Een vergadering opzetten in Outlook Agenda.
Afbeelding tegoed: Schermafbeelding met dank aan Microsoft.
Omdat Microsoft Outlook uw e-mail, agenda en contacten integreert, kan het verzenden van een vergaderverzoek een vrij eenvoudige taak zijn. Door simpelweg de namen in te voeren van de mensen die je uitnodigt, de tijd en de locatie, en op de knop Verzenden te drukken, wordt de klus geklaard. Microsoft heeft echter veel extra functies in deze taak gestopt, die uw vergaderverzoek kunnen verbeteren, vooral als uw kantoor Microsoft Exchange gebruikt.
Stap 1
Het pictogram Nieuwe vergadering bevindt zich onder het tabblad Start van de agenda.
Afbeelding tegoed: Schermafbeelding met dank aan Microsoft.
Start Outlook en klik op de Kalender icoon onderaan het linkermenu. Klik op het tabblad Startpagina Agenda op de Nieuwe vergadering icoon. Als u een nieuwe vergadering wilt maken, waar u ook bent in Outlook, kunt u ook op drukken Ctrl-Shift-Q.
Video van de dag
Stap 2
Voer de details van de vergadering in.
Afbeelding tegoed: Schermafbeelding met dank aan Microsoft.
Voer de details van de vergadering in de daarvoor bestemde velden in. Plaats uw cursor in de Onderwerp veld en typ een naam voor de vergadering. Selecteer de Plaats veld en typ een adres, gebouw of kamer. Klik in de Starttijd en Eindtijd" velden en specificeer de begin- en eindtijden van de vergadering. U kunt ook de. selecteren De hele dag selectievakje voor evenementen die 24 uur duren, van middernacht tot middernacht op de opgegeven datums. Selecteer de Bericht veld onderaan het dialoogvenster als u een geschikt bericht voor de genodigden moet typen.
Als uw kantoor Microsoft Exchange gebruikt, heeft u mogelijk ook een: Kamers optie, zodat u kunt zien of een specifieke ruimte beschikbaar is en deze kunt reserveren voor uw vergadering.
Stap 3
Open uw Outlook-contactpersonen door op Adresboek te klikken.
Afbeelding tegoed: Schermafbeelding met dank aan Microsoft.
Als u de namen wilt invoeren van de mensen die u wilt uitnodigen, selecteert u de Tot veld. Als iemand nog niet in uw Outlook-contactpersonen staat, kunt u eenvoudig hun e-mailadressen invoeren. Om uw adresboek te openen, klikt u op de Ontmoeting tabblad, selecteer deelnemers en klik Adresboek.
Het menu Deelnemers biedt u ook de mogelijkheid om een geplande vergadering te annuleren en antwoordopties op te geven voor ontvangers, waaronder het geven van ontvangers de mogelijkheid om een ander tijdstip voor te stellen voor de ontmoeting.
Stap 4
Klik op het pictogram Plannen om te zien wanneer uw agenda vrij is.
Afbeelding tegoed: Schermafbeelding met dank aan Microsoft.
Klik op de Schema pictogram net onder het pictogram Vergadering onder het tabblad Start als u wilt controleren of de vergadering in uw schema past. De agenda's van de ontvangers kunnen ook verschijnen als u zich op hetzelfde Exchange-netwerk bevindt en als u toestemming hebt om hun agenda's te bekijken.
Als u een Exchange-gebruiker bent, klikt u op Planningsassistent om de beste tijd en plaats te vinden om elkaar te ontmoeten op basis van de schema's van de ontvangers en de beschikbaarheid van kamers.
Stap 5
Klik op Opties om een afspraakherinnering in te stellen.
Afbeelding tegoed: Schermafbeelding met dank aan Microsoft.
Klik op de Opties pictogram onder het tabblad Vergadering om te selecteren hoe u wilt dat de vergadertijd in uw agenda wordt weergegeven. Met de extra opties hier kunt u ook een herinnering voor een vergadering instellen en specificeren of de vergadering terugkerend zal zijn of niet, bijvoorbeeld voor het instellen van wekelijkse of maandelijkse vergaderingen.
Stap 6
Controleer uw verzoek voordat u het verzendt.
Afbeelding tegoed: Schermafbeelding met dank aan Microsoft.
Klik op de Beoordeling om de spelling en grammatica in uw vergaderverzoek te controleren. Merk op dat de extra opties hier u de mogelijkheid bieden om het verzoek in andere talen te vertalen, evenals om tijdzones te controleren en zelfs om toegang te krijgen tot een thesaurus.
