Hoe werkt een multiline-telefoonsysteem?

Multiline-telefoonsystemen zijn een van de beste kantoorhulpmiddelen die er zijn, omdat ze meerdere telefoonlijnen samenbrengen tot één apparaat, zodat u meerdere oproepen vanaf uw bureau kunt beheren en screenen. Modellen van de telefooneenheid zelf variëren, maar ze hebben vergelijkbare functies en werken volgens dezelfde principes. Met deze telefoonsystemen kunt u ook meerdere telefooneenheden op dezelfde telefoonlijnen laten werken, waardoor een directiekantoor en een receptie dezelfde lijn kunnen gebruiken.

Multiline-telefoonsystemen zijn er in twee smaken: multiline-telefoons en PBX-lijnen (private branch exchange). Voor standaard multiline-telefoons zijn doorgaans maximaal 10 telefoonlijnen aangesloten op elke telefooneenheid en dat kan ook individueel beantwoord - deze worden meestal weergegeven als lijnen - en worden meestal ondersteund door een receptioniste. Een PBX-systeem gebruikt een geautomatiseerde directory om bellers door te sturen waar ze heen moeten. Je hebt deze waarschijnlijk gebruikt en gevraagd om "druk op 1" voor bepaalde functies.

Multiline-telefoonsystemen hebben een verscheidenheid aan functies, zoals wisselgesprek, nummerherkenning en basisconferentiegesprekken, die allemaal beschikbaar zijn op single-line telefoonsystemen. Deze systemen bieden echter extra functies, zoals het doorverbinden of doorschakelen van een oproep, gepersonaliseerde stem mail voor verschillende extensies of lijnen, en ondersteuning voor een receptionist om meerdere lijnen te beantwoorden vanuit één enkele lijn bureau. Door elk telefoonnummer dat u heeft te publiceren, kunnen klanten uw hoofdkantoor, verschillende afdelingen of specifieke personen in uw bedrijf bellen.

Een optie voor uw multiline-systeem is een rollover-systeem. Hiervoor gebruikt u typische multiline-telefoontoestellen, maar publiceert u slechts één regel in telefoonboeken, websites en ander pers- of contactmateriaal. Hierdoor kunt u één telefoonnummer hebben dat uw klanten bellen, maar het systeem gebruikt meerdere lijnen in oplopende volgorde wanneer de eerste bezet is, waardoor u klanten in de wacht kunt zetten, oproepen kunt doorverbinden naar andere mensen en meerdere medewerkers kunt laten beantwoorden lijnen.

Het grote verschil met een PBX-systeem is dat het menu-opties gebruikt om klanten te bellen in plaats van een receptioniste. Hierdoor kan uw systeem veel oproepen tegelijkertijd afhandelen en verwerken zonder eerst een telefoonlijn in beslag te nemen. Deze systemen ondersteunen ook doorkiesnummers doordat gebruikers een doorkiesnummer kunnen kiezen en direct naar dat bureau kunnen worden geleid. PBX-platforms stellen u ook in staat om werknemersconferenties op lijnen te houden zonder naar een buitenlijn te bellen.

Als u twee telefoontoestellen en twee telefoonlijnen hebt, maar geen van beide multiline-modellen, kunt u nog steeds twee verschillende telefoonnummers voor uw huis of kantoor hebben. Koop eerst een splitter met twee lijnen, die aan één kant een tweekoppige aansluiting heeft, bij uw telefoonmaatschappij of een plaatselijke elektronicawinkel. Sluit dit apparaat aan op de wandaansluiting en vervolgens kunt u er twee afzonderlijke telefoons op aansluiten, één op elk van de aansluitingen die het biedt. Meestal ondersteunt de bovenste of rechter aansluiting de eerste regel die u op uw adres hebt geregistreerd. Deze splitters zijn beperkt tot twee lijnen, dus u hebt een telefoonsysteem met meerdere lijnen nodig voor drie of meer lijnen.