Blokkeer vakanties in Outlook zodat collega's weten dat u weg bent.
Afbeelding tegoed: Robert Daly/OJO Images/Getty Images
Blokkeer met Microsoft Outlook 2013 vakantiedagen in uw agenda door simpelweg een afspraak met uzelf te maken. Als uw kantoor Microsoft Exchange gebruikt, kunt u automatische antwoordberichten aanpassen die alleen naar mensen in uw organisatie, terwijl u een ander bericht stuurt naar iemand anders die u een e-mail stuurt terwijl u weg bent. Als u Exchange niet gebruikt, kunt u nog steeds automatische antwoorden op berichten vanuit Outlook verzenden, maar u moet uw computer aan laten staan terwijl u weg bent.
Boekingstijd in uw agenda
Stap 1
Open Agenda in Outlook 2013, sleep de cursor over de dagen dat u op vakantie bent en klik met de rechtermuisknop op het gemarkeerde tijdsblok. U kunt ook gewoon op de knop "Nieuwe afspraak" klikken en de begin- en eindtijden in de daarvoor bestemde menu's invoeren.
Video van de dag
Stap 2
Typ "Vakantie!" of een andere toepasselijke titel voor uw vrije tijd in het vak "Onderwerp". Voer desgewenst een locatie in het vak "Locatie" in. "Hawaii" werkt altijd goed, ook als je maar een week thuisblijft om Netflix te kijken.
Stap 3
Klik op het vak "Weergeven als" in de groep Opties onder het tabblad Afspraak en selecteer "Niet op kantoor" zodat iedereen met toegang tot uw agenda kan zien wanneer u weg bent. Klik op "Opslaan en sluiten" om uw vakantieplannen af te ronden - tenminste wat uw Outlook-agenda betreft.
Automatische antwoorden met uitwisseling
Stap 1
Klik op het menu "Bestand" in Outlook 2013 en selecteer "Automatische antwoorden (niet aanwezig)". Als deze optie niet beschikbaar is, hebt u geen Microsoft Exchange-account. Het venster Automatische antwoorden wordt geopend.
Stap 2
Klik op de optie "Automatische antwoorden verzenden". Merk op dat het tabblad "Binnen mijn organisatie" is geselecteerd.
Stap 3
Klik op het grote tekstveld en typ het bericht dat u naar iedereen binnen uw organisatie wilt sturen terwijl u weg bent. Dit moet normaal gesproken de datum bevatten waarop u terugkeert. Als iemand u dekt terwijl u weg bent, kunt u desgewenst de contactgegevens van die persoon of uw contactgegevens voor noodgevallen opnemen. Gebruik de opmaakopties boven het tekstveld om de opmaak aan te passen, net zoals bij elk e-mailbericht.
Stap 4
Klik op het tabblad "Buiten mijn organisatie" als u wilt dat Outlook ook automatisch antwoordt op mensen die niet in uw bedrijf werken. Klik op de optie "Automatisch beantwoorden aan mensen buiten mijn organisatie". Selecteer de optie "Alleen mijn contacten" of "Iedereen buiten mijn organisatie". De tekst die je hebt gebruikt voor automatische antwoorden binnen je organisatie verschijnt automatisch in het berichttekstveld. Bewerk dit bericht naar wens of verwijder het en schrijf een ander bericht.
Stap 5
Klik op de menu's "Starttijd" en "Eindtijd" om de datum en tijd te selecteren waarop u op vakantie gaat en wanneer u naar kantoor terugkeert. Outlook verzendt uw automatische antwoord gedurende deze periode.
Stap 6
Schakel automatische antwoorden uit als u eerder terugkeert door op het menu "Bestand" te klikken en vervolgens op de knop "Uitschakelen" onder de optie Automatische antwoorden te klikken.
Automatische antwoorden zonder uitwisseling
Stap 1
Klik op de knop "Nieuwe e-mail" in Outlook 2013. Typ een toepasselijke titel in de regel 'Onderwerp', zoals 'Deze week afwezig', en typ vervolgens een afwezigheidsbericht in het veld 'Bericht'.
Stap 2
Selecteer "Opslaan als" in het menu Bestand. Klik op het menu 'Opslaan als type' en selecteer 'Outlook-sjabloon'. Standaard is de bestandstitel hetzelfde als uw onderwerpregel, maar u kunt dit indien nodig wijzigen. Klik op de knop "Opslaan".
Stap 3
Klik op de knop "Regels" op het tabblad Start van het lint. Selecteer "Regels en waarschuwingen beheren" in het vervolgkeuzemenu. Het venster Regels en waarschuwingen wordt geopend.
Stap 4
Klik op de knop "Nieuwe regel". Dit opent de wizard Nieuwe regels. Klik op de optie "Regels toepassen op berichten die ik ontvang" in het gedeelte Begin met een lege regel. Klik volgende." Er verschijnt een lijst met opties om te filteren wie uw afwezigheidsbericht wel of niet mag ontvangen. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat het bericht alleen naar berichten wordt verzonden als uw naam in het vak "Aan" staat. veld en niet het veld "CC", of u kunt specificeren dat het antwoord alleen wordt verzonden naar berichten met hoge belang.
Stap 5
Selecteer de opties om te bepalen wie het automatische antwoord wel of niet krijgt. Als u de opties leeg laat, wordt het automatische antwoord verzonden naar iedereen die u een e-mail stuurt. Klik volgende."
Stap 6
Klik op de optie "Beantwoorden met een specifieke sjabloon" in de sectie Stap 1 en klik vervolgens op de link "een specifieke sjabloon" in de sectie Stap 2. Er wordt een navigatievenster geopend. Klik op het menu "Zoeken in" en selecteer "Gebruikerssjablonen in bestandssysteem" en dubbelklik vervolgens op de sjabloon voor automatisch beantwoorden van berichten die u zojuist een paar minuten geleden hebt gemaakt.
Stap 7
Klik op de knop "Volgende", controleer uw keuzes en klik nogmaals op "Volgende". Klik op "Voltooien". Laat Outlook actief op uw computer. Als de computer in de sluimerstand gaat, wordt afgesloten of als Outlook wordt gesloten, wordt het automatische antwoordbericht naar niemand verzonden.
Stap 8
Tik op het pictogram "Zoeken" op het startscherm van Windows 8.1, typ "slaap" en selecteer "Energie- en slaapinstellingen". Klik het menu "Slaap" en selecteer "Nooit". Op een laptop is dit alleen beschikbaar in de "When Pluged In, Turn Off After" menu.
Stap 9
Schakel het automatisch beantwoorden uit wanneer u terugkeert van vakantie door terug te gaan naar de optie "Regels en waarschuwingen beheren" via de knop Regels. Klik op het vinkje naast de regel om het automatische antwoord uit te schakelen en klik op 'Toepassen'. Vergeet niet de slaapstand van uw computer terug te zetten naar normaal.
Tip
Als uw kantoor Microsoft Exchange gebruikt, kunt u een collega een gemachtigde maken voor uw e-mails en agenda wanneer u weg bent. Klik op het tabblad 'Bestand' van Outlook 2013 en selecteer 'Accountinstellingen', klik op 'Toegang gemachtigden' en klik vervolgens op 'Toevoegen'. Typ de naam van uw collega, selecteer het en klik op 'Toevoegen'. U kunt vervolgens specificeren wat de gemachtigde kan doen, zoals vergaderingen namens u accepteren, in de machtigingen voor gemachtigden dialoog venster. Uw gemachtigde heeft dan toegang tot uw account.
