Excel helpt u bij het maken van eenvoudige spreadsheets om uw account te controleren.
Open Excel door te dubbelklikken op het pictogram op uw bureaublad. Het programma opent automatisch een nieuwe werkmap met de titel "Boek1". Klik op "Opslaan" in het menu "Bestand" om de werkmap op uw computer op de gewenste locatie op te slaan. Geef de spreadsheet een naam met de huidige maand en het jaar. Als u de transacties van elke maand in een aparte spreadsheet opslaat, kunt u de naamgevingsconventie jjjj-mm-dd gebruiken. Dit zorgt ervoor dat wanneer u de spreadsheets in een map bekijkt, ze kunnen worden gesorteerd op datumvolgorde van meest recent naar oud.
Klik op de eerste cel in de linkerbovenhoek van het werkblad, ook wel cel A1 genoemd. Elke spreadsheet is een verzameling cellen die in een raster zijn gerangschikt. Elke cel is bekend door zijn locatie binnen het raster, gespecificeerd als zijn kolom- en rijcoördinaat. Cel A1 is de cel in kolom A, rij 1 -- dat wil zeggen, de eerste cel of linksboven in een spreadsheet.
Typ "Datum" in de eerste cel. Klik op de volgende cel, namelijk B1, en typ 'Transactie'. Typ "Bedrag" in cel C1 en "Saldo" in cel D1 om de koppen voor uw boekhoudspreadsheet te maken.
Wijzig het lettertype voor de koppen door de koppen te markeren. Klik in cel A1 en sleep uw muis naar het laatste item in rij 1 om de cellen te markeren. Druk op de "Ctrl"-toets en houd deze ingedrukt terwijl u op de letter "B" drukt om vetgedrukte letters op de koppen toe te passen. Dit zorgt ervoor dat ze visueel worden onderscheiden van de rest van de spreadsheet.
Voer het bedrag van uw huidige bankrekeningsaldo in rij 2 in onder "Saldo", dat is cel D2. Dit is het saldo waarvan u transacties aftrekt en optelt zodra ze verschijnen.
Markeer en formatteer alle cellen in de kolom "Bedrag". De eenvoudige manier om alle cellen in een kolom te selecteren, is door op de kolomkop te klikken (in dit geval "C"). Klik nu met de rechtermuisknop op de kolomkop en selecteer "Cellen opmaken" in het pop-upmenu om het venster "Cellen opmaken" te openen. U kunt de stijl "Valuta" toepassen door die optie aan de linkerkant van het venster te selecteren. Standaard maakt Excel valutawaarden op op basis van uw plaats. Optioneel kunt u een indeling selecteren voor het weergeven van negatieve waarden door een optie in de lijst aan de rechterkant te kiezen. Als alternatief kunt u de stijl "Boekhouding" toepassen in het linkervenster. Hierdoor worden valutasymbolen en decimale punten automatisch uitgelijnd in de kolom en worden negatieve getallen tussen haakjes weergegeven: ($ 1.234,10). Dit zal een duidelijk onderscheid maken tussen opnames en deposito's. Klik op "OK" om de procedure af te ronden.
Voer de datum van de eerste transactie in de kolom "Datum" in de derde rij in. Het doel van de storting of opname moet worden vermeld in de kolom "Transactie" in de derde rij. Het bedrag van de storting of opname moet in de kolom "Bedrag" in de derde rij staan. Als u een opname invoert, voert u het minteken (een koppelteken) voor het bedrag in.
Klik op de cel "Saldo" aan het einde van de gewenste rij (voor de eerste transactie is dit cel D3). Typ op uw toetsenbord het "="-teken, klik vervolgens op de cel erboven, D2, gebruik de Shift-toets om een "+"-teken in te voeren en klik vervolgens op de cel aan de linkerkant, C3, die het bedrag van de laatste transactie bevat. Druk vervolgens op de "Enter"-toets. Hiermee wordt een formule ingevoerd, "=D2+C3", die een nieuw saldo berekent door de laatste transactie toe te voegen aan de vorige saldowaarde. Hoewel u een plusteken hebt gebruikt, berekent Excel het nieuwe saldo correct, zelfs als de transactie in C3 een negatieve waarde was voor een opname.
Herhaal stap 8 en 9 om meer transacties toe te voegen. Voor elke nieuwe transactie kunt u het nieuwe saldo in kolom D berekenen door de cel hierboven te kopiëren. Als u bijvoorbeeld een nieuwe transactie invoert in rij 4, wilt u dat cel D4 een nieuw saldo berekent op basis van het vorige saldo (cel D3) en het laatste Bedrag (cel C4). In plaats van de formule opnieuw te typen vanuit cel D3, selecteert u cel D4, drukt u vervolgens op de "Ctrl"-toets en houdt u deze ingedrukt terwijl u de letter "D" typt (voor "omlaag"). Hiermee wordt de formule van D3 naar D4 gekopieerd en automatisch aangepast zodat deze nu verwijst naar de laatste informatie in de cellen D3 en C4.
