Het belang van een elektronische spreadsheet

Vóór elektronische spreadsheets gebruikten bedrijven mainframecomputers om grote hoeveelheden gegevens te verwerken; organisaties konden de hoge programmeerkosten voor kleine desktopapplicaties niet rechtvaardigen. Accountants gebruikten journaalblokken en rekenmachines om de gegevens op hun mainframe-uitdraaien aan te vullen. De eerste elektronische spreadsheets op pc's, waaronder Visicalc en Lotus 1-2-3, zorgden voor een revolutie in het bedrijfsleven omdat ze snel, flexibel en goedkoop waren. De software van vandaag, zoals Excel van Microsoft, zet de productiviteitsvoordelen voort die in de eerdere programma's waren gepionierd.

Elektronische spreadsheetsoftware verbetert de productiviteit door de dagelijkse boekhoudtaken te verminderen. Terwijl u de gegevens in de spreadsheet typt, berekenen formules direct meerdere totalen tegelijkertijd. U hoeft bijvoorbeeld niet langer handmatig totalen per verkoper en per week, maand en jaar apart op te tellen; de spreadsheet doet dit automatisch. Het doet ook gemiddelden, minimum/maximum functies en meer geavanceerde formules en statistieken. Als een toegevoegde bonus produceert spreadsheetsoftware zoals Excel van Microsoft grafieken en diagrammen met een paar muisklikken.

De alomtegenwoordigheid van spreadsheetsoftware betekent dat u spreadsheetbestanden kunt delen met uw kantoorcollega's, zakenpartners, auditors en anderen. U kunt binnen enkele seconden spreadsheetbestanden via lokale netwerken of e-mail verzenden. Mobiele professionals nemen hun spreadsheet mee op notebooks, tablets en mobiele telefoons om informatie in het veld bij te werken.

Het opzetten van een nieuwe spreadsheet is relatief eenvoudig, net als het toevoegen van nieuwe rijen, kolommen en formules aan een bestaande. Een spreadsheet volgt een eenvoudig rastersysteem, waarbij elke cel een stuk tekst, een numeriek gegevensitem of een formule kan bevatten. Het programma legt geen andere structuur op aan uw spreadsheet dan het rij-kolomraster; u stelt koptekst, rijen en kolommen met gegevens en formules in waar u maar wilt en in elke combinatie.

De kosten van spreadsheets variëren van gratis tot een paar honderd dollar. De Calc- en Google-spreadsheets van Apache OpenOffice zijn gratis beschikbaar; u kunt er standaard Microsoft Excel-spreadsheets in importeren of met hun oorspronkelijke formaten werken. Ten tijde van deze publicatie bevat Office 2010 van Microsoft Excel, Word, PowerPoint en andere programma's voor prijzen variërend van $ 120 voor thuisversies tot een versie van $ 500 voor professionals. Lage kosten stellen beginnende bedrijven, non-profitorganisaties en winkeliers in staat om dezelfde spreadsheetvoordelen te behalen als internationale bedrijven.