Een Microsoft Teams-vergadering opnemen

Als u weet hoe u een Microsoft Teams-vergadering opneemt, kunt u zoveel tijd besparen die vaak wordt besteed aan het vragen aan mensen om instructies te herhalen of u te herinneren aan wat ze hebben gezegd. Organisaties willen misschien ook vergaderingen voor het oplossen van problemen opnemen voor latere analyse, nalevingsvereisten of om belangrijke genomen beslissingen terug te roepen. Microsoft Teams begrijpt dit en heeft het opnameproces gebruiksvriendelijk gemaakt - als het goed is ingesteld.

Laten we eens kijken wat u nodig hebt om een ​​vergadering op te nemen in Teams, hoe u opnames kunt vinden wanneer de vergadering is afgelopen en al het andere dat u moet weten over het proces.

Een vergadering opnemen in Microsoft Teams

Stap 1: Zorg ervoor dat u over de juiste machtigingen beschikt. Er zijn een aantal machtigingen nodig om een ​​opname in een vergadering te starten en te stoppen. Ten eerste heeft de gebruiker een abonnement nodig zoals Office 365 Enterprise, Business Premium of Business Essentials.

Als u deel uitmaakt van een organisatie, moet uw IT-beheerder mogelijk opnamen inschakelen voor de organisatie. Sommige organisaties schakelen opnames standaard uit, behalve in bepaalde situaties. Als u zelfstandig werkt, moet dit standaard zijn ingeschakeld.

Alleen bepaalde gebruikers kunnen vergaderingen opnemen wanneer ze deelnemen. Dat omvat zowel organisatoren van vergaderingen als degenen die een deel van de organisatie van de organisator hebben ingeschakeld Microsoft Teams. Degenen die deel uitmaken van verschillende organisaties en gasten kunnen niet opnemen.

Stap 2: Log in op Microsoft Teams en neem deel aan een vergadering. Laat één persoon de opname starten en stoppen indien nodig - u kunt niet meerdere opnames van een vergadering tegelijk maken.

Stap 3: Kijk in de vergadering naar het menu bovenaan het venster en selecteer het Meer acties optie (het driepuntige ellipspictogram).

Stap 4: Selecteer Begin met opnemen in het vervolgkeuzemenu. Sommige organisaties hebben een opnamebeleid dat u nu moet accepteren voordat de opname kan beginnen, hoewel dit niet gebruikelijk is. Alle deelnemers aan de vergadering krijgen een melding dat de vergadering nu wordt opgenomen.

Stap 5: Als u opnemen inschakelt, worden ook transcripties ingeschakeld, tenzij transcripties specifiek zijn geblokkeerd door een beheerder. Transcripties kunnen in realtime worden bekeken en worden naast de video opgeslagen wanneer de opname eindigt. Transcripties zijn belangrijk als de opname onder andere wordt gemaakt om nalevings- of juridische redenen. Live-transcripties kunnen op elk moment worden gestopt in de Meer acties menu.

Stap 6: Wanneer het tijd is om te stoppen met opnemen, gaat u naar de Meer acties menu opnieuw en selecteer Stop met opnemen. De opname wordt nu verwerkt, wat even kan duren, dus het is mogelijk dat deze niet direct beschikbaar is om te bekijken.

Een opgenomen vergadering afspelen

Wanneer Microsoft Teams een vergadering opneemt, wordt deze opgeslagen in SharePoint. Als het geen kanaalvergadering was, wordt deze opgeslagen in OneDrive. Bezoek deze locaties om het dossier van de vergadering te vinden. Er verschijnt ook een link naar de opname op het kanaal of de chat waar de vergadering plaatsvond, en deze is ook beschikbaar op het tabblad Bestanden van het kanaal.

U kunt het bestand rechtstreeks met iemand anders in Teams delen of het kopiëren en in verschillende andere platforms plakken, afhankelijk van wat het gemakkelijkst is.

Belangrijke notitie: Microsoft Teams-opnamen hebben vaak een ingebouwde vervaldatum, waarna de vergadering niet beschikbaar is (plus een respijtperiode voor de eigenaar van de opname). Dit kan door IT worden uitgeschakeld. De vervaldatum wordt weergegeven in Teams samen met de link naar de vergadering, evenals in de Details gedeelte van Toon acties in het opnamebestand. Degenen die de vergadering opnemen, kunnen doorgaans de vervaldatum aanpassen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de video vóór de vervaldatum wordt gedeeld of gebruikt. Als de opname is gemaakt voor nalevingsdoeleinden, moeten vervaldata worden uitgeschakeld of moeten de bestanden op een andere manier permanent worden opgeslagen.

Extra's voor het opnemen van vergaderingen

Er zijn nog enkele andere overwegingen die u moet maken bij het opnemen van een vergadering in Teams:

• Opnames stoppen automatisch wanneer iedereen de vergadering heeft verlaten. De opname stopt echter niet als de persoon die ermee is begonnen, weggaat - dat betekent dat iemand anders de opname op het juiste moment handmatig moet stoppen.

• Soms kunnen regionale regels de opname-instellingen beïnvloeden. Lokale regelgeving kan bijvoorbeeld vereisen dat iedereen toestemming geeft om te worden opgenomen voordat hij begint.

• Gasten en externe deelnemers kunnen de opname niet bekijken, tenzij iemand deze rechtstreeks met hen deelt.

• De video van de vergadering kan maximaal vier videostreams tegelijk weergeven. U kunt tijdens het bekijken van een opname niet overschakelen naar andere streams.

• Nalevingsvereisten kunnen sommige van de instellingen die we hierboven hebben besproken, overschrijven.

Als u op zoek bent naar een vergadering met enkele collega's, overweeg dan eerst een nieuw team maken.

Aanbevelingen van de redactie

• Hoe een webpagina als pdf op te slaan
• De meest voorkomende problemen met Microsoft Teams en hoe u deze kunt oplossen
• Je kunt nu avatars en virtuele ruimtes uitproberen in Microsoft Teams
• Hoe te tekenen in Microsoft Word
• Hoe u Windows 10 of Windows 11 terugzet naar de fabrieksinstellingen

Upgrade je levensstijlDigital Trends helpt lezers de snelle wereld van technologie in de gaten te houden met het laatste nieuws, leuke productrecensies, verhelderende hoofdartikelen en unieke sneak peeks.