U kunt meerdere vergaderruimten in één Outlook-agenda plannen.
In een druk kantoor met meerdere vergaderruimten kan het lastig zijn om bij te houden welke vergaderruimten op welk moment in gebruik zijn. De agenda in Microsoft Outlook kan worden gebruikt om uw vergaderingen, afspraken en evenementen in te plannen en kan ook worden gebruikt voor kantoorbrede evenementen, zoals de planning van vergaderruimten. U kunt één kalender configureren om alle vergaderruimten in te plannen, zodat medewerkers gemakkelijk de beschikbaarheid van vergaderruimten kunnen zien voor elke tijd en datum.
Stap 1
Open Microsoft Outlook. Klik op "Agenda" in het deelvenster Favorieten. Klik met de rechtermuisknop op 'Agenda' en selecteer 'Nieuwe agenda'. Voer een naam in voor de nieuwe agenda, zoals 'Vergaderruimteplanning'.
Video van de dag
Stap 2
Klik op "Schemaweergave" in de lintinterface. Klik met de rechtermuisknop in de agenda en selecteer 'Nieuwe afspraak'.
Stap 3
Klik op 'Categoriseren' in het lint en selecteer 'Alle categorieën'. Markeer een kleurcategorie en klik op 'Naam wijzigen'. Voer een naam in voor de categorie, zoals 'Conferentieruimte 1' of 'Lobbyconferentieruimte'. Hernoem extra kleurcategorieën, één voor elke conferentie Kamer. Klik OK."
Stap 4
Voer een titel van een vergadering of evenement in het tekstvak Onderwerp in. Voer de naam of het nummer van de vergaderruimte in het tekstvak Locatie in. Voer de dag en de begintijd in voor het gebruik van de vergaderruimte en de tijd tot het einde van het gebruik. Als een vergaderruimte voor meerdere dagen nodig is, kunt u ook de einddatum wijzigen.
Stap 5
Voer de details van de geplande vergadering in de vergaderruimte in het hoofdvenster in. U kunt een beschrijving van de vergadering en een lijst van aanwezigen opnemen.
Stap 6
Klik op "Categorie" in het lint en klik op de vergaderruimte waar de vergadering zal plaatsvinden. Deze kleur codeert de vergadering op de agenda en maakt gemakkelijk onderscheid tussen meerdere vergaderruimten die tegelijkertijd in gebruik zijn.
Stap 7
Klik op "Opslaan en sluiten" om het evenement in de vergaderruimte te sluiten en terug te keren naar de kalender.
