenda's. Als u toegang tot agenda's in Outlook probeert aan te vragen, kunt u dit met een paar eenvoudige stappen doen.
Tip
Het delen van agenda's kan een krachtig en zeer efficiënt organisatiehulpmiddel zijn voor bedrijven. U kunt met een paar eenvoudige stappen een verzoek indienen om de agenda van iemand anders in Outlook te bekijken.
De basisprincipes van de agendafuncties van Microsoft Outlook
De agendatools in Microsoft Outlook zijn veel meer dan alleen een herinneringsservice. In feite stelt deze specifieke kalender gebruikers in staat om groepsschema's te maken en te delen, te regelen voor vergaderingen en evenementen, afspraken maken en agenda's overlappen voor onder andere verschillende gebruikers functies. Vooral in situaties waar vrije tijd een kostbaar goed is, is Microsoft Outlook erin geslaagd het planningsbeheer te stroomlijnen en te optimaliseren.
Video van de dag
Nadat u uw Outlook-account hebt aangemaakt, zou u onmiddellijk toegang moeten krijgen tot alle agendafuncties van de software. Als u Outlook gebruikt als onderdeel van een intern team op uw werkplek, is de kans groot dat uw systeembeheerder heeft uw Outlook-account al vooraf geconfigureerd om naadloos te integreren met uw collega's.
Outlook biedt ook de unieke mogelijkheid om een agenda via e-mail naar iedereen te sturen, ook niet-Outlook-gebruikers. Dankzij een flexibel machtigingssysteem kunnen deze agenda's worden aangepast om alleen een specifieke set gegevens weer te geven die vooraf zijn bepaald door de eigenaar van de agenda. Om de agenda te openen, moet de ontvanger echter toegang hebben tot de Outlook-toepassing.
Toestemming vragen om de agenda te bekijken in Outlook 2016 en daarna
Als u klaar bent om weergaverechten voor een agenda aan te vragen, moet u zich eerst aanmelden bij uw Outlook-account en naar het tabblad Agenda gaan. Klik op dit tabblad om het kalendervenster te openen. Uw volgende stap zou moeten zijn om op het pictogram Agenda delen te klikken in de bovenste werkbalk van de toepassing. Als u op dit pictogram klikt, verschijnt er een lijst met personen met wie u agenda-informatie kunt verzenden en ontvangen.
Zoek de persoon wiens agenda je wilt bekijken, selecteer hun naam en plaats een vinkje in het vakje naast de optie 'Toestemming vragen om de agenda van de ontvanger te bekijken'. In het vervolgmenu Details kunt u de machtigingsinstellingen aanpassen voordat u op Verzenden klikt om uw verzoek naar de gebruiker te verzenden.
Na ontvangst van uw verzoek om hun agenda te delen, heeft de gebruiker in kwestie de mogelijkheid om op Toestaan of Weigeren te klikken. Als ze op de knop Toestaan klikken, moet u direct toegang krijgen tot hun agenda.
Problemen oplossen die zich kunnen voordoen
Als je na deze stappen nog steeds geen toegang hebt tot de andere agenda, moet je mogelijk een IT-professional raadplegen. Agendatoegang aanvragen voor Office 365 en andere gerelateerde softwarepakketten hoeft niet moeilijk te zijn, maar het kan enigszins verwarrend worden als er fundamentele technologische problemen moeten worden opgelost eerst. Communiceer daarom duidelijk met het ondersteunend personeel dat u op uw werk heeft om ervoor te zorgen dat u tijdig de hulp kunt krijgen die u nodig hebt.
