Afbeelding tegoed: anyaberkut/iStock/GettyImages
Excel-spreadsheets zijn bijzonder over velden en hoe ze worden gevuld met gegevens. Het is mogelijk om documenten naar Excel te scannen en in sommige gevallen kunt u zelfs een PDF naar Excel converteren. Dat gezegd hebbende, niet alle documenttypen worden omgezet in een Excel-spreadsheet. Mogelijk vindt u het ook moeilijk om de gegevens nauwkeurig in het document te scannen. Sommige velden vereisen mogelijk handmatige aanpassingen om correct te werken. Scannen bespaart een aanzienlijke hoeveelheid tijd omdat uw gegevens geen handmatige invoer vereisen, maar u moet eventuele relevante formules invoegen na het scannen van de informatie.
Initiële Word Doc-scan
Het is een goede gewoonte om een document naar Microsoft Word te scannen voordat u het naar Excel overzet. U kunt ook OneNote gebruiken. Door de gegevens in een Word-document te plaatsen, is het mogelijk om specifieke rijen en kolommen te kopiëren en in Excel te plakken. De invoermethode duurt iets langer dan een directe import naar Excel, maar het stelt u in staat om met de gegevens te werken en ervoor te zorgen dat deze Excel binnenkomen zoals bedoeld. In een directe scan-naar-Excel-situatie zijn de gegevens mogelijk niet goed uitgelijnd in rijen en kolommen. Achteraf de nodige aanpassingen maken is moeilijker dan met een nieuwe spreadsheet te beginnen en de inhoud uit Word te halen.
Video van de dag
Buitenomzetter
Documentconverters zijn niet zeker, maar er zijn gratis versies online en ze kunnen werken. Scan het document dat u wilt converteren en sla het op als PDF. Zoek dan naar een gratis documentconverter. Tal van opties zijn direct beschikbaar. Laad de PDF in de converter en de software maakt de conversie. De meeste gratis converters werken in een webbrowser en genereren een spreadsheet om te downloaden. Anderen vragen u om de software te downloaden. Hoewel deze optie niet per se slecht is, bespaart het werken in een browser ruimte op uw schijf en is dit de betere route.
Scannen naar Excel
U kunt de scan ook rechtstreeks via Microsoft in Excel verwerken. Open Microsoft Office-hulpprogramma's en open Microsoft Office Document Imaging. Klik op "Bestand" en "Openen" en selecteer vervolgens het document. Kijk naar de rechterbenedenhoek van het scherm en zoek het oogbolpictogram. Beweeg uw muis over dit pictogram en het zou "OCR" of "Optical Character Recognition" moeten lezen. Klik op het pictogram om de scan door het tekenherkenningsproces te laten lopen. Markeer vervolgens het hele document, kopieer het en plak het in Excel. U kunt er nog steeds voor kiezen om de resultaten eerst in een Word-document te plakken om de gegevens door te werken voordat u deze in Excel invoert.
