Het hebben van een digitaal bestandsbeheersysteem heeft sterke zakelijke voordelen.
Naarmate uw bedrijf een tijdperk van digitale distributie ingaat, moet u beslissen of u de overstap wilt maken van een papieren archiveringssysteem naar een digitaal bestandsbeheersysteem. Hoewel de overstap naar een volledig geautomatiseerd archiveringssysteem misschien intimiderend lijkt, hebben de grote voordelen van het hebben van een digitaal archiveringssysteem velen ertoe gebracht de overstap te maken.
Lagere kosten:
Vanwege de kosten van het huren van onroerend goed om documentatie op te slaan, begint digitale archivering zichzelf terug te betalen zodra deze is geïmplementeerd. Omdat er geen fysiek papierwerk is, worden de kosten voor het verwerken en heen en weer verzenden van documenten aanzienlijk verminderd. Hierdoor kunnen documenten die als papier moeten worden bewaard, ook op kleinere en goedkopere locaties worden gearchiveerd.
Video van de dag
Groen gaan
Het verkleinen van de ecologische voetafdruk van uw bedrijf kan een belangrijke factor zijn bij het bereiken van de groene consument van vandaag. Het kan het bedrijfsimago aanzienlijk verbeteren, belastingvoordelen opleveren en de leveringskosten verlagen. Een digitaal archiveringssysteem kan de hele basis voor een bedrijf positief veranderen, en overschakelen naar een "groener" systeem kan voldoende advertentiemogelijkheden bieden.
Soepelere workflow
Het ophalen van papieren kopieën van documenten die fysiek zijn ingediend en opgeslagen, kan een langdurig proces zijn dat vatbaar is voor menselijke fouten, beveiligingsproblemen en fysiek verlies. Bij een digitaal systeem is dit niet het geval. Binnen enkele ogenblikken is een document toegankelijk aan de balie van de persoon die het nodig heeft. Dit resulteert in een kortere werkperiode, waardoor er sneller vooruitgang wordt geboekt en er meer tijd is voor het ontwikkelen van projecten.
Hogere beveiliging
Hoewel een traditioneel papieren archiefsysteem kan worden geopend en bekeken door iedereen die er toegang toe heeft, is een digitaal archiveringssysteem kan verschillende beschermingsniveaus bieden die documenten kunnen bewaren vertrouwelijk. Met behulp van wachtwoorden, gespecificeerde mappen voor verschillende gebruikers, gegevensversleuteling en audittrails waarmee u een vast te leggen wie welke bestanden heeft geopend en wanneer, een bestandsbeheersysteem kan uw documenten veel veiliger houden.
Betrouwbaar archiveren
Papieren documenten en bestanden kunnen worden vernietigd door overmatige behandeling, brandschade, overstromingsschade en andere natuurrampen. Aangezien gegevens overal ter wereld op servers kunnen worden opgeslagen, kunt u uw zakelijke documenten veilig archiveren zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over mogelijke materiële schade. U kunt uw gearchiveerde gegevens ook draagbaar maken met zaken als afneembare harde schijven, USB-sticks en cd's.
