Gebruik van e-mail in het bedrijfsleven

E-mail is een van de meest alomtegenwoordige zakelijke communicatiemiddelen van de afgelopen jaren. Het gebruik van e-mail in het bedrijfsleven omvat communicatie met collega's en klanten, het plannen van vergaderingen, het verzenden van geautomatiseerde meldingen en het delen van nieuwsbrieven met oude en nieuwe klanten. Een van de voordelen van e-mail in zakelijke communicatie is dat het zo alomtegenwoordig is dat iedereen ervan uitgaat dat iedereen met internettoegang e-mail kan verzenden en ontvangen. E-mail is de afgelopen jaren ook door sommige oplichters en hackers gebruikt, dus het is belangrijk om waakzaam te zijn voor frauduleuze berichten.

Een belangrijke rol van e-mail in zakelijke communicatie is het verbinden van mensen binnen hetzelfde bedrijf of dezelfde organisatie. E-mails worden heel vaak gebruikt om vragen te stellen aan collega's zonder ze te hoeven storen met een telefoontje of een tikje op de schouder. Ze worden gebruikt om aankondigingen en notulen van vergaderingen te versturen, belangrijke formulieren te verspreiden en werkplekonderzoeken uit te voeren.

Veel kantoren hebben verschillende interne mailinglijsten waar mensen berichten naar kunnen sturen om ze naar een bepaalde eenheid van het bedrijf te krijgen, of dat nu iedereen is die in mensen werkt bronnen die mogelijk een update van het vakantiebeleid moeten zien of iedereen die op een bepaalde verdieping werkt en zou moeten weten dat het van een collega is verjaardag. E-mail wordt ook vaak gebruikt met geïntegreerde agendatools van providers als Microsoft en Google om vergaderingen en andere evenementen te plannen.

E-mail bijlagen worden vaak gebruikt als een manier om bestanden te delen, van Microsoft Word-documenten tot voorbeelden van reclamemateriaal zoals logo's of jingles.

Mensen checken steeds vaker zakelijke e-mail op persoonlijke apparaten zoals smartphones, waardoor ze in contact kunnen blijven met collega's buiten kantoor. Dit kan zowel positief als negatief zijn: mensen kunnen gemakkelijker vanuit huis werken of sneller inchecken tijdens een woon-werkverkeer, maar ze kunnen ook minder echte vrije uren hebben als ze niet op kantoor zijn.

De vitale rol van e-mail in zakelijke communicatie maakt het niet verwonderlijk dat er formele en informele regels voor etiquette rond e-mail zijn ontwikkeld.

Mensen proberen over het algemeen e-mails te adresseren met een zekere mate van professionaliteit, zorg ervoor dat u een duidelijk en beknopte onderwerpregel waardoor e-mails gemakkelijk te herkennen zijn in de inbox en er op zijn minst enige aandacht aan wordt besteed grammatica, spelling en hoofdlettergebruik. De meeste mensen proberen vermijd het maken van ongepaste opmerkingen in bedrijfse-mails, inclusief grappen met een twijfelachtige smaak, verwijzingen naar politiek en religie of enige plagen naar hun werkgevers.

Sommige mensen proberen ook vrolijk over te komen in zakelijke e-mails, omdat het moeilijk is om de toon te bepalen als je alleen naar een geschreven bericht kijkt. Dit kan worden gedaan met behulp van uitroeptekens of emoji, hoewel overdrijven onprofessioneel kan lijken. Over het algemeen wil je volg het voorbeeld van anderen in uw organisatie als het gaat om het opstellen van e-mails aan collega's of klanten.

Veel organisaties hebben hun eigen beleid ten aanzien van e-mail, zoals eisen dat aan elke uitgaande e-mail een bepaald handtekeningformaat wordt toegevoegd. Sommige werkplekken hebben beleid over wanneer, indien ooit, bedrijfse-mail om persoonlijke redenen kan worden gebruikt. Velen hebben ook beleid over wanneer e-mails om veiligheidsredenen moeten worden bewaard of verwijderd.

Het ontvangen van geautomatiseerde e-mailberichten van organisaties waarmee u zaken doet, is gemeengoed geworden. Online winkelcentra sturen meldingen van verkopen, aankoopbevestigingen en updates over verzendschema's. Kranten en andere mediaorganisaties sturen geautomatiseerde e-mails met koppen en verhaalupdates.

Er zijn verschillende bedrijven die geautomatiseerde e-mails voor bedrijven kunnen verzenden, waaronder marketing-e-mails en e-mails die worden geactiveerd door een aankoop, soms ook wel transactionele e-mails. Bepaalde wetten bepalen wanneer bedrijven de e-mailadressen van mensen mogen opslaan, wanneer ze verplicht zijn om mensen in staat te stellen zich af te melden voor e-mails en wanneer ze marketingberichten mogen verzenden. Zorg ervoor dat u zich houdt aan de regels in uw rechtsgebied en mogelijk op plaatsen waar mensen die u e-mailt werken of wonen.

Sommige commerciële e-mailproviders kunnen u helpen bij het beheren van opt-outs, abonnementslijsten en andere informatie. Kijk rond om er een te vinden die aan uw behoeften voldoet tegen een prijs die u wilt.

E-mail nieuwsbrieven zijn de laatste jaren steeds populairder geworden. Sommige bedrijven gebruiken ze om klanten te bereiken en hen op de hoogte te stellen van verkopen, nieuwe producten of bestaande diensten. Een zwembadreinigingsbedrijf kan bijvoorbeeld in de zomer een nieuwsbrief sturen om mensen aan zijn diensten te herinneren benaderingen, of een podcaststudio kan e-mailnieuwsbrieven versturen waarin een nieuwe serie of een nieuw seizoen van een bestaande wordt aangekondigd laten zien.

In andere gevallen, de nieuwsbrief zelf is het product. Sommige mediaorganisaties en andere groepen hebben succes gehad met betaalde nieuwsbrieven die informatie bevatten die nergens anders verkrijgbaar is. Sommige hiervan zijn gemaakt met gespecialiseerde platforms of via crowdfunding-tools zoals Patreon.

Net als bij andere commerciële e-mails, moet u er bij het verzenden van een e-mailnieuwsbrief voor zorgen dat u expliciete toestemming heeft van de mensen aan wie u berichten stuurt en dat zij een gemakkelijke manier om je af te melden. U kunt mensen uitnodigen om zich aan te melden voor een nieuwsbrief, bijvoorbeeld wanneer ze uw site bezoeken of wanneer ze een transactie voltooien. Als u een betaalde nieuwsbrief aanbiedt, moet u er natuurlijk voor zorgen dat mensen op een gemakkelijke manier hun abonnement kunnen opzeggen en geen facturen meer ontvangen.

E-mailfraude, ook wel bekend als phishing, is de laatste jaren steeds populairder geworden. Oplichters sturen e-mails naar mensen die zich voordoen als vertrouwde instellingen of zelfs individuele collega's, die de ontvangers proberen te misleiden om geld te sturen of waardevolle informatie zoals gebruikersnamen en wachtwoorden te verstrekken. In sommige gevallen worden deze e-mails massaal verzonden naar grote aantallen ontvangers, maar in andere gevallen zijn ze specifiek gericht op bepaalde ontvangers.

Malware wordt soms ook verspreid via e-mail, meestal via bijlagen of links naar duistere sites die in de e-mailberichten zijn opgenomen. In sommige gevallen, als het verdachte bestand wordt geopend, zal het de computer van de ontvanger infecteren en zijn of haar e-mailsoftware gebruiken om meer kopieën van zichzelf naar de contacten van de oorspronkelijke ontvanger te sturen.

Om te voorkomen dat u het slachtoffer wordt van e-mailzwendel, kijk goed naar de adressen waar berichten vandaan komen en zorg ervoor dat ze daadwerkelijk overeenkomen met de mensen of instellingen waarvan ze beweren afkomstig te zijn. Controleer of alle links in e-mail naar de sites gaan waarnaar ze beweren te linken. Als u een onverwachte e-mail met een bijlage ontvangt, controleer dan of deze daadwerkelijk afkomstig is van de persoon waarvan hij beweert te zijn, zelfs als u die persoon moet bellen of op een andere manier een bericht moet sturen om de identiteit te bevestigen.

Veel bedrijven hebben antivirus software om inkomende en uitgaande e-mail te scannen op malware, maar het is nog steeds goed om waakzaam te zijn om oplichting te voorkomen.

In sommige kantoren wordt e-mail steeds vaker vervangen door instant messaging-software, zoals Microsoft Teams of Slack. Bedrijven gebruiken ook berichtentools en software voor sociale netwerken om met klanten te praten, vaak via geautomatiseerde chatboxen of links die op bedrijfswebsites worden geplaatst.

Deze realtime platforms kunnen vaak sneller en handiger zijn dan het gebruik van e-mail. Veel maken het ook gemakkelijk om bestanden te delen of zelfs spraak- en videoconferentiesessies op te zetten, iets dat niet rechtstreeks via e-mail kan worden gedaan.

Toch is het onwaarschijnlijk dat deze platforms op korte termijn e-mail volledig zullen vervangen.