Nu u uw autolease hebt ontvangen, moet u deze correct vastleggen in QuickBooks.
Het opnemen van een autolease in QuickBooks omvat de boekhouding van de totale verplichting die door de lease is ontstaan en het vastleggen van de maandelijkse betalingen en rentekosten. Stel uw rekeningen in, noteer een algemene journaalboeking en uw maandelijkse betalingen. Als uw bedrijf al een voertuig bezit, heeft u mogelijk al een vaste activa-rekening "Voertuigen". Het is ook waarschijnlijk dat u al een "Interest" onkostenrekening heeft. Controleer het "Rekeningschema" voor deze rekeningen voordat u nieuwe aanmaakt. U moet een aansprakelijkheidsrekening voor de lease toevoegen.
Accounts instellen
Stap 1
Open QuickBooks en houd de "Ctrl"-toets ingedrukt en druk op "A" om het venster "Rekeningschema" te openen. Houd de "Ctrl"-toets ingedrukt en druk op "N" om het dialoogvenster "Nieuw account toevoegen" te openen.
Video van de dag
Stap 2
Selecteer de juiste knop om het gewenste account in te stellen in het venster "Nieuw account toevoegen: accounttype kiezen". De soorten rekeningen die u nodig heeft om een lease vast te leggen zijn "Expense" (rente), "Fixed Asset" (voertuig) en "Aansprakelijkheid" (lease). Om een aansprakelijkheidsrekening te selecteren, selecteert u het keuzerondje "Andere soorten rekeningen" en klikt u op de pijl. Selecteer "Langdurige aansprakelijkheid" als de huurovereenkomst langer dan een jaar is. Selecteer "Overige huidige aansprakelijkheid" als de lease een jaar of korter is. De instructies die volgen zijn hetzelfde, ongeacht het accounttype dat u kiest.
Stap 3
Klik op de knop "Doorgaan" om naar het venster "Nieuw account toevoegen" te gaan. Voer een 'Accountnaam', 'Beschrijving', 'Accountnr' in. en "Tax-Line Mapping." Een veelgebruikte manier om de aansprakelijkheidsrekening een naam te geven, is: "Lease – Voertuigen (type voertuig)." Geef het account een naam volgens uw eigen voorkeuren of de normen in uw "Chart of rekeningen."
Stap 4
Klik op de knop "Beginsaldo invoeren" in het venster "Account toevoegen" om het dialoogvenster "Beginsaldo invoeren" te openen. Voer een beginsaldo in als het account een open saldo had vóór de startdatum van uw QuickBooks. Zo niet, vul dan het beginsaldo in bij 'Algemene journaalpost'. Klik op de knop "OK" om de instellingen op te slaan en terug te keren naar het venster "Nieuw account toevoegen". Klik op de knop "Opslaan en sluiten" om de rekening op te slaan en terug te keren naar het rekeningschema.
Algemene journaalpost
Stap 1
Klik op "Bedrijf" in het bovenste menu en selecteer "Algemene journaalboekingen maken" om het venster "Algemene journaalboekingen maken" te openen.
Stap 2
Voer de vaste activarekening "Voertuigen" in de kolom "Rekening" in het venster "Algemene journaalposten maken" in. Vul in de kolom "Debet" op dezelfde regel het totale bedrag van de lease, exclusief de rente, in. Ga naar de volgende regel.
Stap 3
Voer de passiefrekening "Lease" in in de kolom "Rekening" in het venster "Algemene journaalposten maken". Vul in de kolom "Krediet" op dezelfde regel het totaalbedrag van de lease, exclusief de rente, in.
Stap 4
Klik op de knop "Opslaan en sluiten" in het venster "Algemene journaalboekingen maken" om de transactie op te slaan en het venster "Algemene journaalboekingen maken" te sluiten.
Maandelijkse of driemaandelijkse betaling registreren
Stap 1
Klik op "Verkoper" in het bovenste menu en selecteer "Rekeningen invoeren" om het venster "Rekeningen invoeren" te openen.
Stap 2
Vul op de regel "Verkoper" de naam van de leasemaatschappij in. Klik op de "Tab"-toets. Als de cursor naar het veld "Datum" gaat, sla dan de volgende stap over. Als het dialoogvenster "Verkoper niet gevonden" verschijnt, betekent dit dat de leverancier niet in uw leverancierslijst staat. Ga naar de volgende stap.
Stap 3
Klik op de knop "Instellen" in het dialoogvenster "Verkoper niet gevonden" om het dialoogvenster "Nieuwe leverancier" te openen. Vul de contactgegevens van de verkoper in, klik op de knop "OK" om de informatie op te slaan en keer terug naar het venster "Rekeningen invoeren". Klik op de "Tab"-toets om naar het veld "Datum" te gaan.
Stap 4
Vul de factuur "Datum", "Ref. Nee," "Verschuldigd bedrag", "Voorwaarden", "Te betalen factuur" en "Memo" velden. Tab tussen velden.
Stap 5
Klik op het tabblad "Uitgaven" in het venster "Rekeningen invoeren". Vul in de kolom "Account" de aansprakelijkheidsrekening "Lease" in. Voer in de kolom "Bedrag" het bedrag van de betaling in dat naar het leasesaldo gaat. Ga naar de volgende regel.
Stap 6
Voer de onkostenrekening "Rente" in de kolom "Rekening" in op het tabblad "Onkosten" in het venster "Rekeningen invoeren". Vul in de kolom "Bedrag" het rentebedrag in. Rente en hoofdsom staan apart op uw nota vermeld. Zo niet, vraag dan aan uw accountant hoe u de transactie invoert. Klik op "Opslaan en sluiten" om de transactie vast te leggen.
Tip
Neem contact op met uw accountant als u niet zeker weet hoe u de rekeningen moet opzetten of benoemen.
