Bewaar en bekijk informatie in Access-tabellen en Excel-spreadsheets.
Om het meeste uit uw Microsoft Office-suite te halen, moet u al uw opties voor het opslaan van informatie begrijpen. Zowel Microsoft Excel als Access bieden datasheets met rijen en kolommen waarmee u records kunt opslaan, sorteren en opmaken. Excel-spreadsheets bevatten krachtige tools voor het opslaan van informatie en het gebruik van formules. Toegangstabellen vormen de basis van een database en bieden een startpunt voor het invoeren en bekijken van informatie. Beide programma's bieden veel van dezelfde basisfuncties.
Informatie opslaan
Microsoft Excel-spreadsheets en Access-tabellen bieden beide een indeling om informatie in een enkele set of in meerdere sets op te slaan. In Excel kunnen meerdere gegevenssets in afzonderlijke tabbladen van hetzelfde Excel-bestand worden geplaatst. Op dezelfde manier kunt u gegevens in meerdere Access-tabellen in een Access-database scheiden. Excel-spreadsheets en Access-tabellen hebben dezelfde herkenbare kenmerken, waaronder cellen die zijn georganiseerd in kolommen en rijen, kolomkoppen en rijselecties.
Video van de dag
Sorteren en filteren
Met Excel-spreadsheets en Access-tabellen kunt u de manier aanpassen waarop uw informatie wordt weergegeven. U kunt alfabetisch of numeriek sorteren op een of meer kolommen. U kunt bijvoorbeeld een productvermelding sorteren op product-ID-nummer, vervolgens op naam en vervolgens op distributeur in beide programma's. U kunt ook een beperkte hoeveelheid informatie bekijken door uw tabel of spreadsheet te filteren. Hiermee worden geen records verwijderd, maar worden records tijdelijk weergegeven op basis van criteria.
Data type
U kunt specifieke gegevenstypen voor cellen en kolommen instellen in zowel Excel-spreadsheets als Access-tabellen. Het instellen van het type gegevens verbetert de leesbaarheid van uw dataset, omdat de gebruiker verschillende soorten informatie kan onderscheiden. Het standaard gegevenstype in beide programma's is tekst, die geen bepaalde opmaak oplegt. Maar misschien wilt u dat een kolom met de vermelding 'Kosten' op valuta gebaseerde getallen bevat. Als u het gegevenstype instelt op valuta, wordt het juiste formaat weergegeven.
Tekst- en celindelingen
Uw Excel-spreadsheets en Access-tabellen profiteren van aangepaste tekst- en celopmaak. In beide programma's kunt u tekstopmaak, celhoogte en kolombreedte instellen. U kunt de tekstuitlijning ook naar links, in het midden of naar rechts instellen. Rasterlijnen kunnen helpen om cellen van elkaar te onderscheiden en kunnen worden ingesteld om verticaal, horizontaal of beide te worden weergegeven. Het aanpassen van deze indelingen verbetert de bruikbaarheid van spreadsheets en tabellen en geeft uw spreadsheet een professionele uitstraling.
