Onderdelen van elektronische post

Elektronische post, of e-mail, is een van de meest populaire vormen van communicatie geworden. E-mail bespaart niet alleen tijd en geld, het kan ook een geweldig hulpmiddel zijn voor zowel persoonlijke als zakelijke communicatie. Een standaard e-mailbericht bestaat uit zeven delen.

Het eerste dat u moet invoeren bij het opstellen van een e-mail is het adres van de ontvanger. Dit wordt ingevoerd voordat u de hoofdtekst van de e-mail opstelt. Dit veld staat meestal in een van de ruimtes boven het bericht. Een voorbeeld van een e-mailadres is: [email protected]. Als u een bericht naar meerdere ontvangers verzendt, zorg er dan voor dat u alle adressen scheidt met een komma.

Een andere optie bij het verzenden van een bericht naar meerdere ontvangers is om de velden Cc, of carbon copy, en Bcc, blind carbon copy te gebruiken. Bij gebruik van de Cc-functie kunnen alle ontvangers de e-mailadressen zien van iedereen naar wie het bericht is verzonden. Als u wilt dat uw communicatie meer privé is, kiest u de Bcc en worden de identiteiten van de andere ontvangers niet weergegeven.

De datum en tijd waarop een e-mail is verzonden, wordt meestal automatisch ergens in het bericht vermeld.

De onderwerpregel is het eerste deel van uw e-mail dat de ontvanger te zien krijgt. Zorg er bij het invoeren van de onderwerpregel voor dat u belangrijke informatie opneemt, zoals waar de e-mail over gaat. Als u te vaag bent of helemaal geen onderwerpregel opneemt, kan uw bericht worden aangezien voor spam en worden verwijderd zonder ooit te worden gelezen.

In de body schrijft u het bericht dat u wilt verzenden. Uw bericht kan van alles zijn, van een professionele memo tot een notitie aan een vriend of familielid. Probeer te voorkomen dat u te veel in een e-mail schrijft en houd het beperkt tot de lengte van één scherm. Als u veel informatie heeft die moet worden verzonden, voeg deze dan toe als een bijgevoegd bestand.

Bijlagen zijn vergelijkbaar met bijlagen in traditionele post. Als u bestanden heeft die u met de ontvangers wilt delen, kunt u deze als bijlagen aan de e-mail toevoegen. Wees voorzichtig bij het openen van bijlagen die naar u zijn verzonden, aangezien deze virussen kunnen bevatten en open nooit een bijlage van iemand die u niet kent.

Bij sommige e-mailsystemen kunt u een handtekening invoeren die automatisch wordt weergegeven onder aan elk bericht dat u verzendt. Deze functie is optioneel en kan indien nodig worden in- en uitgeschakeld.