Door het papierwerk in een uniform systeem te houden, wordt het niet ongeorganiseerd.
Een archiveringssysteem is een methode om papierwerk en documenten te ordenen voor opslag. Er wordt een kast of doos bewaard die papieren versies van documenten bevat, terwijl een elektronisch systeem gegevens op een computer bewaart. Deze gegevens kunnen e-mails of gescande papieren zijn. Als het systeem eenmaal is opgezet, is het belangrijk dat het wordt onderhouden, zodat het op orde blijft met regelmatig bijgewerkte informatie. Om het systeem te onderhouden, moet u een procedure maken voor het gebruik van beide systemen.
Harde kopie indienen
Stap 1
Label elke map, dossier en lade of doos. De titel moet het onderwerp van de documentatie bevatten, plus de datum waarop het papierwerk begint. Bijvoorbeeld 'Ontvangsten juni 2010 - heden' of 'Human Resources-map februari 2008'.
Video van de dag
Stap 2
Maak nieuwe mappen, dossiers en laden of dozen wanneer u een nieuwe categorie papierwerk moet bewaren, of wanneer oudere mappen, dossiers en laden vol zijn. Gebruik kleurcodering om onderscheid te maken tussen jaren of maanden.
Stap 3
Voeg nieuwe documenten toe aan de meest relevante map of lade. Door documenten willekeurig in mappen te plaatsen, wordt het archiveringssysteem verpest, omdat de informatie op de verkeerde plaats wordt gezocht. Als het systeem documenten alfabetisch ordent, kunt u dit proces blijven gebruiken in plaats van over te schakelen naar een ander formaat.
Stap 4
Verwijder jaarlijks oude, overbodige documenten. Naarmate u doorgaat met het toevoegen van bestanden, wordt sommige informatie irrelevant en verouderd. Versnipper het en maak extra opslagruimte vrij.
Elektronische indiening
Stap 1
Maak mappen of mappen op uw computer. Consolideer de gegevens regelmatig, zodat ze niet ongeorganiseerd raken. Het hebben van meerdere netwerkstations of meerdere mappen met vergelijkbare informatie is geen efficiënte manier om de gegevens te ordenen.
Stap 2
Maak regelmatig een back-up van de gegevens. Gebruik hiervoor dvd's, een USB-stick, een externe harde schijf of een extern bedrijf. Dit beschermt de gegevens tegen verlies.
Stap 3
Beveilig de gegevens door elk bestand te vergrendelen, toegang te verlenen aan gedelegeerde gebruikers of een wachtwoord toe te voegen bij het openen van een bestand. Dit voorkomt misbruik van de gegevens, fraude of onbevoegde toegang. Bovendien kunt u er zeker van zijn dat alleen mensen die weten hoe het systeem werkt het gebruiken.
Stap 4
Schrijf een procedure voor het gebruik van het elektronische archiveringssysteem. Voeg stapsgewijze instructies toe voor het vinden, raadplegen, categoriseren en archiveren van de gegevens, zodat elke gebruiker het systeem op dezelfde manier bedient. Houd het up-to-date als u het systeem verfijnt om verwarring tussen gebruikers te voorkomen.
Stap 5
Evalueer het archiefsysteem elke twee jaar. Controleer of het goed functioneert -- dit kan worden bepaald door hoe effectief de archivering is, hoe gemakkelijk het is om gegevens te vinden en hoe georganiseerd het is. Verwijder ook ongewenste bestanden en minimaliseer elektronische rommel.
Dingen die je nodig hebt
Archiefkast of doos
mappen
Blanco etiketten
Pennen of stiften
Computer
Tip
Houd een groepstrainingsdag om uit te leggen hoe elk archiveringssysteem werkt, zodat het dagelijks kan worden beheerd en onderhouden.
Vraag om feedback over hoe u het archiveringssysteem kunt ontwikkelen zodat het gebruiksvriendelijker of beter georganiseerd is.
