Access kan automatisch de waarden in uw rapport berekenen.
Microsoft Access heeft veel ingebouwde hulpprogramma's om uw rapporten aan te passen en hun bruikbaarheid te vergroten. In plaats van handmatig waarden in uw rapport op te tellen, berekent Access totalen en subtotalen van de groepen. De waarden worden automatisch bijgewerkt wanneer u records voor uw rapport toevoegt, verwijdert of wijzigt. U hoeft geen tijd te besteden aan het ordenen, sorteren of herberekenen van uw velden. Nadat u uw totalen en subtotalen heeft ingesteld, hoeft u alleen maar het rapport af te drukken en uw informatie te presenteren.
Stap 1
Open uw rapport in "Ontwerpweergave" door met de rechtermuisknop op de titel in het "Navigatievenster" te klikken en "Ontwerpweergave." In deze modus kunt u wijzigingen aanbrengen in de inhoud, structuur en het uiterlijk van uw verslag doen van. Klik op de knop "Groeperen en sorteren" op het tabblad "Ontwerpen" van het lint bovenaan de pagina om wijzigingen aan te brengen in de organisatie van uw rapport.
Video van de dag
Stap 2
Klik op "Een groep toevoegen" om uw records op bepaalde velden te groeperen. Selecteer het veld dat uw subtotaal bepaalt in de vervolgkeuzelijst naast 'Groep aan'. Klik op de knop "Meer" om extra opties te selecteren.
Stap 3
Klik op "zonder totalen" en schakel de selectievakjes in die de locatie van uw subtotalen bepalen. Selecteer "Toon eindtotaal" om een totalenuitdrukking voor het hele rapport te maken. Selecteer "Toon subtotaal in groepskoptekst" of "Toon subtotaal in groepsvoettekst" om de subtotaalexpressie in uw rapport te plaatsen.
Stap 4
Klik op de vervolgkeuzelijst "Totaal aan" om het veld te selecteren dat de getallen voor uw totaal bevat. Selecteer onder 'Type' of u het aantal records of de waarden in dat veld wilt tellen. Sla uw rapport op en schakel over naar "Rapportweergave" vanaf het tabblad "Weergave" op het lint om wijzigingen te bekijken.
Tip
U kunt uw subgroepen sorteren door "Voeg een sortering toe" te selecteren onder de groepskop in de "Groep & Sorteer"-opties.
