E-mail is een essentiële vorm van zakelijke communicatie geworden. Hoewel persoonlijke e-mail informeel is, vereist e-mailen voor bedrijven professionaliteit en beleefdheid. De basisonderdelen van een papieren zakelijke brief zijn ook van toepassing op internetcorrespondentie.
Onderwerp
Maak de onderwerpregel kort en nauwkeurig. Vermijd het gebruik van aanduidingen die het spamfilter van de ontvanger kunnen activeren, zoals 'Re', een traditionele afkorting voor kantoormemo's voor 'Betreffende' of 'Fwd', wat een doorgestuurd e-mailbericht betekent. Vul altijd de onderwerpregel in; als u het blanco laat, kan uw bericht ook in de spammap terechtkomen.
Video van de dag
Begroeting
Gebruik een professionele aanhef voor zakelijke e-mailberichten. "Geachte heer Foster" maakt een veel betere indruk dan "Hey, Bob" en weerspiegelt uw imago als ondernemer. Laat een lege regel achter na de aanhef en begin dan met de hoofdtekst van de e-mail. Dit patroon maakt het hele bericht gemakkelijker te lezen voor de ontvanger.
Lichaam
Volg de standaardrichtlijnen voor zakelijke brieven voor de hoofdtekst van uw e-mail. Gebruik beleefde taal om een verzoek te doen of een punt uit te leggen. Als je niet zeker weet of de ontvanger je zal herinneren of als je voor het eerst contact maakt, stel jezelf dan voor in de eerste regel. "Bedankt dat je afgelopen donderdag met me hebt gesproken over het Johnson-contract" zal het geheugen van de ontvanger opfrissen voordat je ingaat op de details van het betreffende bedrijf.
Handtekening
Voeg een lege regel toe na de hoofdtekst van de e-mail, nogmaals om het bericht gemakkelijker te maken voor de ogen, en beëindig het bericht met een beleefde afmelding, zoals 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet' of zelfs 'Bedankt'. Voeg na uw naam uw e-mailadres, telefoon toe nummer. uw titel met het bedrijf en zelfs het adres van het kantoor indien gewenst. Dit biedt de ontvanger al uw contactgegevens op één plek.
Twee keer lezen, één keer verzenden
Voordat u op "Verzenden" klikt, moet u de e-mail opnieuw lezen om naar problemen te zoeken: Is het e-mailadres van de ontvanger correct in het veld "Aan" veld, is er een toepasselijke regel in het veld "Onderwerp" en is het bericht vrij van spelling, context of grammatica fouten. Controleer ook uw handtekening en contactgegevens.
Blijf Professioneel
Gebruik alleen zwarte tekst op een witte achtergrond. Kies een zakelijk lettertype, zoals Times New Roman of Courier. Gebruik geen gekleurde, ronde lettertypen, grafisch zware achtergronden, emoticons of internettaal, zoals "LOL" (Laughing Out Loud). Vermijd het typen van een bericht in hoofdletters, wat wordt beschouwd als schreeuwen in tekstvorm. Als u een zakelijke e-mail naar een groot aantal ontvangers verzendt, gebruikt u de optie Blind Carbon Copy (BCC). Op die manier is het e-mailadres van elke lezer beschermd en komt het minder snel op iemands spamlijst terecht.
