Wat is elektronisch vergaderen?

Elektronische conferencing is een wijdverbreide methode die wordt gebruikt in de hedendaagse bedrijven, maar ook in het onderwijs en op sociale netwerksites. Het doel van elektronische conferencing is dat individuen verschillende dialogen kunnen aangaan zonder in dezelfde ruimte te zijn. Deelnemers kunnen ook bestanden verzenden en ontvangen, en documenten delen op een vergaderforum.

Er wordt één vorm van e-conferencing, video- of webconferencing, gebruikt, zodat iedereen die mogelijk niet in een ruimte kan zitten fysiek bij elkaar kan zijn in de virtuele wereld. Videoconferencing combineert audio en visuele elementen om mensen samen te brengen voor een discussie of vergadering. Om videoconferenties mogelijk te maken, moeten een computer, webcam, microfoon en internet worden gebruikt om informatie te delen, interactie tussen elke deelnemer, en mensen de mogelijkheid te bieden elkaar tijdens de conferentie te zien.

Bij elektronisch vergaderen worden meerdere conferenties online gehouden in een chatforum. Van instant messaging tot een chatgesprek op een website of online klaslokaal, conferentieforums kunnen zorgen voor een verscheidenheid aan informatie en meningen voor mensen die zich mogelijk in dezelfde stad bevinden - of zelfs in verschillende landen.

Bijdragers hebben verschillende mogelijkheden om een ​​discussie effectief te maken in een conferentie- of discussieforum. Deelnemers kunnen hun gedachten op een elektronisch prikbord zetten zodat anderen ze kunnen bekijken; door berichten van andere leden in een forum bladeren; bestanden bijvoegen en downloaden om te bekijken; zoeken naar items die mogelijk in eerdere sessies zijn geplaatst; en bekijk een lijst van leden die momenteel of eerder een bericht op het forum hebben bijgedragen. Leden kunnen ook privé-chatberichten naar andere gebruikers sturen door op privé te klikken in plaats van openbare berichten, en kunnen e-mail naar leden sturen met behulp van de e-mailoptie op de naam van de persoon. Deze methode is erg populair bij online colleges waarin studenten fysiek niet in een klaslokaal kunnen zijn.

Tijdens een vergadersessie gebruiken mensen verschillende soorten e-conferencing software. Voor sociale chatforums zijn MSN, Yahoo Messenger en Skype de meest gebruikte software voor informele gesprekken tussen vrienden en kennissen. Zelfs sociale netwerksites MySpace en Facebook hebben chatforums waar leden met elkaar kunnen communiceren. Voor zakelijke doeleinden biedt software, waaronder iLinc, Picture Talk en zelfs Microsoft Office, privé-chatrooms voor zakelijke partners en medewerkers om vergaderingen en plannen voor een bedrijf te bespreken.

In alle discussieforums is een moderator aanwezig om assistentie te verlenen bij discussies en om als scheidsrechter te fungeren wanneer een persoon of discussie buiten de context valt. De moderator geeft geen eigen mening of geeft geen advies aan leden binnen een forum; ze is er om problemen op te lossen of algemene instructies te geven om de discussie soepel te laten verlopen. Andere taken van een moderator zijn onder meer het verwelkomen van mensen in een discussieruimte, het introduceren van onderwerpen aan deelnemers, het tonen van effectief gebruik van het discussieforum en het oplossen van conflicten en problemen tussen deelnemers aan de forum.