Afbeelding tegoed: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Maandelijkse afstemming van balansrekeningen is de enige manier om ervoor te zorgen dat de financiële gegevens voor een bedrijf correct in de boekhouding worden vastgelegd. Balansrekeningafstemming beschermt een bedrijf tegen het rapporteren van fouten in de financiële overzichten van het bedrijf, wat kan leiden tot fouten bij het opstellen van de federale belastingaangifte van het bedrijf. Veel accountants maken Microsoft Excel-spreadsheets om te helpen bij het afstemmen van grootboekrekeningen (GL) met externe documentatie.
Stap 1
Typ de naam van de grootboekrekening en het grootboekrekeningnummer bovenaan het Excel-spreadsheet. U kunt zowel namen als nummers rechtstreeks in de cellen in Excel typen en de software zal de invoer correct opmaken.
Video van de dag
Stap 2
Vul onder de GB-naam en -nummer de af te stemmen maand en het jaar in.
Stap 3
Typ "Eindsaldo per GB" in de eerste kolom van de spreadsheet, een paar regels onder de kop.
Stap 4
Voer het eindbedrag in de grootboekrekening in de tweede kolom van de spreadsheet in op dezelfde regel als het label "Eindsaldo per GB".
Stap 5
Typ "Eindsaldo per (brondocument)" in de eerste kolom van de spreadsheet onder de rij met "Eind Saldo per GB." Voorbeelden van brondocumenten zijn debiteurenrapporten, crediteurenrapporten en activa lijsten.
Stap 6
Voer het eindsaldo per brondocument voor die grootboekrekening in de tweede kolom van de spreadsheet in op dezelfde regel als het label "Eindsaldo per (brondocument)".
Stap 7
Typ "Verschil" in de volgende regel in de eerste kolom.
Stap 8
Maak een berekening in de tweede kolom naast het label "Verschil" waarmee het totaal van het brondocument wordt afgetrokken van het eindgrootboeksaldo. Dit is het bedrag dat moet worden afgestemd.
Stap 9
Maak een sectie onder de verschilregel met de naam 'Artikelen afstemmen'.
Stap 10
Maak een lijst van elk item dat een afstemmingsverschil creëert in de sectie Afstemmingsitems. Geef een toelichting op elk item en het bedrag van het item. Een voorbeeld van een afstemmingspost kan een vooruitbetaling zijn die op de bankrekening is geboekt, maar niet op de rekening van de klant.
Stap 11
Maak een berekening aan het einde van de sectie Artikelen afstemmen die het totaal van het aantal artikelen voor afstemming optelt. Wanneer het totaal van Afstemmende items gelijk is aan het totaal "Verschil", dan heeft u de rekening correct afgestemd.
Dingen die je nodig hebt
Microsoft Excel
Grootboek
Brondocumentatie
Tip
Het is het beste om GB-rekeningen af te stemmen voordat u de boekhoudmaand afsluit, zodat u de nodige correcties in de boekhoudgegevens in de juiste maand kunt aanbrengen.
Als u niet zeker weet hoe u afstemmingsspreadsheets in Excel moet maken, overweeg dan om een boekhoudkundige in te huren om u te helpen bij het instellen.
