Wat is een tabel in Microsoft Access?

Microsoft Access is een softwaretoepassing die wordt gebruikt om databases te maken. MS Access wordt geleverd met Microsoft Office Suite, maar kan afzonderlijk worden aangeschaft. MS Access-databases slaan gegevens op in tabellen en kunnen bestaan ​​als een enkel bestand dat elementaire gegevensopslag en -opvraging mogelijk maakt. Elk databasebestand bestaat uit objecten, waaronder tabellen, query's, formulieren en rapporten.

Databases hebben de functie van gegevensverzameling, -beheer en -opslag. MS Access-databases worden voor persoonlijk en/of zakelijk vaak gebruikt voor gegevensopslag van adresboeken, klantinformatie, mailinglijsten of inventarislijsten. Het oproepen van de database-inhoud is intuïtief en kan worden opgevraagd, afgedrukt of op internet worden gepubliceerd.

MS Access-tabellen zijn de belangrijkste objecten in het Access-bestand, omdat ze de gegevens bevatten die in de database zijn opgeslagen. Tabellen bestaan ​​uit rijen en kolommen en maken directe gegevensinvoer in hun rasters mogelijk. De rij is het record dat de individuele gegevensstukken bevat die een individueel record vormen. De kolommen, ook wel velden genoemd, bestaan ​​uit gecategoriseerde informatie. De velden zijn bijvoorbeeld kolommen die bestaan ​​uit gecategoriseerde informatie zoals telefoonnummers.

De rij is de record waarin het telefoonnummer is ingevoerd. Gegevens zijn sorteerbaar en kunnen worden gefilterd. Gegevens uit Excel kunnen worden geïmporteerd of geknipt en geplakt in een Access-tabel. Eén bestand kan meerdere tabellen bevatten, die gekoppeld kunnen worden via queries, rapporten en formulieren.

Er zijn verschillende manieren om een ​​tabel te maken: in de ontwerpweergave, met behulp van een sjabloon of wizard, of door gegevens in te voeren. De gebruiker kiest de methode die hij wil gebruiken door deze te markeren en "Openen" te selecteren in het objectvenster van het bestand. Nadat een tabel is gemaakt, kan de gebruiker gegevens in de tabel invoeren.

Na het invoeren van het eerste record en het indrukken van de "Enter"-knop, verschijnt de volgende regel voor gegevensinvoer van een tweede record, enzovoort. Zodra de gegevensinvoer is voltooid, sluit de gebruiker de tabel zoals elk venster. De tabel wordt opgeslagen onder "Objecten" en "Tabel" in de objectenlijst van het bestand. Bij het openen van het bestand verschijnt altijd de objectenlijst.

Afhankelijk van de versie van MS Access is het gebruik van een wizard of sjabloon de gemakkelijkste manier om een ​​tabel te maken die klaar is voor gegevensinvoer. In MS Access 2007 zijn tabelsjablonen lege tabellen die als zodanig kunnen worden gebruikt of indien nodig kunnen worden aangepast. Sjablonen omvatten contactpersonen, taken, problemen, gebeurtenissen en activa. De contacttabel zet een database op voor contactgegevens zoals mailinglijsten en telefoonnummers. Kolommen kunnen eenvoudig worden gemaakt door te slepen vanuit een lijst met voorgestelde velden.

In MS Access 2003 en eerder zijn wizards een functie die de gebruiker van begin tot eind begeleidt bij het maken van het gewenste object. In slechts een paar klikken kunt u een tabel maken die klaar is voor gegevensinvoer. Hoewel de tabelvelden in de wizard vooraf zijn gedefinieerd, heeft de gebruiker de mogelijkheid om deze te wijzigen tijdens het gebruik van de wizard en nadat de tabel is gemaakt.

Met MS Access kan de gebruiker de velden, gegevens en opmaak binnen een tabel aanpassen. De gebruiker heeft de mogelijkheid om tabellettertype, rijhoogte, kolombreedte op te maken, kolommen te bevriezen en/of te verbergen. De gebruiker heeft de mogelijkheid om belangrijke tabelelementen te wijzigen, zoals het hernoemen van tabelvelden en het bewerken van tabelrecords, vrijwel overal in de toepassing.