Afbeelding tegoed: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word biedt gebruikers de functie om eenvoudige formulieren te maken en gegevens in een standaardformaat te verzamelen. Tabellen in Word-documenten kunnen ook gegevens ordenen. Word kan deze gegevens exporteren naar een bestandsindeling die toegankelijk is voor Microsoft Excel of databaseprogramma's zoals MS Access. ".TXT" en ".RTF" duiden universele bestandsindelingen aan voor respectievelijk Tekst en Rich Text Format. Door een kopie van gegevens in beide indelingen op te slaan, kunnen gegevens in een Excel-spreadsheet worden geïmporteerd. Export- en importwizards in Word en Excel bieden gebruikers opties en voorbeelden over hoe de gegevens worden opgemaakt.
Word document
Stap 1
Start Microsoft Word en open het gewenste gegevensdocument door "Openen" te selecteren onder "Bestand" in de bovenste menubalk (of onder het Office 2007-lint), het bestand te selecteren en op de knop "Openen" te klikken.
Video van de dag
Stap 2
Controleer of elke gegevenseenheid in het Word-document wordt gescheiden door een tab of een komma en dat elk record wordt gescheiden door een regeleinde.
Stap 3
Converteer tabellen naar tekst door "Selecteren" te selecteren onder "Tabel" in de bovenste menubalk en "Tabel" te kiezen. Selecteer de functie onder "Extra's" om "Converteer tabel naar tekst" en kies de optie om gegevens te scheiden met een "tabblad" of een "komma" voordat u op de knop "OK" in het dialoogvenster klikt doos.
Stap 4
Selecteer "Opslaan als" onder "Bestand" in de bovenste menubalk en typ de naam van het document.
Stap 5
Selecteer "Rich Text Format (.rtf)" of "Text File (.txt)" in het vervolgkeuzemenu naast "Format" en klik op de knop "Save".
Gegevens uit Word Form
Stap 1
Start Microsoft Word en open het formulier door "Openen" te selecteren onder "Bestand" in de bovenste menubalk, het gewenste bestand te kiezen en op de knop "Openen" te klikken.
Stap 2
Selecteer "Opties" onder "Extra" in de bovenste menubalk en klik op het tabblad "Opslaan".
Stap 3
Vink de optie "Alleen gegevens voor formulieren opslaan" aan om het vakje aan te vinken en klik op de knop "OK".
Stap 4
Selecteer "Save a Copy" onder "File" in de bovenste menubalk.
Stap 5
Typ de naam van het document en selecteer "Tekstindeling (.txt)" als bestandstype voordat u op de knop "Opslaan" klikt. Er wordt een wizard Bestandsconversie geopend om de gegevens nauwkeurig in kaart te brengen.
Stap 6
Bekijk de gegevens die worden weergegeven in de wizard Bestandsconversie en controleer of elke gegevenseenheid wordt aangegeven tussen aanhalingstekens en gescheiden door een komma. Bevestig dat lege gegevensvelden zijn geregistreerd als een lege ruimte tussen twee aanhalingstekens voordat u op de knop "OK" klikt.
Gegevens importeren in Excel
Stap 1
Start Microsoft Excel en open een lege werkmap.
Stap 2
Klik op de eerste cel in het werkblad en selecteer "Externe gegevens importeren" onder "Gegevens" in de bovenste menubalk.
Stap 3
Selecteer de optie om "Gegevens te importeren" en start een wizard Tekst importeren.
Stap 4
Bekijk elke stap in de wizard Tekst importeren om er zeker van te zijn dat de velden correct zijn toegewezen door de te selecteren "Gescheiden" opties en een voorbeeld van de distributie van gegevens op de spreadsheet in het voorbeeldvenster onderaan de dialoog venster. Klik op de knop "Volgende" om door de wizard Tekst importeren te navigeren en klik op de knop "Voltooien" om de wizard te sluiten en de gegevens over te dragen.
Stap 5
Sla de geconverteerde gegevens op in Excel-indeling door "Opslaan" te selecteren onder "Bestand" in de bovenste menubalk, typ de bestandsnaam, selecteer "Excel-werkmap" als bestandsindeling en klik op de knop "Opslaan".
Tip
Enkele gegevenssets zoals uit formulieren worden geïmporteerd in een Excel-spreadsheet en produceren een uitgeschakelde tweede rij. Om door te gaan met het importeren van gegevens, raadt ComputorCompanion.com aan om gewoon de derde rij in de spreadsheet te selecteren om gegevens in te voegen en de tweede, onbruikbare rij te verwijderen. Gebruikers van Microsoft Office 2007 (d.w.z. Word en Excel) hebben toegang tot de functies via de bovenste werkbalk en het Office-lint in de toepassingen.
