Gegevens kunnen in veel verschillende formaten uit veel verschillende bronnen naar u toe komen. Of het nu gaat om een lijst met contactpersonen, een tabel met accountrecords of een index van inventaris, soms moet u gegevens uit Microsoft Word in een Microsoft Access-database krijgen. Importeren is de meest efficiënte manier om gegevens van een Word-document naar een Access-tabel of database te verplaatsen. Deze instructies zijn van toepassing op Microsoft Word 2010 en Microsoft Access 2010.
Stap 1
Bereid de gegevens in uw Word-document voor om te importeren. Structureer de gegevens in een indeling met gescheiden of vaste breedte. Gescheiden formaten scheiden velden met een enkel teken, zoals een komma of puntkomma. Formaten met vaste breedte ordenen gegevens zodat de breedte van elk veld constant blijft om aan te geven wanneer een veld eindigt en het volgende begint. Beide formaten vereisen dat elk record op een aparte regel staat. Deze indelingen vertellen Access waar de gegevens moeten worden geplaatst nadat ze zijn geïmporteerd.
Video van de dag
Stap 2
Sla het Word-document op als een tekstbestand zonder opmaak. Access kan alleen gegevens lezen in platte tekst, CSV- of Excel-indeling. Sluit het bestand zodra het is opgeslagen.
Stap 3
Start Microsoft Access op en open een nieuwe database of een bestaande database waarin u de geïmporteerde gegevens opslaat. Kies een nieuwe tabel of een bestaande tabel waarin u de gegevens wilt opslaan. Als u een bestaande tabel kiest, voegt Access de gegevens in de bestaande indeling toe aan de bestaande tabel. De geïmporteerde gegevens moeten overeenkomen met de indeling en structuur van de bestaande tabel.
Stap 4
Navigeer naar het tabblad "Externe gegevens", zoek de groep "Importeren" en klik op het pictogram "Tekstbestand". Dit opent het dialoogvenster "Externe gegevens ophalen - tekstbestand".
Stap 5
Blader naar of typ de naam van het tekstbestand dat u eerder hebt voorbereid in het vak "Bestandsnaam". Geef aan waar u de gegevens wilt opslaan. Voor een nieuwe tabel klikt u op "Import the source data into a new table in the current database." Voor een bestaande tabel, klik op "Voeg een kopie van de records toe aan de tabel" en kies de juiste tabel uit de vervolgkeuzelijst lijst.
Stap 6
Klik op "OK" om door te gaan en open de "Wizard Tekst importeren". Access zal de gegevens scannen en een bestandsstructuur aanbevelen. Bevestig of selecteer de optie die overeenkomt met de indeling van uw bestand: "Gescheiden" of "Vaste breedte". Klik volgende."
Stap 7
Als u een indeling met scheidingstekens gebruikt, selecteert u het teken dat wordt gebruikt om de velden af te bakenen. Als het bestand een tekstkwalificatie bevat, kiest u de kwalificatie die u hebt gebruikt in het vak "Tekstkwalificatie". Als de eerste rij van uw Word-document de veldnamen bevat, vink dan "Eerste rij bevat veldnamen" aan. Als je gebruik een formaat met vaste breedte, bekijk de weergegeven gegevens en structuur en pas de kolompositionering indien nodig aan. Klik volgende."
Stap 8
Bekijk de gegevens en structuur nog een keer voordat u verder gaat. Als u aanvullende informatie over een van de velden moet opgeven, klikt u op de veldkop en voert u de juiste gegevens in voor "Veldnaam" en "Gegevenstype". Om een index op het geselecteerde veld te maken, stelt u "Geïndexeerd" in op "Ja". Om het geselecteerde veld bij de import uit te sluiten, vinkt u "Veld niet importeren (Overslaan)" aan. Klik "Volgende."
Stap 9
Stel een primaire sleutel in als u naar een nieuwe tabel importeert. U kunt 'Laat Access primaire sleutel toevoegen' selecteren, waarmee automatisch een reeks ID's wordt ingevuld, uw eigen primaire sleutel kiezen uit een van de bronvelden of 'Geen primaire sleutel' selecteren. Klik volgende."
Stap 10
Voor een nieuwe tabel bevestigt of wijzigt u de naam voor de nieuwe tabel in het vak "Importeren naar tabel". Klik op "Voltooien" om de gegevens te importeren. Er wordt een dialoogvenster geopend om de status van de import aan te geven.
Dingen die je nodig hebt
Computer
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
