Avery 5160-labels gebruiken in Excel

Avery-labels zijn een bekend standaard kantoorproduct en de 5160-labels (onder andere formaten) zijn compatibel met Microsoft-producten. U kunt Avery-labels afdrukken vanuit Excel, maar het proces vereist uiteindelijk een samenvoegbewerking om de labelvelden te categoriseren en te importeren in een labelindeling.

Tijdens het samenvoegproces stelt u kolommen met gegevens in Excel in en koppelt u deze vervolgens aan de opmaakvelden in Microsoft Word. Het proces is niet ingewikkeld, maar het kost wel tijd om de opmaak correct in te stellen. Grote lijsten met contactpersonen of andere vormen van gegevens in Excel hebben ook meer tijd nodig om in te vullen.

Het alternatief voor het gebruik van Excel met Word is om elk label handmatig te typen of om een ​​samenvoegbewerking uit te voeren via een ander compatibel programma zoals Microsoft Outlook. De Microsoft Outlook-optie is alleen aantrekkelijk als u de service al als uw e-mailbeheerder gebruikt.

Avery-labels zijn standaard in Microsoft Word-labelopmaak en de maatvoering is al opgeslagen in een voorinstelling, waardoor ze een uitstekende keuze zijn voor het labelproces. Andere veelvoorkomende labelmerken en lay-outs worden ook opgeslagen in de labelopmaak voor Microsoft.

Voordat u in Excel springt en het programma gebruikt om uw gegevens te hosten, moet u overwegen of Excel het beste gebruik is voor uw specifieke situatie. Als u een klein aantal labels maakt - bijvoorbeeld minder dan 100 met minimale informatie - is het een betere optie om de informatie rechtstreeks in een Word-document met labelindeling te typen. Dit geldt met name voor een lijst voor eenmalig gebruik.

Excel is ideaal voor het hosten van een grote hoeveelheid informatie, zoals een contactenlijst met naam, adres en andere informatie voor honderden of zelfs duizenden mensen. Lijsten die voortdurend groeien en evolueren, zijn eenvoudig te beheren in Excel.

De Excel-werkmap is geen goede keuze voor het afdrukken van labels voor de beheerde lijst, maar de opmaak maakt het gemakkelijk om de gegevens naar andere programma's en indelingen te verplaatsen. U kunt bijvoorbeeld vanuit Excel eenvoudig een contactenlijst uploaden naar een e-mailmanager.

Gebruik Excel als de informatie belangrijk is en continu wordt gebruikt. Overweeg anders om de informatie handmatig rechtstreeks in een Word-document te typen.

Maak in Excel de labelvelden op met kolomkoppen. Geef bijvoorbeeld elke kolom een ​​kop met een specifiek veld, zoals: Voornaam, achternaam, adres, stad, staat, postcode, e-mailadres en alle andere informatie die u over de contacten bewaart. Het opzetten van een kolom voor elke specifieke set gegevens is belangrijk als het tijd is om de labels op te maken.

Elke rij komt overeen met een enkele contactpersoon of dataset. Het gebruik van een kolomkop voor elk stukje informatie maximaliseert uw vermogen om later te positioneren waar de informatie op de etiketten staat wanneer u het samenvoegproces gebruikt. Sla nu het Excel-werkblad op en sluit het programma af. Open vervolgens Microsoft Word om de samenvoegbewerking uit te voeren en uiteindelijk de labels af te drukken.

Ga naar de Mailings tabblad in het nieuwe Word-document en selecteer de Afdruk samenvoegen starten optie. Selecteer Etiketten en klik Labelopties. Hier formatteert u het Word-document voor de Avery 5160-labels.

Kies een continue invoerprinter of paginaprinter op basis van het model dat u gebruikt. Onder de printeropties staan ​​de labelopties. Selecteer het vervolgkeuzemenu om de leveranciers te bekijken en selecteer Avery uit deze lijst.

Er wordt een andere lijst gegenereerd met alle Avery-labelstijlen. Klik op de 5160 modellabels en selecteer Oke. Het Word-document past de labels aan zodat ze overeenkomen met de exacte afstand en het benodigde ontwerp.

Klik nu op Bestand en selecteer de Geavanceerd optie om Excel te verbinden met Word. Markeer de Conversie van bestandsformaat bevestigen selectievakje en selecteer Oke. Terug keren naar Mailings en klik Selecteer ontvangers om uw Excel-bestand te vinden. Selecteer het bestand om de informatie samen te voegen met Word.

Formatteer ook de manier waarop uw gegevens eruit moeten zien op de labels in de Mailings-instellingen. Gebruik de <> styling om de informatie op te maken. Dit komt overeen met de kolommen die u eerder in Excel hebt gemaakt. U kunt deze informatie op elke gewenste manier configureren.

Een adreslabel bevat meestal de naam, het adres, de stad, de staat en de postcode. U kunt ook een bedrijfsnaam of een aangepast veld toevoegen zolang het in een Excel-kolom bestaat. Formatteer elke kolomkop op de exacte manier waarop u deze wilt weergeven. Dit omvat de afstand tussen woorden en de regel waarop het bestaat.

Pas ook de lettertype-instellingen in dit gebied aan. Het gebruik van het standaardlettertype zoals toegewezen vanuit Excel werkt prima, maar aangepaste styling is een gemakkelijke optie voor labels. Voer gewoon een afdrukvoorbeeld uit na het samenvoegen om ervoor te zorgen dat het lettertype en de tekstgrootte op het label passen.

Nu zijn de Avery-labels opgemaakt en is de informatie verbonden. Klik Overeenkomstvelden onder Mailings en zorg ervoor dat de kolomkoppen van Excel overeenkomen met de <> opmaak die u eerder hebt gebruikt. Als alles overeenkomt, ga je verder. Zo niet, gebruik dan de vervolgkeuzemenu's om aan te passen totdat alle velden overeenkomen. Hiermee worden de Excel-kolommen toegewezen aan de labels.

Klik Voltooien en samenvoegen onder het tabblad Mailings om het proces te voltooien. Klik Afdrukken om de taak naar uw printer te verzenden. Plaats de Avery-labels in de printerlade voordat u de afdrukfunctie uitvoert.

Maak ook een afdrukvoorbeeld om de uitlijning en spatiëring te controleren en eventuele fouten te lokaliseren. Etiketten en printerinkt zijn kostbaar en door het bestand dubbel te controleren, hoeft u niet meer dan één keer af te drukken.

Er bestaat een alternatief voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking tussen Excel en Word. De Outlook-optie is specifiek voor lijsten met contactpersonen, maar biedt een eenvoudige methode om contacten vanuit Excel in de Outlook-contactmanager te laden.

Als u e-mailcontact onderhoudt met iemand op de lijst, is deze functie vooral handig. Ga naar Outlook en kies Contacten toevoegen en selecteer Van bestand. U kunt Excel of een standaard CSV-bestand gebruiken om hetzelfde resultaat te bereiken. Selecteer het bestand en importeer alles in de Outlook-manager.

Nu is het uitvoeren van een samenvoegbewerking in Word een veel korter proces. Selecteer alle gewenste contacten met de Verschuiving+Controle toetsenbordopdracht om meerdere contacten te markeren.

Ga naar de Huis tabblad in Outlook en kies Mailmerge gevolgd door Alleen geselecteerde contacten. Kies de contactvelden die u op de labels wilt of klik op Alle contactvelden alles over te dragen. Kiezen Nieuw document en selecteer het type document. Postetiketten is de meest voor de hand liggende selectie op de lijst.

Deze actie activeert een Word-document om te openen en alle contactgegevens zijn in kaart gebracht en klaar. U moet nog steeds Word gebruiken om de Avery-labelstijl te selecteren, maar het proces is hetzelfde als hierboven vermeld.

Als je voorzichtig bent, voer dan de. in Schrijven en InvoegenVelden sectie in Word om de toewijzing te controleren. U kunt ook een afdrukvoorbeeld uitvoeren om ervoor te zorgen dat alles correct is ingedeeld en klaar is om af te drukken. Anders bent u helemaal klaar en kunt u de labels snel afdrukken met behulp van het Outlook-afdrukproces.