Deze Microsoft Excel-trucs zijn een redder in nood geweest voor mijn workflow

Wanneer u met een spreadsheet werkt, zijn snelkoppelingen en tips waarmee u taken sneller of beter kunt voltooien, van onschatbare waarde. Vergelijkbaar met manieren om verbeter uw workflow in Microsoft Word, Excel heeft zijn eigen reeks handige trucs.

Met deze lijst met handige tips kunt u vervelend werk elimineren, snel bewerkingen uitvoeren, fouten verminderen en grafieken invoegen of tafels met een klik. Gebruik er één of gebruik ze allemaal om uw dagelijkse Excel-taken een fluitje van een cent te maken.

Voer speciale plakbewerkingen uit

Knippen en plakken zijn eenvoudige acties die de meeste mensen weten te gebruiken. Excel biedt echter verschillende speciale plakopties waarmee u gegevens kunt plakken en tegelijkertijd basisvergelijkingen kunt uitvoeren.

Dit betekent dat u kunt toevoegen, aftrekken, vermenigvuldig of deel elke waarde in een celbereik door een specifiek getal met plakken speciaal.

Stap 1: Kopieer de cel met het getal dat u in uw berekening wilt gebruiken op een van deze manieren:

• Klik met de rechtermuisknop en selecteer Kopiëren.
• Selecteer Kopiëren in het Klembordgedeelte van het lint op de Thuis tabblad.
• Gebruik de sneltoets Ctrl + C op Windows of Commando + C op Mac.

Stap 2: Selecteer de cellen die de waarden bevatten waarin u de berekening wilt uitvoeren.

Stap 3: Open de Speciaal plakken menu op een van deze manieren:

• Klik met de rechtermuisknop en kies Speciaal plakken.
• Selecteer Plakken > Speciaal plakken in het Klembordgedeelte van het lint op de Thuis tabblad.

Stap 4: Wanneer de Speciaal plakken verschijnt, kiest u de berekening die u wilt uitvoeren in het venster Operatie sectie.

Stap 5: Klik OK.

Vervolgens ziet u uw gegevensupdate terwijl de berekening is uitgevoerd. U hoeft zich geen zorgen te maken over handmatig toevoegen, aftrekken, vermenigvuldigenof het verdelen van een groep cellen, wat een vervelende klus is en de kans op fouten vergroot.

Leer van functies te houden

Functies en formules kunnen intimiderend zijn. Maar zodra u ze gaat gebruiken, zult u beseffen hoeveel tijd ze u kunnen besparen. Bovendien verkleint u de kans op fouten als u berekeningen handmatig uitvoert.

Als u nog nooit functies heeft gebruikt, kunt u beginnen met de basisbeginselen van som, gemiddelde, minimum, maximum en aantal.

Stap 1: Selecteer de cel waarin u de functie wilt gebruiken. Dit is de cel waarin de formule zich bevindt en het resultaat ervan wordt weergegeven.

Stap 2: Selecteer de pijl naast AutoSom in de Bewerken gedeelte van het lint op de Thuis tabblad. Kies de berekening die u wilt gebruiken.

Stap 3: Je ziet de Fzalving verschijnen in de cel in afwachting van de waarden die u wilt gebruiken.

Stel dat u de waarden in de cellen A1 tot en met A5 wilt optellen. Sleep door dat celbereik of voeg het toe na het openingshaakje in de formule als A1:A5. Zorg ervoor dat u de formule afsluit met een haakje sluiten, zoals in de bovenstaande schermafbeelding.

Stap 4: Druk de Binnenkomen of Opbrengst sleutel.

Vervolgens ziet u uw berekening uitgevoerd op basis van de functie die u hebt geselecteerd.

Ga voor de volledige set functies die beschikbaar zijn in Excel naar de Formules tabblad. Gebruik vervolgens de functiebibliotheek op het lint om een ​​logisch bestand te kiezen functie zoals ALS of referentie functie zoals VERT.ZOEKEN.

Gebruik snelle analyse om indelingen, grafieken, totalen en tabellen toe te voegen

Excel helpt u cellen automatisch op te maken met voorwaardelijke opmaak, grafieken met aanbevelingen te maken, tabellen in te voegen en draaitabellenen krijg de totalen. Maar wat je misschien niet weet, is dat je dit soort dingen supersnel kunt doen met de snelle analysetool. Dit is hoe het werkt.

Stap 1: Selecteer een celbereik waarin u een van de bovenstaande acties wilt uitvoeren.

Stap 2: Selecteer de Snelle analyse knop die in de hoek van het celbereik wordt weergegeven. U kunt ook met de rechtermuisknop klikken en selecteren Snelle analyse.

Je ziet dan een klein vakje met een lijst met de acties en beschikbare opties voor elk. Deze variëren afhankelijk van het type gegevens in uw cellen, dus laten we eens kijken naar een voorbeeld.

Hier hebben we de cijfers van studenten en het celbereik omvat namen, lettercijfers, numerieke cijfers en geslaagd/niet-geslaagd-tekst. Wanneer we de tool voor snelle analyse openen, kunnen we voorwaardelijke opmaak toepassen, een diagram invoegen, totalen ophalen, een tabel maken of sparklines toevoegen.

Stap 3: Selecteer eenvoudig het tabblad voor de gewenste actie en kies vervolgens de optie voor die actie.

Boom! Je hebt jezelf zojuist een hoop tijd bespaard door een van deze dingen helemaal opnieuw te doen.

Patronen en formules voor automatisch aanvullen

Microsoft Excel biedt een handige functie voor automatisch aanvullen waarmee u cellen eenvoudig kunt vullen. Jij kan voer een aantal items in een lijst in, zoals maanden van het jaar, en voeg de resterende items toe door te slepen. Automatisch aanvullen helpt u ook knippen en plakken formules die u maakt met de eerder genoemde functies.

Patroonvulling: voer (minstens) twee lijstitems in, selecteer de cel die de tweede bevat en gebruik vervolgens de vulgreep (plusteken op de celrand) om door de resterende cellen te slepen. U kunt bijvoorbeeld januari en februari, maandag en dinsdag, of zelfs A en B invoeren. Vul vervolgens de rest van de cellen!

Formule vulling: Selecteer de cel die de formule bevat en gebruik de vulgreep om de formule naar de resterende cellen te slepen. Opmerking: Als u absolute in plaats van relatieve verwijzingen gebruikt, moet u de formules aanpassen nadat u ze heeft ingevuld.

Tip: U kunt de resterende cellen vullen zodat deze overeenkomen met het aantal rijen dat al is gevuld door eenvoudigweg op de vulgreep te dubbelklikken.

Automatisch aanvullen is een enorme tijdbesparende tool in Microsoft Excel.

Kopieer vanaf de statusbalk

De statusbalk onder aan de applicatie is handig voor het bekijken van snelle berekeningen zoals som, gemiddelde en aantal. Maar met een update naar Excel voor Windows in maart 2022, kunt u deze berekeningen daadwerkelijk met één klik kopiëren.

Hoewel deze functie mogelijk nog steeds beschikbaar is voor gebruikers en je deze misschien nog niet ziet, is het zeker een functie om op je radar te houden.

Stap 1: Zorg er eerst voor dat u de berekeningen gemarkeerd heeft, zodat ze in de statusbalk verschijnen. Om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op de statusbalk en selecteert u elke statusbalk om er een vinkje naast te plaatsen.

Stap 2: Selecteer de cellen om de gewenste berekening weer te geven in de statusbalk.

Stap 3: Selecteer vervolgens de berekende waarde in de statusbalk. Hierdoor wordt het op uw klembord geplaatst.

Stap 4: u kunt de waarde vervolgens in uw spreadsheet of een geheel andere toepassing plakken.

De mogelijkheid om waarden rechtstreeks vanaf het klembord te kopiëren zorgt ervoor dat u een formule of functie niet handmatig hoeft in te voeren, maar toch het gewenste resultaat krijgt — sneller dan ooit!

Wil je nog meer? Kijk eens naar deze extra Excel-tips voor het beheersen van uw spreadsheet.

Aanbevelingen van de redactie

• Kantoor gebruiken? Uw pc kan gevaar lopen als gevolg van deze Microsoft-wijziging
• Maak geen nieuwe PowerPoint zonder deze 3 trucs te kennen
• Microsoft is bezig met het uitfaseren van het standaard Office-lettertype. Dit is wat het zou kunnen vervangen
• Microsoft Word, PowerPoint en Excel werken nu sneller op de nieuwe M1 Macs van Apple
• Werken vanuit huis? Mis deze uitstekende Microsoft Office 365-deal niet

Upgrade uw levensstijlMet Digital Trends kunnen lezers de snelle technische wereld in de gaten houden met het laatste nieuws, leuke productrecensies, inzichtelijke redactionele artikelen en unieke sneak peeks.