Met de taken van Outlook kunt u uw belangrijke takenlijstitems beheren.
Afbeelding tegoed: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
U kunt de Getting Things Done-methodologie van David Allen integreren met Microsoft Outlook 2013 met behulp van categorieën, follow-upvlaggen en prioriteiten. Hoewel u Outlook handmatig op uw pc kunt configureren om de GTD-methodologie te implementeren, bieden verschillende Outlook-invoegtoepassingen geavanceerde GTD-integratietools. U kunt taken rechtstreeks vanuit uw andere Outlook-items maken, zoals e-mail en afspraken, en deze vervolgens toewijzen aan projecten en actielijsten om u te helpen uw in-box efficiënter te verwerken.
Outlook handmatig configureren voor GTD
Stap 1
Voer elk van uw projecten in Outlook in als categorieën, zodat u items aan specifieke projecten kunt koppelen. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail, afspraak of taak, klik op 'Categoriseren' en vervolgens op 'Alle categorieën'. Klik op de knop "Nieuw...". Voeg elke projectnaam toe en wijs een kleur toe.
Video van de dag
Stap 2
Converteer andere Outlook-items naar taken zodra ze onder uw aandacht komen. U kunt bijvoorbeeld een e-mailbericht omzetten in een taak. Sleep een afspraak, e-mailbericht, contactpersoon of notitie over "Taken" in het navigatievenster om automatisch een nieuwe taak te maken van de inhoud van het item.
Stap 3
Wijs vlaggen en prioriteiten toe aan uw taken. Open een taak en klik vervolgens op de opdrachten in de groep Follow-up van het Home-lint in Taken om een vlag toe te voegen. Klik op de knop 'Prioriteit' in de groep Tags om een item te markeren als 'Hoog belang'. U kunt deze indicator gebruiken om uw actiepunten te markeren volgens de GTD-methodologie.
Stap 4
Bekijk je takenlijst per project, datum of belangrijkheid. Klik op "Taken" in het navigatievenster. Klik op het tabblad "Bekijken". Maak een keuze uit de weergave-opties die beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst in de groep Arrangement. Selecteer bijvoorbeeld "Categorieën" om uw taken op project te ordenen, "Startdatum" of "Vervaldatum" om uw taken op datum te rangschikken, of "Prioriteit" om uw taken op prioriteit te rangschikken.
De NetCentrics GTD Outlook-invoegtoepassing gebruiken
Stap 1
Download en installeer de gratis proefversie van de Getting Things Done Outlook-invoegtoepassing van NetCentrics. Deze invoegtoepassing is ontworpen om uw vermogen om Outlook-items te verwerken te vereenvoudigen volgens de methodologie van David Allen.
Stap 2
Maak een keuze uit de belangrijkste acties in de NetCentrics-werkbalk om uw Outlook-items in taken te verwerken. Selecteer bijvoorbeeld een van deze acties in de groep Getting Things Done van het Home-lint: "Actie", "Volgende actie", "Delegeren", "Uitstellen" of "Op een dag." Wanneer u een van deze opdrachten uit een e-mailitem selecteert, wordt een taak in de bijbehorende map gearchiveerd en wordt de actie toegewezen aan de taak.
Stap 3
Beheer al uw lopende projecten met Project Central. Klik op de knop "Project Central" in de groep Getting Things Done van het Home-lint. U kunt dit venster gebruiken om u te helpen taken in specifieke projecten te organiseren.
Stap 4
Genereer een projectrapport. Klik op de menuknop "Project" in Project Central en klik vervolgens op "Rapport maken...". Selecteer de opties die u in uw rapport wilt opnemen. Selecteer bijvoorbeeld "Vervaldatum" in de vervolgkeuzelijst Taken sorteren op. Klik op "OK" om uw rapport te genereren. Klik op de knop Afdrukken om uw rapport af te drukken -- het is gelabeld met een pictogram dat op een printer lijkt.
De TaskCracker voor Outlook-invoegtoepassing gebruiken
Stap 1
Download en installeer de gratis proefversie van 30 dagen van TaskCracker voor Outlook. TaskCracker helpt u bij het organiseren van uw Outlook-items met behulp van een visuele weergave van uw taken en projecten met een interface voor slepen en neerzetten.
Stap 2
Klik op de opdracht "Taakkraker openen" in de groep Openen van het lint Taakkraker. U kunt ook op "TaskCracker" klikken onderaan het deelvenster Mappen aan de linkerkant.
Stap 3
Organiseer uw taken op basis van prioriteit. Klik op een taak, sleep deze naar een ander kwadrant in het TaskCracker-scherm en laat deze vervolgens los om de taak aan die prioriteit toe te wijzen. U kunt deze methode gebruiken om snel acties toe te wijzen aan uw takenlijst zonder dat u elke afzonderlijke taak hoeft te openen.
