Overheidskantoren gebruiken computers voor de salarisadministratie en het afdrukken van etiketten voor direct mail.
Net als bedrijven gebruiken staats- en federale overheidsinstanties computers. Overheidsmedewerkers moeten vergaderingen opzetten en verschillende rapporten verspreiden. Computers helpen deze werknemers deze taken te bespoedigen, aangezien de meeste door de overheid uitgegeven computers tal van software bevatten programma's zoals tekstverwerking, spreadsheets en databasebeheerprogramma's, volgens het Bureau of Labor Statistieken. Computergebruik in overheidskantoren omvat ook verschillende e-mailfuncties, betalingsdistributie, het bijhouden van gegevens en zelfs het coördineren van mailings.
E-mailfuncties
Overheidskantoren met computers hebben meestal een soort e-mailsysteem. Met e-mails kunnen overheidsmedewerkers e-mails opstellen, verzenden of lezen van andere werknemers en mensen buiten het bedrijf. Een werknemer van het staatswerkloosheidsbureau kan bijvoorbeeld de vraag van een persoon over geschiktheid per e-mail beantwoorden. Dit kan de werknemer onvermijdelijk tijd besparen, aangezien ze de persoon niet per telefoon hoeft te spreken. Overheidsmedewerkers kunnen ook e-mails gebruiken om kopieën van rapporten of presentaties te verspreiden.
Video van de dag
Betalingen verdelen
Staats- en federale kantoren gebruiken computers om betalingen aan mensen te verdelen. Deze betalingen kunnen elektronisch worden verzonden, zoals de meeste socialezekerheidsbetalingen, of per cheque. De Internal Revenue Service geeft bijvoorbeeld meestal cheques uit aan mensen voor restituties. Evenzo sturen staatskaskantoren vaak cheques voor staatsterugbetalingen. Overheidskantoren gebruiken ook computers om invaliditeits-, Medicare-, Medicaid- en andere betalingen te verzenden of af te drukken. De cheques worden meestal geproduceerd op verschillende printers in de overheidskantoren.
Record houden
Volgens het Bureau of Labor Statistics huurt de overheid vaak computerprogrammeurs of databasemanagers in om de gegevens van werknemers en burgers bij te houden. De meeste van deze gegevens worden bewaard in grote databases, waarin gegevens over het geslacht, de leeftijd, het adres, het telefoonnummer en andere belangrijke informatie van mensen kunnen worden opgeslagen. Overheidskantoren houden ook gegevens bij van datums, zoals wanneer mensen belastingen indienen, en bedragen die verschuldigd en betaald zijn. Het bijhouden van computergegevens is een essentiële functie voor overheidsinstanties vanwege de behoefte aan nauwkeurigheid en tijdigheid, zoals bij Medicaid-betalingen.
Sommige overheidsinstanties of -kantoren gebruiken mogelijk computers om verschillende direct-mailreclamecampagnes te produceren. Overheidsmedewerkers kunnen deze verschillende documenten op hun computer produceren en ze vervolgens professioneel laten maken via hun drukkerij. Overheidsmedewerkers gebruiken verschillende naam- en adresbestanden om de mailing te regelen en printen deze vervolgens rechtstreeks op enveloppen of brochures. De United States Postal Service gebruikt bijvoorbeeld vaak direct-mailmarketingprogramma's om zijn verschillende producten en diensten te promoten, zoals herdenkingszegels of Express Mail.
