Adreslabels afdrukken in Excel

Microsoft Excel is een uitstekend programma voor het beheren van e-maillijsten. Grote mailinglijsten zijn bijzonder eenvoudig te beheren in Excel, terwijl de contacten in een aangepast formaat worden gecategoriseerd en georganiseerd.

Excel- en CSV-indelingen worden gebruikt om lijsten van mailmanagers te importeren en exporteren, en dankzij de celindelingen kunt u de naam, het adres en andere relevante informatie in afzonderlijke kolommen scheiden. U kunt er ook voor kiezen om het gehele contact in één cel te plaatsen.

De flexibiliteit voor ervaren Excel-gebruikers is handig, maar het is niet eenvoudig om labels rechtstreeks vanuit Excel af te drukken. Hoewel het proces niet al te ingewikkeld is, is het ook niet voor de hand liggend en kun je een technische ramp veroorzaken. Het gebruik van een samenvoegproces is de meest efficiënte manier om etiketten voor de printer in te stellen.

De snelste en meest effectieve manier om labels uit uw Excel-mailinglijst af te drukken, is via het samenvoegproces. Dit proces neemt uw georganiseerde Excel-informatie en compileert elk adres in een individueel label voor de printer.

Hoewel dit eenvoudig klinkt, is er een addertje onder het gras. Het Excel-blad moet worden opgemaakt met een specifieke lay-out die kolommen voor elke categorie gebruikt. Als u bij het invoeren van de adressen een andere methode heeft gebruikt, is het opnieuw formatteren tijdrovend.

In het ideale geval begint u fris en kunt u elk contact in het juiste formaat typen. Als je alles al in categorieën hebt verdeeld, zijn er misschien alleen eenvoudige labelwijzigingen en aanpassingen nodig om aan de opmaakvereisten te voldoen.

Stel het Excel-spreadsheet in met kolomkoppen. Elke kolom vertegenwoordigt een specifieke categorie. Maak een aparte kolom voor de voornaam, achternaam, adres, plaats, staat en postcode.

De informatie voor elk individu staat in een horizontale rij. Gebruik de exacte spelling, afkortingen en hoofdletters die in elk veld gewenst zijn. Gebruik bijvoorbeeld NV in plaats van Nevada, tenzij u de volledige staatsnaam wilt spellen.

Overweeg ook hoe u wilt dat de namen eruitzien op de labels. De manier waarop u letters stijlt, is een kwestie van persoonlijke voorkeur. Sommige mensen vinden het leuk om alle letters met een hoofdletter te schrijven, terwijl anderen alleen de eerste letter van elk woord met een hoofdletter schrijven.

Je hebt ook de mogelijkheid om kolommen toe te voegen als dat nodig is. Als u bijvoorbeeld wilt dat op de eerste regel van het label de bedrijfsnaam staat, wijzigt u de eerste kolom om deze informatie weer te geven.

Nadat alle kolommen zijn ingesteld, is de volgende stap de vervelende taak van invoer voor elk contact. Voeg alle gegevens toe en voer een of twee bewerkingen uit om ervoor te zorgen dat alles er goed uitziet.

Nadat de contacten en alle bijbehorende informatie in de spreadsheet staan, markeert u alles, inclusief de kolomkoppen. U kunt de cursor over alle velden slepen terwijl u de muisknop ingedrukt houdt om alles te markeren of de sneltoets Alles selecteren gebruiken, Ctrl+EEN.

Nadat de informatie is gemarkeerd, selecteert u het tabblad met het label formules en klik Definieer naam. Typ een lijstnaam in het vak dat verschijnt. Gebruik bijvoorbeeld Bruiloft_Uitnodigingen of Kerstkaarten.

Als u met enige regelmaat etiketten afdrukt, is het ook handig om aan elke lijst een datum toe te voegen. Lijsten met contactpersonen worden regelmatig bijgewerkt en de datum geeft u een idee wanneer de lijst voor het laatst is bijgewerkt. Het zorgt er ook voor dat u de juiste en meest recente versie afdrukt.

Sla het nieuw genoemde Excel-contactwerkblad op en sluit het document om door te gaan met het samenvoegen.

Microsoft Word is waar u de labels afdrukt. Excel is ideaal voor het organiseren en hosten van de gegevens, en het werkt goed om de lijst snel in andere programma's te laden. Microsoft Word heeft echter een ingebouwde sjabloon voor het afdrukken van etiketten waarin de adressen worden weergegeven in het formaat dat door de printer wordt vereist.

Het samenvoegproces combineert Excel voor de mogelijkheid om de velden te ordenen en Word voor de mogelijkheid om de labels voor de printer op te maken.

Open een nieuw Word-document en klik op de Mailings tabblad om een ​​lijst met opties te openen. Klik op de vervolgkeuzelijst voor Afdruk samenvoegen starten om een ​​secundair menu weer te geven waar u mogelijk moet klikken Afdruk samenvoegen starten opnieuw voordat u kunt selecteren Etiketten om een ​​menu te openen van Labelopties.

Op dit punt hebt u informatie over de printer en labels nodig om verder te kunnen gaan. Je moet kiezen tussen: continue invoerprinters en paginaprinters. Raadpleeg de handleiding van uw printer om te bepalen welk type u gebruikt. Als u een paginastijlprinter hebt, moet u in een andere vervolgkeuzelijst het specifieke type lade voor uw paginaprinter selecteren. Een bypasslade is vrij gebruikelijk.

Kies vervolgens de labelleverancier. Elke leverancier heeft zijn eigen specifieke lay-out en dat is belangrijk voor de drukker. Microsoft, Avery en vele andere leveranciersopties worden vermeld in de vervolgkeuzelijst. Selecteer degene die overeenkomt met de labels die u voor de taak hebt gekocht.

Selecteer tot slot het productnummer dat overeenkomt met het productnummer op uw etiketten. Dit staat meestal op de verpakking en niet op de etiketvellen zelf. Het productnummer vertelt uw printer de afmetingen van het papier om ervoor te zorgen dat de bedrukking goed is uitgelijnd met de labels.

In zeldzame gevallen is het productnummer mogelijk niet beschikbaar voor uw labels. Het afdrukken kan nog steeds vooruitgaan, maar u moet de individuele labelgrootte handmatig meten. U moet ook weten hoeveel labels er op een pagina staan ​​en hoeveel er zich in elke kolom en rij bevinden.

Om een ​​aangepaste labeldimensie in te voeren, selecteert u de Details optie in de Labelopties venster om de lay-out voor het etiketvel weer te geven in kolommen en rijen. Voer de marges, kolommen en rijen in het daarvoor bestemde veld in. Klik Oke als dit overeenkomt met uw configuratie. Zo niet, klik dan op Annuleren en selecteer vervolgens Nieuw label en probeer opnieuw.

Typ een naam voor uw labels zodat de afmetingen kunnen worden bewaard voor toekomstig gebruik. Elke naam is voldoende. Stel vervolgens de afmetingen in op de gemeten hoogte en breedte. Voer ook de rij- en kolomlay-out in. Ga je gang en klik Oke om de nieuwe formaatinstellingen op te slaan, klik dan op Oke om alle instellingen op te slaan.

Op dit punt hebt u de labels voorbereid in Excel en het Word-document correct opgemaakt om de labels af te drukken. Nu moet u de contactgegevens importeren om de labels te vullen.

Klik in het Word-document op Bestand en dan Opties en Geavanceerd. Schakel het selectievakje naast in Bevestig conversie van bestandsformaat bij openen en kies Oke. Ga terug naar de Mailings tabblad en klik op Selecteer ontvangers om een ​​vervolgkeuzelijst met opties te openen. Kiezen Bestaande lijst gebruiken om uw Excel-contactgegevens op uw computer te vinden. Selecteer het bestand en klik op Oke. Dit proces verbindt het Excel-blad met het Word-document. Hoewel de programma's met elkaar verbonden zijn, zijn de labels nog niet gevuld met de informatie.

De eenvoudigste manier om de volledige lijst te importeren is door middel van tijdelijke aanduidingen. De aanduiding van de tijdelijke aanduiding komt overeen met de kolommen die u in het Excel-bestand hebt gemaakt. U typt bijvoorbeeld <> waar u de voornaam op het label wilt laten verschijnen. Houd er rekening mee dat deze reeks zich herhaalt over alle labels.

Een standaard adresreeks ziet er als volgt uit:

<> <>

<>

<> <> <>

Elk label komt rechtstreeks overeen met een kolom in uw Excel-blad. Als u aangepaste informatie wilt toevoegen, moet deze in een gelabelde kolom op het blad staan. Vervolgens voert u het veld in in de volgorde van uw voorkeur voor het plaatsen van het label.

Als u vaak lijsten laadt met behulp van het samenvoegproces, bestaat er ook een snelkoppeling voor adresblok om meerdere gegevensvelden onder één < te combineren

Nu de labels zijn ingesteld met de volgorde voor elk veld, kunt u effectief honderden of zelfs duizenden contacten laden terwijl u een consistente labelvolgorde voor de printer creëert. De mail merge is ideaal voor bulkcontactlijsten.

U moet de samenvoegbewerking toewijzen zodat Word de juiste kolommen uit Excel leest. Ga terug naar de Mailings tabblad, klik op Overeenkomstvelden en kies Velden schrijven en invoegen. Er verschijnt een vak met een aantal labels naast de vervolgkeuzelijsten.

De labels zijn gemeenschappelijke elementen van een adreslabel. Het vermeldt Titel, Voornaam, Achternaam, Woonadres, enzovoort. In de bijbehorende dropdowns zie je de kolomlabels uit je Excelsheet. Veel van deze zullen al overeenkomen, maar zorg ervoor dat elk element is uitgelijnd en correct is afgestemd. Dit betekent dat wanneer je schrijft <>, het trekt alleen uit de Voornaam kolom in het Excel-blad.

Nu de velden zijn toegewezen en de labels zijn gemaakt, klikt u op Voorbeeld in de Mailings tabblad. Voordat u besluit om af te drukken, maakt u een grondige preview om de labels te bekijken. Controleer nogmaals de uitlijning en opmaak met deze weergave.

Wanneer u klaar bent om af te drukken, klikt u op Voltooien en samenvoegen onder de Mailings tabblad. Klik Documenten afdrukken om de laatste opdracht naar de printer te sturen. Zorg ervoor dat de printer gevuld is met uw etiketpapier voordat u de taak doorstuurt.

Hoewel Excel een geweldige manier is om een ​​samenvoegbewerking uit te voeren, kunt u ook contacten uit Outlook importeren. Met Outlook kunt u contacten exporteren naar een Excel-werkblad, waar u het proces kunt gebruiken zoals hierboven beschreven.

Als u contacten rechtstreeks uit het e-mailprogramma van Outlook wilt ophalen, opent u uw lijst met contactpersonen. Gebruik maken van Verschuiving+Controle om meerdere contacten te selecteren en te markeren totdat elk gewenst contact is gemarkeerd.

Ga naar de Huis tabblad en selecteer Mailmerge. Kiezen Alleen geselecteerde contacten gevolgd door Alle contactvelden. Selecteer vervolgens Nieuw document en Postetiketten als het documenttype.

Deze actie activeert een nieuw Word-document met een samenvoegbewerking. Selecteer Velden schrijven en invoegen onder de Mailings tabblad en zorg ervoor dat alles correct is uitgelijnd. Klik Labels bijwerken om de labels te genereren.

Gebruik de preview-functie om te controleren en ervoor te zorgen dat alles goed is uitgelijnd. Nadat je hebt bewerkt en eventuele laatste revisies hebt gemaakt, kun je opnieuw een voorbeeld bekijken en vervolgens uitvoeren Afdruk samenvoegen voltooien en Afdrukken om de taak naar de printer te sturen.

Outlook is geweldig in het beheren van contacten en het uitvoeren van een samenvoegbewerking vanuit het programma is eenvoudig. Niet iedereen heeft Outlook echter als e-mailmanager en het proces print-labels-from-Excel blijft de beste alternatieve optie voor het beheren van contacten.