U kunt alleen een herinnering toevoegen als u de e-mail markeert.
Start Microsoft Outlook 2013 en klik op de knop "Nieuwe e-mail" om een nieuwe e-mail aan te maken. Stel uw e-mail op, klik op "Follow Up" in de groep Tags op het tabblad Bericht en selecteer "Herinnering toevoegen". Het venster Aangepast verschijnt.
Vink het vakje "Flag for Me" aan om een herinnering voor jezelf te maken. Selecteer het type vlag in het vak "Vlag naar". U kunt een "Follow-up", "Voor uw informatie", "Doorsturen", "Geen reactie nodig", "Lezen", "Beantwoorden", "Allen beantwoorden" of "Review" kiezen. Selecteer de startdatum voor de vlag in het vak "Startdatum" en de vervaldatum in het vak "Vervaldatum". Met de vlaggen kunnen mensen snel belangrijke e-mails vinden; e-mails kunnen worden gesorteerd op vlagstatus. Vink het vakje "Herinnering" aan en selecteer een datum en tijd voor de herinnering in de twee vervolgkeuzelijsten.
Vink het vakje "Markeren voor ontvangers" aan en vervolgens het vakje "Herinnering" om de e-mail voor de ontvangers te markeren en ook een herinnering voor hen toe te voegen. Selecteer het type vlag in het vak "Vlag naar" en stel vervolgens de datum en tijd voor de herinnering in met behulp van de twee vervolgkeuzelijsten. Klik op "OK" om de herinneringen aan de e-mail toe te voegen en klik vervolgens op "Verzenden" om het bericht te verzenden.
Klik op "Taken" in de linkerbenedenhoek van het Outlook 2013-venster en klik vervolgens op "Taken" om al uw taken te zien. Taken kunnen worden gesorteerd op onderwerp, vervaldatum, categorie of vlag.
Klik op de knop "Nieuwe taak" in de groep Nieuw op het tabblad Start om een nieuwe taak te maken en klik vervolgens op de knop "Taak toewijzen" in de groep Taak beheren op het tabblad Taak.
Selecteer de startdatum en vervaldatum voor de taak in de vakken "Startdatum" en "Vervaldatum". Selecteer een prioriteit voor de taak in de lijst "Prioriteit". U kunt een prioriteit "Hoog", "Normaal" of "Laag" kiezen.
Selecteer de status van de taak in het vak "Status". U kunt de status 'Niet gestart', 'In uitvoering', 'Voltooid', 'Wachten op iemand anders' of 'Uitgesteld' kiezen.
Vink het vakje "Een bijgewerkte kopie van deze taak op mijn takenlijst bewaren" aan als u de taak aan uw takenlijst wilt toevoegen en deze automatisch wilt bijwerken. Vink het vakje "Stuur mij een statusrapport wanneer deze taak is voltooid" aan als u een melding wilt ontvangen wanneer de ontvanger de taak voltooit.
Tip
U kunt zowel voor uzelf als voor de ontvangers herinneringen in dezelfde e-mail plaatsen als de vakjes "Vlag voor mij" en "Vlag voor ontvangers" beide zijn aangevinkt.
Om herinneringen en vlaggen te verwijderen, opent u de e-mail, klikt u op "Follow Up" en selecteert u vervolgens "Herinnering toevoegen". Schakel de selectievakjes "Vlag voor mij" en "Vlag voor ontvangers" uit om de vlaggen en herinneringen te verwijderen. Als u alleen de herinneringen wilt verwijderen, schakelt u de vakjes "Herinnering" uit. Houd er rekening mee dat u geen herinnering kunt hebben zonder een vlag.
Als u een bestaande taak wilt verzenden, opent u deze en klikt u op 'Taak toewijzen'. U kunt de taak bewerken voordat u deze verzendt.
U kunt een taak herhalen door op de knop "Herhaling" in de groep Terugkeerpatroon te klikken en de juiste herhalingsopties te kiezen.
Terugkerende taken blijven in uw takenlijst staan, maar worden nooit bijgewerkt. U kunt echter voor elke voltooide gebeurtenis een statusrapport ontvangen als u het vakje "Stuur mij een statusrapport wanneer deze taak is voltooid" aanvinkt.
Waarschuwing
Wees voorzichtig bij het verzenden van herinneringen met uw e-mails. Sommige mensen kunnen boos worden als de herinnering afgaat, vooral als ze aan het werk zijn. Om dit mogelijke probleem te omzeilen, markeert u de e-mail voor de ontvanger zonder het vakje 'Herinnering' aan te vinken.
U kunt een taak niet aan meerdere personen toewijzen. U kunt uw taak echter in verschillende kleinere taken verdelen en elke taak aan een andere persoon toewijzen.
