Een modern bedrijfsbureau.
Afbeelding tegoed: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Kantoorautomatisering verwijst tegenwoordig naar veel meer dan een typemachine en een kopieermachine. Elektronische en digitale informatie is de crux van moderne kantoorautomatisering. Het kan bestaan uit strikt interne computers of, meer waarschijnlijk, een wereldwijd digitaal netwerk via internet en externe cloudopslag. Terwijl u door de 21e eeuw gaat, zult u zowel voor- als nadelen tegenkomen die inherent zijn aan kantoorautomatisering in al zijn permutaties.
Bespaar tijd en bedrijfsmiddelen
Sinds de introductie van kantoorautomatisering heeft de apparatuur bedrijven in staat gesteld om tijd en geld te besparen. In plaats van te wachten tot een document een klant per post bereikt, kunt u het in een paar minuten per fax opnemen. Door de vooruitgang op het gebied van computers en het internet was communicatie nu direct mogelijk. Telkens als u tijd bespaart, bespaart u geld. U wordt niet beperkt door geografische beperkingen, waardoor u middelen bespaart die u aan reizen hebt uitgegeven. Bovendien kunt u, hoewel u van veel documenten nog steeds papieren kopieën maakt, met digitale opslag tijd en geld besparen op papier en opslagruimte.
Video van de dag
Vertrouw op automatisering voor nauwkeurigheid
Hoewel het waar is dat een machine slechts zo effectief is als de mensen die hem hebben gemaakt en de digitaal verzamelde informatie slechts zo nauwkeurig als de persoon die het heeft ingediend, zodra de bugs uit programma's zijn uitgewerkt, zijn ze oneindig veel betrouwbaarder dan mensen. Er bestaat software om getallen op te tellen in bijvoorbeeld spreadsheets en budgetten, die altijd de juiste balans opmaken en niet afhankelijk zijn van de vingers van een boekhouder aan de rekenmachine. Sjablonen kunnen steeds opnieuw worden gemaakt en gebruikt om fouten in de standaarddocumentatie te voorkomen.
Wanneer de automatisering misgaat, zit je in de problemen
Bedrijven die uitsluitend afhankelijk zijn van automatisering om hun informatiesystemen te bedienen en te runnen, kunnen in paniek raken wanneer diezelfde systemen falen. De kosten voor het repareren of vervangen van defecte systemen kunnen exorbitant zijn. Je kunt niet zomaar een gum oppakken en correcties aanbrengen. U moet ofwel technici in dienst hebben om updates en software- en hardwarestoringen bij te houden, ofwel een betrouwbare service hebben die u in een oogwenk kunt inschakelen. Dan heb je het hele probleem van vertrouwelijkheid en veiligheid. U kunt handelsgeheimen bewaren en slechts aan een paar vertrouwde personen vertellen, maar als gegevens op het web terechtkomen, kunt u ze niet meer terugnemen.
Gebruikers zijn niet altijd gemakkelijk te wijzigen
Terwijl kantoorautomatisering zich blijft ontwikkelen en u nieuwe technologieën in uw systemen opneemt om competitief en winstgevend blijven, het nadeel is dat je je hele kader moet omscholen gebruikers. Iedereen, van uw secretaresse tot de orderbediende en van uw klanten tot de verkopers die uw product of dienst leveren, moet de nieuwe systemen leren. Veel mensen leren nieuwe systemen niet gemakkelijk aan en anderen zijn koppig om de dingen te doen zoals ze altijd deden. Dus terwijl u de kosten heeft die verband houden met omscholing, moet u ook de houding van uw eindgebruikers bestrijden.
