Gegevens exporteren vanuit Excel om labels te maken

Het Microsoft Office-softwarepakket is aanzienlijk geëvolueerd sinds het voor het eerst werd geïntroduceerd in 1990. Populaire softwarepakketten zoals Excel en Word werken naadloos met elkaar samen en openen een breed scala aan taken en functies die voorheen moeilijk uit te voeren waren.

Hoewel Excel in de eerste plaats wordt beschouwd als een tool voor database- en spreadsheetbeheer, kan dit softwarepakket ook worden gebruikt voor extra taken, waaronder het maken van adresetiketten. U kunt de functie Afdruk samenvoegen in Microsoft Word gebruiken om gegevens in Excel te importeren die kunnen worden omgezet in adresetiketten. Het voltooien van dit proces vereist een paar stappen, maar ze kunnen worden bereikt door personen van alle bekwaamheden en technologische vaardigheidsniveaus.

Tip

De Mailmerge functie in Microsoft Word maakt het relatief eenvoudig om de gegevens te integreren die u nodig hebt om te beginnen met het maken van adresetiketten. Voordat deze gegevens echter in Excel kunnen worden opgenomen, moet u de tabel en cellen in de Excel-omgeving opmaken om te passen bij het specifieke raamwerk van het Mail Merge-proces in Word.

Om aan de slag te gaan, maakt en labelt u kolomkoppen om de gegevens weer te geven die uit Word worden geïmporteerd. Deze bevatten de volgende labels (of vergelijkbaar):

• Voornaam
• Achternaam
• Adres
• Stad

Houd er rekening mee dat deze labels de basiskolommen 1 tot en met 4 die al worden gebruikt, vervangen. Het is ook belangrijk op te merken dat u voor elk van deze gegevenspunten een aparte kolom moet gebruiken. Als u dit niet doet, kan dit in een later stadium van het proces tot organisatorische problemen leiden.

Zorg er in deze voorbereidingsfase voor dat er geen lege rijen en kolommen in uw werkruimte achterblijven. Tijdens het maken van labels kunnen deze lege gebieden fouten in de opmaak veroorzaken en ervoor zorgen dat al uw labels niet meer worden gemaakt.

Nadat uw werkruimte correct is opgemaakt, is de volgende stap in het proces het zoeken naar de adreslijst die u gaat gebruiken. U kunt dit bereiken door de naam voor de lijst duidelijk te definiëren. Selecteer hiervoor de volledige adressenlijst die u gaat gebruiken en zorg ervoor dat u alle cellen met kopteksten opneemt. Open daarna de formules tabblad, vind de Gedefinieerde namen groep en selecteer de Definieer naam optie.

Zodra dit is gebeurd, typt u een aangepaste naam voor de adreslijst. Deze specifieke naam wordt aan uw discretie overgelaten. Als u meerdere adreslijsten beheert, kies dan iets dat verband houdt met de specifieke namen in de lijst en de beoogde functie. Na het indrukken van oke, is de nieuwe naam voor de lijst eraan gekoppeld.

Voordat u labels vanuit Excel kunt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alle adresgegevens goed zijn samengevoegd. Voer hiervoor de volgende reeks stappen uit in Microsoft Word. Open een leeg document en navigeer naar de Mailings tabblad. Vind de Afdruk samenvoegen starten groep en selecteer de Afdruk samenvoegen starten tabblad.

Selecteer in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt de Etiketten en configureer de verschillende beschikbare labelopties zodat ze overeenkomen met uw eigen instellingen. U kunt bijvoorbeeld het specifieke printertype selecteren dat u gaat gebruiken en een labelverkoper en productnummer identificeren. Deze informatie kan bijzonder nuttig zijn in het geval u samenwerkt met een derde partij die deze gegevens kan gebruiken om snel het juiste afdrukraamwerk voor uw documenten.

Een belangrijk onderdeel van deze stap is het selecteren van de juiste afmetingen voor de etiketvellen. In de Productnummer vak, selecteer de Details optie en zorg ervoor dat de vermelde afmetingen overeenkomen met uw etiketten en etiketvellen. Als dit niet het geval is, corrigeert u deze informatie voordat u verder gaat met het proces. Als u dit niet doet, kan dit ertoe leiden dat uw definitieve etiketten verkeerd worden afgedrukt.

Als u uw eigen afmetingen invoert en deze opslaat, verschijnen de specifieke labelparameters in de Anders/Aangepast categorie in dit venster. Nu u de juiste labelparameters hebt geselecteerd, drukt u op oke om uw selecties te bevestigen. Microsoft Word zou automatisch een nieuwe tabel moeten maken die de door u beschreven lay-out genereert.

Nu zowel in Word als Excel de juiste kaders zijn vastgesteld, is het het juiste moment om met de Merge te beginnen. Hiervoor breng je eerst een verbinding tot stand tussen je labels en de adreslijst die je in de vorige stappen hebt aangemaakt en benoemd. Selecteer in Word Opties van de Bestand menu en kies de Geavanceerd tabblad. Zoek de sectie met de naam Algemeen en kies de Bevestig conversie van bestandsformaat aanopen en vink het beschikbare vakje aan. Druk vervolgens op oke doorgaan.

Selecteer vervolgens de Mailings tabblad, open de Afdruk samenvoegen starten groep en klik op de Selecteer ontvangers optie in het vervolgkeuzemenu. Klik ten slotte op Bestaande lijst gebruiken om het proces voort te zetten.

Er verschijnt een venster waarin u de specifieke lijst selecteert die u wilt gebruiken als onderdeel van de samenvoeging. Neem op dit punt de tijd om de lijst te zoeken die u eerder noemde en klik vervolgens op de Selecteer gegevensbron doos. U krijgt een venster te zien waarin u de specifieke gegevensbron die u gebruikt bevestigt. Na het klikken op de Toon alles vak, selecteer de MS Excel-werkbladen via DD optie in de Gegevensbron openen vak voordat u op drukt oke.

Selecteer als laatste stap het specifieke celbereik en/of werkblad met alle gegevens die u wilt samenvoegen in het dialoogvenster dat verschijnt. Druk vervolgens op oke.

Nu het werkblad met de adresgegevens is geïdentificeerd en aan de labels is gekoppeld, kunt u specifieke tijdelijke aanduidingen toevoegen die bepalen hoe elk adres op een label wordt weergegeven. Deze specifieke tijdelijke aanduidingen worden ook wel aangeduid als Afdruk samenvoegvelden. Als er tekst is die op elk label wordt herhaald, kunt u deze ook handmatig invoeren.

De reden achter het maken van deze tijdelijke aanduidingen is aanzienlijk. Deze specifieke informatie zal de overdracht van gegevens van de adreslijst naar de tabel choreograferen. De tijdelijke aanduidingen fungeren als gidsen, verdelen de informatie en plaatsen elk element waar het thuishoort in het kader van labels als geheel.

Nadat u de tijdelijke aanduidingen hebt gemaakt, controleert u nogmaals of Word elk element van de tijdelijke aanduiding correct heeft toegewezen aan de overeenkomstige gegevens uit de lijst. Dit kan worden bereikt met behulp van de Overeenkomstvelden dialoogvenster. Hier kunnen gebruikers specificeren hoe elke tijdelijke aanduiding is gekoppeld aan gegevens die zijn afgeleid van de adreslijst. U kunt bijvoorbeeld overeenkomen met de Voornaam tijdelijke aanduiding voor de Voornaam kolom in de adreslijst, zodat deze gegevens op de juiste plaats op het etiket terechtkomen.

Houd er rekening mee dat sommige inhoud, zoals een begroeting of een logo, handmatig door u moet worden toegevoegd, aangezien deze oorspronkelijk geen deel uitmaakt van de adreslijst. Dit kan relatief eenvoudig worden gerealiseerd. Typ eenvoudig de specifieke tekst die u op het label wilt gebruiken of voeg de afbeelding toe die u als logo of ander mediapictogram wilt gebruiken.

Neem de tijd die nodig is om ervoor te zorgen dat uw label precies is ontworpen zoals u het wilt, voordat u met de eigenlijke samenvoeging begint. Dit zorgt ervoor dat u niet gedwongen wordt om de inhoud opnieuw te herzien als u per ongeluk belangrijke gegevens vergeet op te nemen of het label opnieuw wilt ontwerpen.

Nadat u het uiterlijk van het label heeft bevestigd en de juistheid van de tijdelijke aanduidingen en hun relatie tot gegevens uit de adreslijst nogmaals heeft gecontroleerd, kunt u doorgaan.

Om het samenvoegen te starten, opent u de Huis tabblad in Microsoft Word en druk op de Mailmerge knop. Als u momenteel alleen specifieke contacten uit de grotere adressenlijst wilt integreren, kunt u deze hier selecteren. Als u echter de hele lijst wilt integreren, drukt u op Alle contacten in de huidige weergave. Als u bereid bent alle tijdelijke aanduidingen en velden te gebruiken die u voor het label hebt ontworpen, klikt u op de Alle contactvelden knop, die in het volgende menu verschijnt.

Als u liever een geheel nieuw Word-document maakt voor het samenvoegen, kunt u dit doen door de Nieuw document knop. Als u echter liever het bestaande document gebruikt, drukt u op de Bestaand document knop op dit punt.

Gebruik de Postetiketten tabblad gevonden in de type document menu om specifiek te beslissen welke samenvoegvelden op het voltooide label zullen komen. Nadat u hebt bepaald hoe het uiteindelijke label eruit zal zien, drukt u op de Labels bijwerken knop. Wanneer gegevens uiteindelijk in de formuliervelden aankomen, kunnen er zichtbare haakjes omheen staan. Als dit het geval is, klikt u met de rechtermuisknop op de haakjes en drukt u op de Toggle Veldcodes knop om ze uit te schakelen.

Wanneer dit proces is voltooid, bent u klaar om het definitieve voorbeeld van de labels te maken en af ​​te drukken. druk de Voorbeeld van resultaten en blader door de records met behulp van de Volgende opname en Vorig record pijlen. Als je tevreden bent met de labels, ga dan naar de Mailings tabblad, klik op Voltooien en samenvoegen in de Finish groep en klik vervolgens op de Documenten afdrukken knop. Als uw afgedrukte documenten niet overeenkomen met de inhoud of het ontwerp van uw voorkeur, moet u mogelijk terugkeren naar de Mailings tabblad en zorg ervoor dat alle afmetingen en papierformaten overeenkomen met uw huidige configuratie. Doen ze dat niet, dan is de kans groot dat er problemen ontstaan.

U kunt vervolgens het document waarin u hebt gewerkt opslaan om ervoor te zorgen dat deze labels beschikbaar zijn voor toekomstig gebruik.