Druk op "Enveloppen" op het tabblad Mailings in Word naar start een nieuw envelopproject. Vul je retouradres in als je er een wilt gebruiken, maar laat het afleveradres leeg.
Druk op "Opties" en stel het envelopformaat in op het tabblad Envelopopties. De opties omvatten ook lettertype-instellingen en marge-instellingen. Word kiest automatisch een richting om enveloppen in te voeren op basis van uw printermodel, maar als u de invoer moet wijzigen, opent u het tabblad Afdrukopties.
Klik op "Toevoegen aan document" om de envelopsjabloon te maken. Als je een nieuw retouradres hebt ingevoerd, kies dan of je dit als standaardadres wilt instellen voor later gebruik.
Plaats de cursor in het tekstvak van het afleveradres in de onderste helft van de envelop. U kunt het vak niet zien totdat u erop klikt, maar één klik ergens in het vak activeert het correct. Druk op "Selecteer ontvangers" op het tabblad Mailings en kies "Gebruik een bestaande lijst" om uw Excel-bestand te laden en begin een mailmerge
. Als je de aanwijzingen tot nu toe hebt gevolgd, doe je dat ook niet moet u op elk gewenst moment op de knop "Afdruk samenvoegen starten" klikken.Kies welke spreadsheet of tabel in de Excel-werkmap uw adressen bevat als het bestand meerdere opties heeft. Kies of de bovenste rij koppen bevat, zoals 'Naam' en 'Adres' en druk op 'OK'.
Klik op "Adresblok" om in te stellen hoe adressen op de enveloppen worden weergegeven. Kies opmaakopties aan de linkerkant van het venster om het voorbeeld aan te passen. Als er in het voorbeeld informatie uit uw Excel-bestand ontbreekt, drukt u op "Velden afstemmen" om delen van elk adres toe te wijzen aan specifieke kolommen in de spreadsheet.
Word is bedreven in het interpreteren van adresgegevens in Excel, zelfs als u deze niet opsplitst in "Plaats", "Staat", "Postcode" en andere kolommen. Tussen de automatische detectie van Word en de opties voor Match Fields, hoeft u het Excel-bestand meestal niet te bewerken om het in Word te laten werken.
Druk op "Preview resultaten" om een voorbeeld van de eerste envelop te bekijken en gebruik de pijlen of de knoppen "Ontvanger zoeken" in de Voorbeeld van resultaten om andere enveloppen te controleren. U hoeft niet naar elk item te kijken voordat u gaat afdrukken - zorg er gewoon voor dat het algemene formaat er goed uitziet. Klik op de knop "Voltooien en samenvoegen" en kies "Documenten afdrukken" om af te drukken. Als u liever de enveloplay-out, inclusief adressen, opslaat, kiest u 'Individuele documenten bewerken'.
Selecteer "Alle" om voor elk adres een envelop af te drukken, of geef een reeks vermeldingen op in de volgorde van uw Excel-lijst. Kies "Current Record" om die ene envelop op het scherm af te drukken.
Als u niet elk adres in uw Excel-gegevens wilt gebruiken, drukt u na het laden van het Excel-bestand op "Bewerk ontvangerslijst". Schakel individuele adressen uit om ze uit te sluiten, of kies "Filter" om adressen te gebruiken die overeenkomen met een specifieke functie, zoals alle adressen met "NY" in de kolom "Staat".
U hoeft geen specifieke sjabloon in Excel voor Word te gebruiken om adressen te importeren, maar als u een geheel nieuwe mailinglijst opbouwt, kunt u tijd besparen door te beginnen met een adreslijstsjabloon. Klik in Excel 2013 op "Bestand", "Nieuw" en zoek naar "adres" om verschillende opties te vinden.
Als u nog nooit enveloppen heeft afgedrukt, kunt u er een printen met alleen uw retouradres -- met "Bestand" en "Afdrukken" -- voordat u de Excel-gegevens laadt. Als het in de verkeerde richting naar buiten komt, wijzigt u de invoerrichting in de opties voor het afdrukken van enveloppen.
