Veel eigenaren van kleine bedrijven hebben geen uitgebreide archiveringssystemen nodig.
Afbeelding tegoed: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Traditionele bestandsorganisatie verwijst naar een benadering voor het organiseren van computergebaseerde of elektronische bestanden. Voorafgaand aan computerdatabases organiseerden veel bedrijven eenvoudig bestanden door mapstructuren te creëren en documenten en bestanden in mappen te plaatsen op basis van categorie of type. Deze methode heeft in veel gevallen plaatsgemaakt voor databasesystemen. Traditioneel archiveren is echter soms voordelig als u een relatief klein aantal dossiers heeft.
Eenvoudig te gebruiken
Het traditionele archiveringssysteem is heel eenvoudig in te stellen en te gebruiken, ervan uitgaande dat het aantal bestanden dat u onderhoudt klein is. Als u bijvoorbeeld vijf basiscategorieën documenten heeft en een beperkt aantal bestanden in elk, hebt u geen databasesysteem nodig om uw bestanden eenvoudig op te slaan, te onderhouden en op te halen. U hoeft zich ook geen zorgen te maken over het leren van een softwaresysteem en het opleiden van werknemers om het te gebruiken.
Filmpje van de dag
Minimale investering
Als u een traditioneel archiveringssysteem gebruikt, hoeft u ook geen investering te doen in een softwaredatabase die een aankoop vooraf en doorlopende licentiekosten kan omvatten. Natuurlijk hebt u een computer nodig, wat vrij gewoon is in het bedrijfsleven, of u nu bestanden opslaat of niet. Uw basisbestandsstructuur wordt rechtstreeks op de harde schijf van uw computer bijgehouden. Als alternatief kunt u een zeer goedkope externe harde schijf kopen waarmee u bestanden van de ene computer naar de andere kunt transporteren.
Slechte gegevensintegratie
Een grote tekortkoming van het traditionele archiveringssysteem is dat het geen bestandsoverschrijdende gegevensintegratie of gegevensuitwisseling mogelijk maakt. Met een softwaregebaseerd archiveringssysteem kunt u verschillende mappen onderhouden, maar u kunt ook kruislingse zoekopdrachten uitvoeren om documenten in meerdere bestanden op te halen. Daarnaast kunt u meerdere medewerkers laten zoeken in gedeelde databestanden. Deze integratie verkort de tijd om alle afzonderlijke bestanden te doorzoeken, een voordeel dat vooral belangrijk is als u een groot aantal bestanden beheert of een groot klantenbestand heeft.
Duplicatie en gebrek aan beveiliging
U riskeert ook duplicatie van gegevens als u uw bestanden niet via een database integreert. In een traditioneel systeem herkent uw computer niet dat u vergelijkbare documenten maakt en deze op verschillende bestandslocaties opslaat. Bovendien biedt uw traditionele archiveringssysteem bij lange na niet het beveiligingsniveau dat een zorgvuldig ontworpen databasearchiveringssysteem biedt. Versleutelde gegevens en actuele beveiliging zijn belangrijke kenmerken, aangezien het bedrijf regelmatig verbeterde databasesystemen ontwikkelt.
