Download een beschikbare Excel-grootboeksjabloon van een van de gratis beschikbare sites. De sjabloon zou in alle Excel-versies moeten werken. Een grootboek is een overzicht van de transacties van elke rekening binnen uw boekhoudsysteem. Aangezien het gebruik van een grootboek en van de juiste boekhoudtechnieken het gebruik van dubbele boekhouding vereist, heeft elke ingevoerde transactie invloed op twee rekeningen.
Klik in de cel net boven de "1" en links van de "A". Hierdoor wordt de hele pagina op het grootboekblad gemarkeerd. Houd de toetsen "CTRL" en "C" ingedrukt om het blad te kopiëren. Klik op de knop "Invoegen" in de bovenste menubalk en scrol omlaag naar de knop "Werkblad" en klik vervolgens op. Klik in de cel in de linkerbovenhoek boven de "1" en links van de "A" in het nieuwe werkblad en houd de toetsen "CTRL" en "V" ingedrukt om de grootboeksjabloon in een ander blad te plakken. In dit sjabloon is er ruimte om grootboektransacties in te voeren voor negen verschillende rekeningen.
Maak minimaal vijf identieke bladen, zodat u in totaal 45 verschillende accounts kunt bijhouden. Het eerste blad moet voor controle-, spaar- of salarisrekeningen zijn; geef het de naam "Bankrekeningen". U maakt de titel door met de rechtermuisknop op het tabblad in de linkerbenedenhoek met het label "Blad 1" te klikken en de knop "Naam wijzigen" te kiezen. Het tweede blad moet voor "Inkomsten" -rekeningen zijn. Deze omvatten verkoopinkomsten, service-inkomsten en terugbetalingen van uitbetaalde vergoedingen.
Het derde blad moet voor "Onkosten"-rekeningen zijn. Deze omvatten betaalde huur, nutsvoorzieningen, arbeid en licenties of belastingen. Het vierde blad moet voor "Equity" -rekeningen zijn, inclusief de initiële investering voor het starten van het bedrijf, eventuele trekkingen voor de eigenaar en eventuele herinvesteringen in het bedrijf. Ten slotte moet het vijfde blad voor 'Verplichtingen' zijn, inclusief leningen voor gebouwen, voertuigen, uitrusting en creditcards.
Maak extra bladen voor die gebieden met meer dan negen accounts. Als een van de categorieën toevallig meer dan negen rekeningen heeft, bijvoorbeeld 'Uitgaven', maak er dan nog een of nog twee bladen en hernoem ze "Uitgaven 2" en "Uitgaven 3". Elk account dat u aanmaakt, moet worden toegewezen aan een nummer. Gewoonlijk beginnen alle bankrekeningen met 10--, inkomstenrekeningen met 20--, onkostenrekeningen met 30--, vermogensrekeningen met 40-- en passivarekeningen met 50--.
Let op de kolommen op elke grootboekpost. De kolommen met datum en beschrijving spreken voor zich. De "Postref." kolom is voor het invoeren van het nummer van de andere rekening waarop de transactie betrekking heeft in de regel. De overige kolommen zijn 'Debet', 'Credit' en 'Saldo'.
Meestal voegt een debet op een rekening geld toe aan die rekening, en een tegoed verwijdert geld van de rekening. Voor elke debet moet er een credit zijn. Een andere manier om erover na te denken is dit: een debet is "wat je hebt" en een tegoed is "waar komt het vandaan".
U betaalt bijvoorbeeld $ 400 voor uw elektriciteitsrekening. U betaalt ervoor met een cheque van uw zakelijke cheque. Vraag jezelf af, wat heb je gekregen? Je hebt $ 400 aan elektriciteit, dus debiteer de Utilities-rekening (# 3010) voor $ 400. Vraag jezelf nu af, waar komt het vandaan? Het kwam van uw betaalrekening, dus crediteer de bankrekening (#1010) $ 400.
In de nutsrekening zet u #1010 voor de Post Ref, en op de bankrekening zet u #3010 voor het rekeningnummer.
