Wat zijn de functies van een database in een toepassing?

Iedereen heeft wel eens een database in een of andere vorm gebruikt. Een telefoonboek kwalificeert zelfs als een. Databases slaan informatie op en ordenen deze in een praktische vorm. Softwaretoepassingen, zoals Microsoft Access, automatiseren databasefuncties en geven de gebruiker een grote flexibiliteit met hun gegevens. Operators die de tijd nemen om databasesoftware te leren gebruiken, zullen uiteindelijk tijd besparen.

De basisinformatie die in een databaseprogramma is opgeslagen, wordt in een tabel ingevoerd. Vergelijkbaar met een spreadsheet, zoals Microsoft Excel of Lotus 123, bieden tabellen een georganiseerde manier om informatie in te voeren. Gebruikers hebben de mogelijkheid om veldnamen aan te maken, zoals naam, adres en klantidentificatienummer. Gebruikers kunnen ook de velden in de tabel opmaken. Er kan bijvoorbeeld een numeriek veld worden weergegeven met geldnotatie, zoals dollars of euro's.

De meeste databasesoftwareprogramma's hebben sjablonen beschikbaar voor veelgebruikte formaten, zoals contactbeheer, verkoop of voorraadtracering. Gebruikers hebben de mogelijkheid om deze sjablonen aan te passen om ze te personaliseren voor hun eigen specifieke doeleinden.

Databasesoftware omvat de mogelijkheid om gebruiksvriendelijke formulieren te maken om het invoeren van gegevens voor de operator gemakkelijker te maken. Werknemers hebben de macht om formulieren aan te passen aan hun behoeften. Het gebruik van aanpasbare sjablonen voor formulieren maakt het creatieproces sneller en gemakkelijker.

Om degenen die gegevens in het formulier invoeren te helpen, geeft het gebruik van berichten houvast. Als degenen die gegevens invoeren bijvoorbeeld moeten kiezen uit een vervolgkeuzemenu voor een bepaald veld, kan de maker van de database heeft de mogelijkheid om een ​​pop-upbericht toe te voegen wanneer dat veld wordt geselecteerd, om gebruikers eraan te herinneren om te selecteren in het vervolgkeuzemenu.

Databaseprogramma's bevatten functies voor het maken van rapporten. Met rapporten kunnen gebruikers hun gegevens op verschillende manieren manipuleren. Gebruikers kunnen functies invoegen in rapporten om te helpen bij het analyseren van de gegevens. Een verkoopafdeling kan bijvoorbeeld een rapport maken waarin alleen de gegevens over het eerste kwartaal worden weergegeven, terwijl de totalen voor elke maand afzonderlijk worden weergegeven.

Het maken van rapporten biedt doorgaans creativiteit bij het ontwerpen van het uiterlijk van het rapport. Visuele aspecten, zoals lettertypekeuzes, veldlocaties, invoeging van afbeeldingen en manipulatie van kleuren, stellen de ontwerper van het rapport in staat om het visueel aantrekkelijk en professioneel te maken.

Databasesoftware biedt gebruikers functies om hun informatie eenvoudig en specifiek te organiseren. Het gebruik van sorteerfuncties maakt bijvoorbeeld een alfa- of omgekeerde alfareeks mogelijk, meestal door eenvoudig op een pictogram te klikken. Met filterfuncties kunnen gebruikers informatie opvragen op basis van gespecificeerde criteria.