De nadelen van spreadsheets

Spreadsheettoepassingen bieden computergebruikers een gemakkelijke manier om gegevens te verzamelen, te volgen en te rapporteren. Door gebruik te maken van een aantal krachtige functies kunnen gebruikers snel en eenvoudig uitgebreide rapporten samenstellen en de basis leggen voor geavanceerde analyse. Ondanks deze voordelen hebben spreadsheets echter een aantal nadelen die voor onervaren gebruikers een uitdaging vormen en gebruikers ervan weerhouden de software effectief te gebruiken.

Spreadsheettoepassingen bieden een uitgebreide bibliotheek met ingebouwde functies, en gebruikers die aanvullende, meer geavanceerde functies nodig hebben, kunnen zelfs hun eigen functionaliteit programmeren. Veel van de functies in krachtige spreadsheettoepassingen zoals Microsoft Excel vereisen echter dat de gebruiker veel complexe formules kent en handmatig invoert. Volgens de officiële Microsoft-website kunnen gebruikers van Excel-spreadsheets basisfuncties selecteren uit pictogrammen bovenaan de spreadsheetweergave, maar gebruikers moeten meer geavanceerde functies oproepen door handmatig een formule of opdracht in een spreadsheet in te voeren cel. Gebruikers die een hoger bedieningsniveau nodig hebben, kunnen de eigen programmeertaal van Microsoft gebruiken, Visual Basic for Applications (VBA), om de functionaliteit te creëren, volgens de Excel-referentie van Microsoft website; om aan deze behoefte te voldoen en deze taak uit te voeren, moeten gebruikers echter enige bekendheid hebben met de VBA-taal.

Spreadsheet-applicaties kunnen enigszins intimiderend lijken voor niet-ingewijde gebruikers, en deze overweldigende eerste indruk kan ertoe leiden dat gebruikers de applicaties voor onbedoelde doeleinden gebruiken. Volgens het Oregon Department of Fish and Wildlife mogen gebruikers spreadsheetprogramma's alleen gebruiken voor: doeleinden van gegevensverzameling en -analyse op korte termijn, niet voor de gegevensopslag op lange termijn die veel gebruikers poging. Bovendien kunnen sommige toepassingen van spreadsheets, met name het sorteren en delen van gegevens, beter worden afgehandeld in databases; het Oregon Department of Fish and Wildlife geeft specifiek aan dat spreadsheets beperkte sortering, bevraging en vaardigheden delen terwijl programmeurs databasetoepassingen ontwerpen zoals Microsoft Access en Apple Filemaker om deze te bedienen doeleinden. Omdat veel gebruikers onbekend blijven met de mogelijkheden van spreadsheets, kunnen ze spreadsheets voor deze databasefuncties ineffectief blijven gebruiken.

Hoewel spreadsheet-applicaties met gemak zeer geavanceerde en zeer complexe berekeningen kunnen uitvoeren, beperken de softwarepakketten vaak de eenvoudige functionaliteit of laten deze zelfs helemaal weg. Volgens Murdoch University missen spreadsheets de mogelijkheid om eenvoudige algebraïsche vergelijkingen en spreadsheets te berekenen gebruikers kunnen aanzienlijke problemen ondervinden wanneer ze een grafiek proberen te maken van een functie die tal van algebraïsche variabelen. Veel gebruikers proberen ook korte beschrijvingen te typen of tekstgegevens in spreadsheetcellen in te voeren; omdat spreadsheets bijna uitsluitend draaien om cijfers in plaats van letters, bestaan ​​er misschien geen eenvoudige tekstverwerkingsfuncties. De afwezigheid van tekstverwerkingsfuncties zoals spellingcontrole en alinea-opmaak kan problemen opleveren voor gebruikers die aanzienlijke hoeveelheden tekst invoeren, documentatie insluiten of een uitgebreide spreadsheet willen maken koppen.