Een back-up maken van e-mails, contactpersonen en meer in Outlook

Voor veel professionals is Microsoft Outlook het centrum van hun workflow. Als dat het geval is, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt van de bestanden van de toepassing (uw e-mailrecords, contacten en agenda's) op een veilige locatie. Op dezelfde manier is het, als u naar een nieuwe pc verhuist, een stuk eenvoudiger om een ​​enkel bestand opnieuw te laden dan om het moeizame proces van het opnieuw instellen van uw e-mailaccounts te doorlopen. Gelukkig maakt Outlook het eenvoudig om handmatig een back-up van uw account en instellingen te maken en deze opnieuw te importeren voor eenvoudige installatie. De onderstaande gids is van toepassing op Office 2010, Office 2013 en Office 2016.

Een back-up maken van uw bestanden

Stap 1: Om te beginnen met het maken van een back-up van uw bestanden in Outlook 2013 en 2016, klikt u op de Bestand menu en selecteer Openen en exporteren vanuit het linkermenu.

Stap 2: Klik op de Importeren/exporteren om de Import- en Exportwizard te openen, waarmee u ook uit het aanraakvriendelijke menusysteem wordt verwijderd. Voor de volgende stappen kunt u het beste een conventioneel toetsenbord en muis of touchpad gebruiken. Klik in Outlook 2010 op Bestand, selecteren Opties, en klik Geavanceerd.

Stap 3: Klik Exporteren om de wizard te openen. De volgende stappen zijn identiek voor alle drie de versies van Outlook.

Stap 4: Selecteer Exporteren naar een bestand uit de actielijst en klik Volgende, wat zal resulteren in twee opties. Selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst), en klik Volgende opnieuw. Selecteer op het volgende scherm van welke bestanden en mappen u een back-up wilt maken. Meestal wilt u een volledige back-up van de bestanden voor één account maken. Om dit te doen, klikt u eenvoudig op het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, op het eerste item in de lijst, en klikt u op Volgende. Zeker weten dat Inclusief submappen is aangevinkt, zodat u alle informatie vastlegt.

Stap 5: Als u meer controle wilt over waarvan u een back-up maakt, klikt u op een afzonderlijke e-mailmap, op de sectie Contactpersonen of Agenda's of op een van de andere opties in de lijst. Standaard wordt er ook een back-up gemaakt van alle mappen in een geselecteerde map. Om dit gedrag uit te schakelen, schakelt u het gemarkeerde vakje uit Inclusief submappen. Als u specifieke e-mailberichten uit de back-up wilt verwijderen, zoals e-mail die naar of van uw persoonlijke adres is verzonden, klikt u op filters. Op dit scherm kunt u zoeken op woord, onderwerp of hoofdtekst, van of naar adres of tijd. Meer geavanceerde filters, waaronder grootte, vlaggen en belangrijkheidsbeoordelingen, zijn beschikbaar via de Merts keuzes En Geavanceerd tabbladen. Wanneer u klaar bent met het instellen van uw filters, klikt u op OK om terug te keren naar het exportmenu.

Stap 6: In het volgende scherm kunt u de locatie en naam van uw back-upbestand selecteren. Klik Blader, navigeer vervolgens naar de gewenste map, geef het bestand een naam en klik op OK. Het browservenster wordt dan gesloten.

Stap 7: Klik Finish. U kunt voor extra veiligheid een wachtwoord aan dit bestand toevoegen, of beide velden leeg laten als u geen wachtwoord wilt toewijzen. Dan klikken OK om het back-upbestand te maken. Houd er rekening mee dat het enkele seconden kan duren als u een heleboel e-mails in Outlook hebt opgeslagen.

Back-ups beheren

Het PST-bestand dat u zojuist hebt gemaakt, kan net als elk ander bestand worden verplaatst of gekopieerd. Dit maakt het gemakkelijk om het veilig te houden; plaats het gewoon op een USB-station, sleep het naar een externe harde schijf of upload het naar de cloud om uw e-mails fysiek gescheiden van uw computer bij te houden. Houd er rekening mee dat het bestand vrij groot is (1.000 e-mails komen in onze tests neer op ongeveer 100 MB) en dat u het dus mogelijk niet via de gebruikelijke kanalen kunt verzenden.

Houd er rekening mee dat dit geen live bestand is, wat betekent dat er geen e-mails die u ontvangt of verzendt, worden opgenomen of geback-upt na jij creëert het. Voor een actueler bestand slaat Outlook uw e-mails en andere instellingen automatisch op in een PST-bestand in de Documenten > Outlook-bestanden map onder uw gebruikersnaam. Dit bestand is altijd up-to-date, maar omdat het lokaal is opgeslagen, is het kwetsbaar voor fouten. U kunt het risico beperken dat u recente e-mails, agenda-items en contactpersonen kwijtraakt door een back-up- of cloudopslagprogramma in te stellen om de map Outlook-bestanden te controleren.

Back-ups importeren

Stap 1: Het proces voor het importeren van PST-back-upbestanden is vergelijkbaar met het maken ervan. Klik in Outlook 2013 en 2016 op Bestand in het hoofdvenster van Outlook en selecteer Openen en exporteren uit de vele opties. Selecteer vervolgens Importeren/exporteren om de wizard Importeren en exporteren te openen. Klik in Outlook 2010 op Bestand, selecteer Open”, en klik Importeren. De onderstaande stappen zijn van toepassing op alle drie de versies van Outlook.

Stap 2: Klik Importeren vanuit een ander programma of bestand, gevolgd door Volgende. Selecteer daarna Outlook-gegevensbestand en klik Volgende opnieuw. Klik Bladeren navigeer naar het bestand dat u wilt importeren, op uw lokale computer, op een extern apparaat of ergens op een verbonden netwerk. In de Opties In het gebied kunt u ervoor kiezen dubbele e-mails en contacten te vervangen door geïmporteerde items, het aanmaken van duplicaten toe te staan ​​of eenvoudigweg geen duplicaten te importeren.

Stap 3: Als de back-up waaruit u importeert nieuwer is dan de e-mails die u momenteel in Outlook heeft, selecteert u Vervang duplicaten. Als de back-up ouder is dan de huidige e-mails in Outlook, selecteert u Importeer geen duplicaten. Het is over het algemeen niet nodig om te selecteren Sta toe dat duplicaten worden gemaakt tenzij u weet dat u specifieke informatie nodig heeft uit zowel de oude als de nieuwe bestanden. Klik Volgende wanneer u klaar bent om verder te gaan.

Stap 4: Selecteer op dit scherm welke mappen u wilt importeren en waar u ze wilt importeren. Als u de informatie uit één account importeert, klikt u gewoon op Outlook-gegevensbestand. U kunt ook individuele mappen selecteren of het bestand filteren, net als in het gedeelte hierboven. Klik Finish wanneer u klaar bent, en als u daarom wordt gevraagd, voert u het wachtwoord in dat aan uw bestand is gekoppeld. Dat is het! Uw e-mails en andere instellingen verschijnen in Outlook zodra het importproces is voltooid.

Aanbevelingen van de redactie

• Verspil uw geld niet aan een MacBook Air. Koop dan gewoon een Chromebook
• Gedraagt ​​uw Mac zich vreemd? Hier leest u hoe u het PRAM en SMC kunt resetten
• Binnenkort kun je in Outlook met emoji’s ‘reageren’ op e-mails
• Zoom toevoegen aan uw Outlook-account
• Werken vanuit huis? Mis deze uitstekende Microsoft Office 365-deal niet