Hoe u e-mail productiever en minder stressvol kunt maken

E-mail is een onmiskenbaar nuttig communicatiemiddel, maar als het verkeerd wordt gebruikt, kan het veranderen in een tijdrovende, aandachtstelende, altijd aanwezige stressopwekker die eerder een last dan een voordeel is. Als je merkt dat je elke dag bang bent voor je inbox, bekijk dan deze lijst met professionele technieken die je kunnen helpen het script om te draaien en e-mail terug te transformeren in de productiviteitstool die het hoort te zijn.

Stel uw vrije uren in (en zend deze uit).

Om te voorkomen dat e-mail binnensluipt in de niet-werkuren van uw leven, is het een goed idee om buiten kantooruren in te stellen. de dag, of zelfs door de niet-storen-instellingen in te schakelen om e-mailmeldingen te blokkeren (wat ook een goed idee is), maar ook door uw afwezigheidsbericht zo in te stellen dat deze na het werk wordt geactiveerd uur. Dit helpt bij het managen van verwachtingen en helpt bij het stellen van grenzen met uw collega's, maar zonder de communicatie volledig te blokkeren als er iets urgents opduikt.

In het begin kan het een beetje zenuwslopend zijn als u gewend bent om de hele dag uw e-mail te checken, maar na verloop van tijd zult u merken dat Het controleren van e-mail op bepaalde uren van de dag moedigt u aan om meer gefocust en efficiënter te zijn gedurende de tijd die u hebt geblokkeerd uit.

Neem de controle over de cadans

Net zoals het niet controleren van uw e-mail buiten kantooruren, is het ook niet ideaal om de hele dag door uw inbox te controleren. E-mail mag niet worden gebruikt als een realtime chattoepassing – dat is wat Slack en Microsoft Teams zijn voor. Als het dus niet cruciaal voor je is om e-mails onmiddellijk te ontvangen, kan het verstandig zijn om de instellingen van je inbox aan te passen, zodat nieuwe berichten alleen op vooraf bepaalde tijdstippen binnenkomen. Bij de meeste populaire e-mailclients kunt u tegenwoordig aanpassen hoe vaak uw inbox nieuwe berichten ophaalt, en het verlagen van de frequentie kan wonderen doen voor uw productiviteit. Naast dat e-mail minder afleidend is, kunt u door het strategisch instellen van de cadans effectiever delen van uw planning voor e-mailcorrespondentie blokkeren.

Hier is hoe het is gedaan Vooruitzichten En Mail voor Mac.

Agressief uitschrijven van lijsten

Ongewenste, irrelevante e-mails van mailinglijsten zijn een vervelende realiteit, maar als je er alleen maar mee omgaat door op de verwijderknop te drukken, bewijs je jezelf een slechte dienst. In plaats van deze berichten simpelweg te verwijderen, is het zeker de moeite waard om een ​​paar extra seconden de tijd te nemen om je volledig af te melden van de mailinglijst. Het kost iets meer tijd, maar die extra klikken zullen zich in de toekomst tienvoudig terugbetalen, omdat ze u de moeite besparen om steeds meer ongewenste e-mails te moeten verwijderen die uw inbox verstoppen.

Sommige moderne e-mailclients maken dit proces gemakkelijk voor u, detecteren automatisch mailinglijstberichten en bieden een gemakkelijk te vinden afmeldknop. Maar zelfs als uw e-mailclient deze functie niet heeft, is het nog steeds de moeite waard om naar de onderkant van het bericht te scrollen en handmatig naar een afmeldlink te zoeken. Als al het andere niet lukt en er geen afmeldingslink is, is het vaak de moeite waard om een ​​korte antwoord-e-mail te sturen waarin de afzender duidelijk wordt gevraagd “mij alstublieft van uw lijst te verwijderen.”

Gebruik een autoaanvuller

Suggesties voor automatisch aanvullen (zoals Smart Compose van Gmail) zijn misschien wel een van de beste functies die recentelijk aan e-mailsoftware zijn toegevoegd. Als u er niet bekend mee bent, werken ze in principe door veel voorkomende woorden en zinnen te voorspellen die u vaak gebruikt, en deze vervolgens weer te geven als suggesties die u met één enkele toetsaanslag kunt invoeren. De goede leren je schrijfstijl kennen naarmate je ze vaker gebruikt, en kunnen in de loop van de tijd bijna griezelig nauwkeurig worden.

Om heel eerlijk te zijn: suggesties voor automatisch aanvullen zullen je waarschijnlijk niet meer dan een paar extra minuten per week besparen, maar ze kunnen werken wonderen voor het verminderen van de mentale inspanning die nodig is om een ​​e-mail op te stellen, vooral als je moeite hebt om de juiste manier van formuleren te vinden iets. De suggesties kunnen ook dienen als een nuttige herinnering om de zaken kort en bondig te houden.

Ontdek wanneer u e-mail moet overslaan en de telefoon moet opnemen

Een van de beste e-mailvaardigheden die je kunt ontwikkelen, is het vermogen om te herkennen wanneer e-mail (en nog belangrijker, wanneer dat niet het geval is) de ideale communicatiemethode is om in een bepaalde situatie te gebruiken. In veel gevallen verdient e-mail de voorkeur omdat deze asynchroon is, weloverwogen antwoorden mogelijk maakt en een papieren spoor achterlaat, waardoor het ideaal is voor bepaalde soorten berichten. Maar voor minder formele gesprekken is e-mail misschien niet het beste communicatiemiddel. Wanneer uw communicatie niet noodzakelijkerwijs hoeft te worden vastgelegd, is het vaak sneller en effectiever om een ​​kort Slack-bericht af te vuren of zelfs de telefoon op te nemen. Mensen bellen wordt in bepaalde werksituaties soms afgekeurd, maar bij strategisch gebruik levert dit voordelen op (extra snelheid, duidelijkheid en de mogelijkheid om toon en stembuigingen te gebruiken om informatie over te brengen) wegen zwaarder dan de kosten.

Aanbevelingen van de redactie

• 10 browserextensies om uw productiviteit te maximaliseren
• Een eenvoudige GPU-hack maakt uw RTX 3080-laptop 20% krachtiger, als u durft

Upgrade uw levensstijlMet Digital Trends kunnen lezers de snelle technische wereld in de gaten houden met het laatste nieuws, leuke productrecensies, inzichtelijke redactionele artikelen en unieke sneak peeks.