Laat uw spreadsheet meer gewicht in de schaal leggen met een ingesloten PDF.
Afbeelding tegoed: monkeybusinessimages/iStock/Getty Images
Gegevenssets in Excel hebben meer betekenis wanneer de lezer ondersteunende documentatie kan zien, zoals referentiemateriaal of een presentatie over wat de gegevens betekenen. U kunt die documentatie verstrekken door een PDF-bestand in uw spreadsheet in te sluiten. De lezer kan het dan openen en bekijken en, in sommige gevallen, wijzigingen aanbrengen.
Een statisch bestand insluiten
Als u een PDF-bestand in uw Excel-werkblad wilt insluiten, klikt u op de cel waarin u de linkerbovenhoek van de PDF wilt weergeven. Klik op het tabblad Invoegen op de knop "Object" en selecteer vervolgens "Adobe Acrobat-document" op het tabblad Nieuw maken. Blader naar en selecteer de PDF die u wilt insluiten. De eerste pagina van het bestand verschijnt in het werkblad en u kunt het formaat wijzigen met behulp van de formaatgrepen op het vak. Als u liever alleen een PDF-pictogram op het werkblad ziet, klikt u op het selectievakje "Weergeven als pictogram" in het vak Object voordat u het PDF-bestand selecteert.
Video van de dag
Een wijzigend bestand insluiten
Als u wijzigingen aanbrengt in het PDF-bestand en u wilt dat uw lezer de meest recente versie heeft, is het insluitproces een beetje anders. Klik op het tabblad Invoegen op de knop "Object" en klik vervolgens op het tabblad Maken van bestand op het selectievakje "Link naar bestand". Nadat u naar uw bestand hebt gebladerd en het hebt geselecteerd, wordt het ingesloten en wordt het weergegeven als een Adobe Acrobat-pictogram met de bestandsnaam. Dubbelklik op het pictogram om de meest recente versie van het PDF-bestand te openen.
Wijzigingen aanbrengen in een ingesloten bestand
Als u wilt dat uw lezer het bestand kan wijzigen en deze wijzigingen in de ingesloten PDF van het Excel-bestand wilt weergeven, gebruikt u het proces voor het insluiten van een statisch bestand. De lezer kan het bestand openen, wijzigingen aanbrengen en opslaan, met een nieuwe bestandsnaam of met dezelfde. (Als u een nieuwe bestandsnaam gebruikt, kunt u uw bestanden overzichtelijk houden.) Het Excel-werkblad opent het nieuwe PDF-bestand.
Als u het proces voor het insluiten van een wijzigend bestand volgt, kan uw lezer het bestand openen, wijzigingen aanbrengen en opslaan onder een andere of dezelfde bestandsnaam. Het Excel-werkblad zal echter nog steeds het originele document openen in plaats van het gewijzigde.
Bestandsgrootte
Houd rekening met de resulterende bestandsgrootte wanneer u beslist hoe u uw PDF insluit. Het insluiten van de PDF met een afbeelding van de eerste pagina is als het toevoegen van de hele PDF aan het werkblad. Het insluiten van de PDF met een pictogram of het maken van een link naar de PDF heeft echter een veel kleinere omvangstraf, waardoor slechts ongeveer 5 KB aan de bestandsgrootte wordt toegevoegd.
