Definitie van een query in Access

Access is databasesoftware waarmee gebruikers een grote hoeveelheid informatie kunnen bewaren. De componenten van een database zijn tabellen, queries, formulieren, rapporten en macro's. Tabellen stellen de gebruiker in staat om de onbewerkte gegevens vast te houden. Query's manipuleren gegevens in de tabellen. Formulieren kunnen worden gebruikt om gegevens in de tabellen in te voeren en door de database te navigeren. Rapporten zijn bedoeld om de gegevens in een printervriendelijk formaat te presenteren en macro's helpen bij het automatiseren van databasetaken. Het meest cruciale onderdeel van een database zijn query's. Zoals de naam al aangeeft, stelt een zoekopdracht de gebruiker in staat om te informeren naar de gegevens in de tabellen.

Er zijn verschillende soorten veelgebruikte query's in Access: selecteren, toevoegen, bijwerken, verwijderen, tabel maken. Het doel van de query bepaalt het type query dat moet worden gebruikt. Een selectiequery helpt de gebruiker om eenvoudig informatie uit de tabel te halen op basis van de door de gebruiker gedefinieerde behoeften. Een selectiequery kan bijvoorbeeld klantnamen isoleren die beginnen met de letter 'M'. Er wordt een toevoegquery gemaakt om informatie aan een tabel toe te voegen. Een updatequery kan tabelrecords aanpassen aan de behoeften van de gebruiker. Verwijderquery's verwijderen records uit de tabel. Met een make table-query kan een gebruiker een nieuwe tabel maken van geselecteerde records.

Met zoekopdrachten kan de gebruiker afzonderlijke velden berekenen. De gebruiker kan basisberekeningen uitvoeren, zoals het optellen of vermenigvuldigen van velden of meer complexe berekeningen voor technische of statistische behoeften. De ingebouwde berekeningen van Access zijn dezelfde als die in Microsoft Excel. Via een zoekopdracht kunnen items ook worden gegroepeerd of gesorteerd volgens de door de gebruiker opgegeven criteria.

De gegevens in een query worden vaak uit tabellen in een database gehaald. De tabel kan in de huidige database staan, in een andere database of uit een bedrijfssysteem zoals de AS/400. Er kunnen meerdere tabellen in een query worden geplaatst. Query's kunnen ook informatie uit andere query's halen. Met andere woorden, query's kunnen worden ingesloten in query's. Net als bij tabellen kunnen twee of meer query's in één query voorkomen. Binnen een Access-query zijn tabellen en query's gekoppeld door velden die voor elk van hen hetzelfde zijn.

Een query kan worden gebouwd met behulp van een wizard (stapsgewijze handleiding) of helemaal opnieuw. Degenen die nieuw zijn bij Access-databases zouden idealiter de wizard moeten gebruiken. Het stelt de gebruiker in staat om vertrouwd te raken met query's en hoe koppelingen tot stand kunnen worden gebracht tussen de tabellen en query's die de database gebruikt.

Om duplicatie te voorkomen, selecteert u een tabelveld dat de primaire sleutel zal zijn. Deze primaire sleutel is een veld dat unieke informatie bevat voor elke record. Een primaire sleutel voor een incassodatabase kan bijvoorbeeld het factuurnummer of het klantrekeningnummer zijn. Als een primaire sleutel is geselecteerd, is er minder kans op recordduplicatie wanneer de query wordt uitgevoerd.