U kunt uw adresboek ordenen in een Access-tabel.
Microsoft Access biedt een ideale locatie om uw adresboekcontacten op te slaan. In plaats van te zoeken naar contacten in uw e-mail of in een stapel papierwerk, bewaart u uw contacten op één centrale locatie. Nadat u in Access een adresboek heeft aangemaakt, kunt u vanuit de database brieven en e-mail versturen. Of u Access nu persoonlijk of professioneel gebruikt, u kunt een nieuwe tabel maken en deze vullen met gegevens om een adresboek te maken.
Stap 1
Maak een nieuwe Microsoft Access-database of open een bestaande database op het tabblad "Bestand" van het lint bovenaan de pagina. U kunt uw adresboek integreren met andere tabellen om de mogelijkheden van uw database te maximaliseren door een bestaande Access-database te gebruiken. Als u alleen wilt dat de database uw contacten opslaat, maakt u een geheel nieuwe database aan.
Video van de dag
Stap 2
Selecteer het tabblad "Maken" van het lint en klik op de knop "Tabelontwerp". Hiermee wordt een tabel gemaakt op basis van een lege sjabloon en kunt u de juiste velden en gegevenstypen invoeren. Een tabel ziet eruit als een Excel-spreadsheet, maar heeft een gedefinieerde interne structuur die u bepaalt in de "Ontwerpweergave" van de tabel.
Stap 3
Typ de velden die u beschikbaar wilt hebben in de kolom "Veldnaam" van het tabelontwerpraster. Uw velden moeten "Naam", "Telefoonnummer", "Straatadres", "E-mail" en alle andere toepasselijke velden bevatten. Laat het "Gegevenstype" als "Tekst" staan voor de meeste van uw velden, behalve numerieke velden zoals "Telefoonnummer".
Stap 4
Klik met de rechtermuisknop op de unieke id en selecteer 'Primaire sleutel'. Met "primaire sleutels" kunt u relaties tussen tabellen opbouwen. Aangezien het veld "Primaire sleutel" een unieke set tekens heeft voor elke record, helpen de tekens om records in uw tabel te vinden.
Stap 5
Selecteer het tabblad "Home" van het lint, klik op "View" en selecteer "Datasheet View". Voer al uw adresboekinformatie in de tabel in en druk op het pictogram "Opslaan" in de linkerbovenhoek. Klik op de pijl in de veldkop en selecteer "Sorteer A naar Z" of "Sorteer Z naar A" om de volgorde te wijzigen.
Tip
Maak het veld "Telefoonnummer" op om al uw telefoonnummers in een consistente indeling weer te geven. Selecteer de "Input Mask Wizard" uit de "Veldeigenschappen" van de tabel "Ontwerpweergave" en selecteer "Telefoonnummer".
