De verschillen tussen Microsoft Word, Excel en Access

Hoewel Microsoft Word, Microsoft Excel en Microsoft Access overeenkomsten vertonen, zijn ze allemaal geschikt voor verschillende doeleinden. Veel van wat een van de applicaties doet, kunnen de andere twee ook doen. De professionaliteit, effectiviteit en efficiëntie kunnen echter ontbreken in de uitkomst wanneer deze door de andere applicatie wordt uitgevoerd. Gebruikers kunnen er soms voor kiezen om bepaalde taken in één applicatie uit te voeren, meer vanwege de bekendheid van de gebruiker met die applicatie dan vanwege het beoogde gebruik van de applicatie.

Het belangrijkste criterium dat deze trilogie onderscheidt, is het fundamentele ontwerp van de producten en het beoogde gebruik van de applicaties. MS Excel is uitstekend geschikt voor het kraken van getallen en het verwerken van berekeningen en formules. Het ondersteunt ook het maken van grafieken op basis van beschikbare gegevens, inclusief gegevens in externe tabellen. MS Access is bedreven in het verwerken van lijsten met onderling gerelateerde gegevens en kan veel tabellen en databases opslaan. MS Word is ideaal voor het presenteren van documenten zoals manuscripten en memo's.

Microsoft Word is een tekstverwerkingsprogramma waarmee u documenten, rapporten en brieven kunt typen. Net als bij de andere toepassingen kunt u met Word bestanden openen en sluiten, fragmenten knippen, kopiëren en plakken. Ook "Zoek" en "Vervang" woorden of woordgroepen op meerdere locaties. Gebruik functies in Word, zoals tekengereedschappen, clipart en tabellen om documenten aantrekkelijker te maken, en als u lange lijsten met gegevens hebt, kunt u deze punten markeren en nummeren om ze te laten opvallen. Maak grafieken in Word, indien nodig. Hoewel u in Word gegevens in kolommen en rijen kunt ordenen en zelfs eenvoudige berekeningen in Word kunt verwerken, behoren rekenvaardigheid en gegevensopslag niet tot de sterke punten van de toepassing.

Microsoft Excel is een elektronische spreadsheet waarmee u gegevens methodisch kunt ordenen. Een krachtige functie van Excel is de mogelijkheid om complexe wiskundige berekeningen efficiënt en snel uit te voeren. Bereken met behulp van functies bijvoorbeeld het laagste of hoogste getal in een bereik, bereken gemiddelden of bereken zelfs de toekomstige waarde van een investering. Met Excel kunt u automatisch een reeks opmaken, zoals de dagen in een week, bedragen die kleiner zijn dan een bepaald aantal of cellen voorwaardelijk opmaken op basis van criteria die u instelt. U kunt in Excel uw gegevens weergeven in grafieken of diagrammen van verschillende typen, zoals cirkeldiagrammen, staafdiagrammen of spreidingsdiagrammen om waarde toe te voegen aan uw presentatie. Hoewel u tekst in Excel kunt invoeren, omvat het beoogde gebruik van de toepassing niet het maken van documenten zoals essays en brieven.

Microsoft Access is een relationele databasebeheertoepassing die wordt gebruikt voor het opslaan van gegevens die later kunnen worden opgehaald. In tegenstelling tot Excel waar de spreadsheet is vergrendeld (tenzij het delen van bestanden is ingeschakeld) en door slechts één gebruiker tegelijk kan worden gebruikt, in Access is de database niet vergrendeld en wordt deze niet door meer dan één gebruiker tegelijk gebruikt - Access vergrendelt alleen het record dat bijgewerkt. Hierdoor kunnen meerdere gebruikers dezelfde database gebruiken en tegelijkertijd records bijwerken. Een groot verschil tussen Excel en Access is de leercurve. Voor een optimaal gebruik van Access is enige kennis van programmeren vereist, met name Visual Basic en SQL; daarom kan de leercurve voor Access een beetje steiler zijn dan die van Excel.